Menagih sewa kos dan kontrakan tiap bulan: tanggal jatuh tempo yang berserakan, dan satu tautan yang tidak bisa menunggu sampai tanggal itu

Menagih sewa kos terlihat seperti kasus langganan bulanan yang paling sederhana: nominalnya sama setiap bulan dan penyewanya itu-itu saja. Yang membuatnya berbeda ada pada hal yang jarang disebut, yaitu tanggalnya. Penyewa masuk pada hari yang berbeda-beda, dan tanggal masuk itulah yang menjadi tanggal jatuh temponya seterusnya. Kos dua belas kamar bisa punya sepuluh tanggal jatuh tempo yang berbeda, sehingga tidak ada satu hari pun dalam sebulan yang bisa disebut “hari menagih”.

Penagihan sewa karena itu bukan satu pekerjaan bulanan melainkan pekerjaan yang tersebar hampir setiap hari, dan itulah sebabnya mengetik pesan satu per satu di chat lalu menunggu kiriman bukti transfer terasa jauh lebih melelahkan daripada jumlah kamarnya. Mekanisme penagihan berulang secara umum sudah dibahas di panduan menagih langganan bulanan tanpa autodebet. Halaman ini membahas yang khas pada sewa hunian: tanggal yang berserakan, uang jaminan, dan dua keadaan yang harus diurus sebelum penagihan pertama.

Dua susunan, dan yang dikorbankan masing-masing

Ada dua bentuk yang benar-benar berbeda, dan memilihnya menentukan seberapa rapi pencatatan yang dihasilkan.

Halaman pembayaran yang dipakai berulang. Satu alamat tetap yang dipasang sekali lalu dibagikan ke seluruh penyewa untuk disimpan. Halaman itu tidak punya masa berlaku, dan setiap kali ada yang membayar, permintaan pembayarannya diterbitkan saat itu juga. Nominalnya bisa dikunci pada satu angka, disediakan sebagai beberapa pilihan cepat, atau dibiarkan diketik pembayar dengan batas minimum. Untuk kos yang seluruh kamarnya bertarif sama, nominal terkunci paling sedikit menimbulkan salah ketik.

Yang dikorbankan ada pada pencatatan. Yang tercatat hanyalah nama dan catatan yang diketik pembayar sendiri, dan kolom catatannya opsional. Tidak ada nomor pesanan yang menempel dari sisi penagih, karena penagih memang tidak mengerjakan apa pun per pembayaran. Kalau penyewa mengetik “bayar kos” tanpa nomor kamar, itulah yang akan terbaca di daftar transaksi bulan depan. Satu akun juga hanya memegang satu halaman pembayaran, jadi bentuk ini tidak bisa dibuat satu halaman per kamar.

Tautan per penyewa, diterbitkan pada hari jatuh temponya. Lebih banyak pekerjaan, dan hasilnya jauh lebih rapi: keterangan pembayaran diisi penagih sebelum tautan dikirim, sehingga nomor kamar dan periode sewanya sudah menempel pada catatan sejak sebelum penyewa membukanya. Cocok untuk kos dengan tarif kamar yang berbeda-beda, dan untuk pemilik yang ingin rekapnya bisa dibaca tanpa menebak.

Susunan yang biasanya paling masuk akal adalah gabungan keduanya: halaman tetap bagi penyewa yang membayar sendiri tanpa ditagih, ditambah tautan per penyewa untuk yang perlu diingatkan.

Plafon 24 jam, dan kenapa tautan tidak bisa dikirim di awal bulan

Ini batas yang paling sering mengejutkan, karena bertentangan dengan cara orang biasanya menagih sewa. Masa berlaku sebuah permintaan pembayaran default 60 menit dengan plafon akun 24 jam, jadi tautan yang diterbitkan tanggal 1 untuk jatuh tempo tanggal 20 sudah mati jauh sebelum tanggalnya tiba, dan penyewa yang membukanya menemukan halaman yang tidak bisa dibayar.

Yang benar adalah memisahkan dua hal yang selama ini dianggap satu. Pemberitahuan jatuh tempo boleh dikirim kapan saja, termasuk seminggu sebelumnya, dan isinya hanya tanggal dan nominal. Tautannya diterbitkan pada hari penagihan, dan kalau kedaluwarsa sebelum dibayar yang dikerjakan adalah menerbitkan tautan baru, bukan memperpanjang yang lama, seperti diuraikan di tulisan tentang masa berlaku tagihan. Untuk kos dengan tanggal berserakan, yang dijadwalkan karena itu bukan penerbitan tautannya melainkan pengingat bagi penagih sendiri, dari daftar penyewa yang diurutkan menurut tanggal jatuh tempo.

Channel mana yang dipakai, dan selisihnya pada nominal sewa

Tarif QRIS berbentuk persentase, yaitu 0,7% ditambah Rp 250 per transaksi berhasil, sementara Virtual Account berbiaya tetap Rp 5.000 berapa pun nominalnya. Pada nominal kecil persentase menang, pada nominal besar yang tetap menang, dan sewa kamar hampir selalu berada di sisi yang kedua.

Titik tukarnya ada di sekitar Rp 678.600, dan hitungan lengkapnya ada di panduan memilih antara QRIS dan Virtual Account. Tarif bukan satu-satunya pertimbangan: QRIS dibayar dengan memindai dari aplikasi apa pun yang mendukungnya, dan itu sering lebih cepat daripada menyalin nomor Virtual Account. Menawarkan keduanya sekaligus juga boleh, dan biaya yang berlaku mengikuti yang akhirnya dipakai pembayar.

