Membaca angka penjualan bulanan tanpa salah tafsir: gross, net, dan bulan tempat sebuah pembayaran dihitung

Laporan penjualan bulanan biasanya berisi empat angka di satu layar, dan keempatnya menjawab pertanyaan yang berbeda. Kesalahan yang paling sering terjadi bukan salah hitung, melainkan salah pasangan: memakai angka bruto untuk merencanakan uang masuk, memakai angka bersih untuk menilai permintaan pasar, atau menganggap angka pembayaran gagal sebagai penjualan yang lepas. Tulisan ini menjelaskan arti tiap angka pada dashboard Kasera Pay, tanggal yang menentukan sebuah pembayaran masuk bulan mana, dan satu angka yang sengaja tidak mengikuti periode yang dipilih.

Gross Transaksi dan Net Transaksi menjawab dua pertanyaan berbeda

Pemilih metrik di atas kartu-kartu angka menawarkan dua pilihan, dan namanya sama persis di kedua bahasa: Gross Transaksi dan Net Transaksi. Gross adalah total yang dibayar pembeli sebelum biaya. Net adalah dana yang diterima penjual setelah biaya transaksi dipotong. Keduanya berasal dari pembayaran yang sama, jadi tidak ada yang lebih benar; yang ada adalah pertanyaan yang cocok untuk masing-masing.

Ambil satu bulan dengan 40 pesanan QRIS bernilai Rp 150.000. Biaya per pembayaran adalah 0,7 persen ditambah Rp 250, yaitu Rp 1.300. Gross bulan itu Rp 6.000.000, biayanya Rp 52.000, dan net-nya Rp 5.948.000. Ketiganya benar sekaligus, dan tiap angka punya tempatnya:

• Gross untuk pertanyaan tentang permintaan dan harga: berapa banyak yang dibeli orang, apakah bulan ini lebih ramai, apakah kenaikan harga menurunkan pesanan. Gross juga angka yang biasanya dipakai sebagai dasar omzet, karena itulah nilai penjualan sebenarnya.
• Net untuk pertanyaan tentang uang: berapa yang tersedia untuk membayar pemasok, gaji, dan sewa bulan depan.

Satu catatan yang membuat perbandingan antar bulan tetap sah: pembagian gross, biaya, dan net dicatat per pembayaran pada saat pembayaran itu lunas, dan tidak pernah dihitung ulang kemudian. Perubahan tarif di kemudian hari tidak menulis ulang angka bulan lalu, jadi laporan bulan lama tetap sama setiap kali dibuka. Kalau yang dicari adalah arah sebaliknya, yaitu menetapkan harga jual dari target bersih, hitungannya adalah pembagian dan bukan penjumlahan, dan rumusnya ada di cara menetapkan harga setelah biaya transaksi.

Bulan mana sebuah pembayaran dihitung

Yang menentukan bukan tanggal tautan pembayaran dibuat, melainkan tanggal pembayaran itu lunas. Tagihan yang dibuat 31 Agustus dan dibayar 1 September masuk ke September, bukan Agustus. Aturan ini menyelesaikan sebagian besar perselisihan angka di ujung bulan, dan juga menjelaskan kenapa jumlah tagihan yang dikirim bulan lalu hampir tidak pernah sama dengan jumlah pembayaran yang tercatat lunas di bulan itu.

Pembagian harinya memakai waktu Jakarta, jadi satu hari berarti satu hari kalender WIB dan bukan hari menurut waktu server atau waktu universal. Untuk penjual yang menerima pembayaran larut malam, ini perbedaan yang nyata: pembayaran pukul 23.50 masuk hari itu, pukul 00.10 masuk hari berikutnya, keduanya menurut jam dinding di Indonesia bagian barat.

Pembayaran gagal bukan penjualan yang hilang

Kartu ketiga menghitung pembayaran yang tidak selesai, dan isinya lebih luas daripada namanya: pembayaran yang gagal, yang dibatalkan, yang kedaluwarsa, serta yang masih berstatus menunggu tetapi masa berlakunya sudah lewat. Kelompok terakhir itu yang membuat angkanya sering mengejutkan, karena tagihan yang dibuat lalu diabaikan pembeli tetap masuk hitungan tanpa pernah ada kegagalan teknis apa pun.

Ada dua hal yang membuat angka ini gampang salah dibaca. Pertama, tiap baris dihitung pada saat ia menjadi kenyataan, bukan pada saat dibuat: pembayaran yang kedaluwarsa masuk ke hari masa berlakunya habis, bukan ke hari tautannya dibuat dan bukan pula ke hari sistem menandainya. Kedua, satu pembeli bisa muncul di dua kartu sekaligus. Pembeli yang membiarkan tautan pertamanya kedaluwarsa lalu membayar tautan pengganti tercatat sekali sebagai gagal dan sekali sebagai berhasil, dan itu memang penjualan yang jadi. Karena itu kedua kartu bukan dua bagian dari satu penyebut, dan membagi yang satu dengan jumlah keduanya tidak menghasilkan tingkat keberhasilan yang berarti.

Yang membuat angka ini berguna adalah arahnya dari bulan ke bulan, bukan besarnya. Naik tajam tanpa kenaikan penjualan biasanya berarti masa berlaku tautan terlalu pendek untuk cara pembeli membayar, atau tagihan dibuat terlalu jauh sebelum pembeli siap membayar.

Angka besar di bawah tidak mengikuti periode

Di bawah grafik ada satu angka besar dengan label total diterima. Angka itu adalah total seluruh pembayaran lunas sejak akun dibuat, bukan total periode yang sedang dipilih, dan isinya selalu bruto berapa pun pilihan pemilih metrik di atasnya. Ini kesalahan baca yang paling mahal pada laporan bulanan, karena angkanya besar, letaknya paling menonjol, dan tidak berubah ketika periode diganti.

Aturan praktisnya sederhana: angka periode ada di tiga kartu di atas grafik, dan angka seumur akun ada di satu kartu di bawahnya. Satu hal lagi yang tidak pernah bercampur adalah uang sungguhan dan uang percobaan. Dashboard mode uji menjumlahkan pembayaran uji saja, dan dashboard mode live menjumlahkan pembayaran sungguhan saja, jadi angka yang tampak aneh setelah sesi pengujian hampir selalu berarti mode yang sedang aktif bukan yang dikira.

Rentang tanggal dan pembanding di bawah tiap angka

Selain pilihan hari, minggu, dan bulan, ada sepasang kolom tanggal dari dan sampai untuk rentang bebas. Rentang itu baru berlaku ketika kedua tanggal terisi dan urutannya benar; satu tanggal saja, atau tanggal akhir yang lebih awal daripada tanggal mulai, tidak mengubah apa pun. Layar yang tampak tidak bereaksi ketika satu kolom diisi bukan sedang rusak, hanya sedang menunggu pasangannya. Begitu rentangnya lengkap, pilihan hari, minggu, dan bulan berhenti aktif.

Persentase kecil di bawah tiap angka membandingkan periode terpilih dengan periode sepanjang itu tepat sebelumnya, jadi rentang sebelas hari dibandingkan dengan sebelas hari sebelumnya, bukan dengan bulan kalender. Ketika periode pembanding tidak berisi apa-apa, yang muncul adalah tanda hubung, bukan seratus persen. Perbandingan yang penyebutnya nol memang tidak punya nilai yang benar, dan menampilkan angka di sana hanya akan menyesatkan.

Biaya yang tidak muncul di laporan penjualan mana pun

Net Transaksi sudah dikurangi biaya transaksi, tetapi belum dikurangi biaya pencairan. Biaya Rp 3.000 per pencairan dipotong dari uang yang dikirim ke rekening bank, bukan dari pembayaran, sehingga jumlahnya ditentukan oleh berapa kali dana dicairkan dalam sebulan dan bukan oleh berapa banyak pesanan yang masuk. Pencairan harian selama tiga puluh hari berbiaya Rp 90.000, pencairan mingguan sekitar Rp 12.000 untuk penjualan yang sama. Selisih itulah alasan angka bersih di dashboard hampir selalu sedikit lebih besar daripada jumlah yang benar-benar mendarat di rekening, dan rinciannya ada di panduan pencairan dana.

Untuk hal-hal yang tidak bisa dijawab dari empat angka ini, misalnya mencocokkan satu baris mutasi bank dengan puluhan pembayaran atau menyusun rekap per pesanan, jalannya adalah ekspor CSV, dan urutan lengkapnya ada di panduan rekonsiliasi harian toko online.

Urutan membaca laporan bulan lalu

Enam langkah, dan seluruhnya selesai dalam beberapa menit sekali sebulan.

1. Pastikan mode yang aktif adalah mode live, lalu pilih periode bulan atau isi rentang tanggal penuh dari tanggal 1 sampai tanggal terakhir bulan itu.
2. Baca Gross Transaksi bersama jumlah pembayaran berhasil. Dua angka ini menjawab pertanyaan tentang permintaan, dan pembagiannya adalah nilai pesanan rata-rata.
3. Ganti pemilih metrik ke Net Transaksi tanpa mengubah periodenya. Selisih terhadap gross adalah seluruh biaya transaksi bulan itu.
4. Kurangi lagi dengan jumlah pencairan bulan itu dikalikan Rp 3.000 untuk mendapatkan angka yang benar-benar masuk rekening.
5. Lihat kartu pembayaran gagal dan bandingkan arahnya dengan bulan sebelumnya, bukan besarnya terhadap pembayaran berhasil.
6. Terakhir, abaikan angka besar di bawah grafik selama menutup bulan. Angka itu untuk pertanyaan lain.

Laporan bulanan yang dibaca dengan urutan ini menghasilkan tiga angka yang bisa dipakai langsung: omzet, dana bersih yang diterima, dan nilai pesanan rata-rata. Tiga angka itu cukup untuk hampir semua keputusan bulanan sebuah toko kecil, dan tidak satu pun di antaranya perlu dihitung ulang dengan tangan.