Ongkos yang lebih besar daripada pilihan channel

Bagian ini yang paling sering luput. Ambil kos dua belas kamar dengan sewa Rp 800.000, jadi Rp 9.600.000 masuk setiap bulan. Seluruhnya lewat QRIS berbiaya 12 kali Rp 5.850, yaitu Rp 70.200. Seluruhnya lewat Virtual Account berbiaya 12 kali Rp 5.000, yaitu Rp 60.000. Selisih memilih channel: Rp 10.200 sebulan.

Sekarang pencairannya. Biaya pencairan Rp 3.000 sekali jalan, berapa pun jumlah yang ditarik. Mencairkan setiap kali satu penyewa membayar berarti dua belas kali Rp 3.000, yaitu Rp 36.000 sebulan. Mengumpulkannya dulu lalu menarik sekali di akhir bulan berarti Rp 3.000. Selisih kebiasaan mencairkan: Rp 33.000 sebulan, lebih dari tiga kali lipat selisih yang didapat dari memilih channel yang benar.

Susunan yang paling murah untuk contoh di atas adalah Virtual Account dengan satu pencairan bulanan: Rp 60.000 ditambah Rp 3.000, yaitu Rp 63.000 atas Rp 9.600.000, sekitar 0,66%. Satu hal yang perlu diketahui sebelum menjadwalkannya, dan diuraikan di panduan pencairan dana: jadwal pencairan dihitung sebagai jarak sejak pencairan terakhir dan bukan sebagai tanggal kalender, jadi satu penarikan manual di tengah bulan menggeser jadwal berikutnya.

Uang jaminan, dan kenapa uang itu berbeda dari sewa

Uang jaminan adalah uang yang dipungut dengan rencana dikembalikan, dan sistem pembayaran tidak memperlakukannya berbeda dari pembayaran mana pun. Dua akibatnya nyata.

Pertama, tidak ada jalur pengembalian otomatis di luar kartu: permintaan pengembalian dana lewat API hanya diterima untuk pembayaran kartu, sementara QRIS dan Virtual Account ditolak dengan kode refund_not_supported, sehingga pengembalian jaminan pada kedua channel itu selalu berupa transfer biasa dari rekening pemilik sendiri. Kedua, biaya transaksi saat jaminan masuk tidak ikut kembali: memungut jaminan Rp 1.000.000 lewat QRIS berarti membayar Rp 7.250 untuk uang yang memang direncanakan keluar lagi, lewat Virtual Account Rp 5.000.

Yang masuk akal karena itu adalah memungut jaminan lewat channel berbiaya tetap, dan mencatatnya sebagai baris tersendiri sejak awal alih-alih digabung dengan sewa bulan pertama, karena rekap yang mencampur keduanya menyulitkan saat penyewa keluar.

Dua keadaan yang harus diurus sebelum penagihan pertama

Keduanya ada di kebijakan penggunaan terlarang, pada daftar kegiatan yang membutuhkan persetujuan tertulis lebih dulu, dan keduanya sangat mungkin terjadi pada kos.

Sewa yang dibayar lebih dari 30 hari di muka. Sewa per bulan aman, karena yang diserahkan habis dalam periode itu juga. Sewa enam bulan atau setahun yang dibayar sekaligus tidak, dan itu justru bentuk yang sering ditawarkan dengan potongan harga. Terpisah dari aturan tersebut ada batas teknis: satu pembayaran maksimum Rp 10.000.000, jadi sewa setahun sebesar Rp 18.000.000 tetap harus dipecah apa pun keputusan atas persetujuannya.

Pengelola yang menagih untuk pemilik. Menerima pembayaran atas nama usaha atau orang lain termasuk daftar yang sama, dan kos yang ditagih pengelola sementara uangnya milik pemilik berada tepat di situ. Bedanya tegas dengan pemilik yang menagih untuk propertinya sendiri, yang tidak termasuk sekalipun propertinya beberapa. Akibat lengkapnya bagi pengurus yang menagih untuk pihak lain, termasuk rekening pencairan yang harus atas nama orang yang menyelesaikan verifikasi, dibahas di tulisan tentang pembayaran atas nama organisasi.

Jatah harian, yang hanya mengikat kos besar

Satu akun dibatasi 100 permintaan pembayaran dan total Rp 50.000.000 per hari, dihitung menurut zona waktu Asia/Jakarta. Kos dua belas kamar tidak akan pernah menyentuhnya. Kos enam puluh kamar bertarif Rp 1.000.000 yang seluruh jatuh temponya di tanggal yang sama akan menyentuhnya: jumlah permintaannya masih di bawah seratus, tetapi nominalnya Rp 60.000.000 dan melewati batas hariannya, sehingga tautan terakhir ditolak.

Ada detail yang memperburuknya kalau tidak diketahui. Yang dihitung adalah permintaan yang dibuat hari itu, bukan hanya yang dibayar, sehingga tautan yang diterbitkan lalu dibiarkan kedaluwarsa tetap memakan jatah hari itu, sementara yang dibatalkan tidak dihitung. Membatalkan tautan yang sudah pasti tidak terpakai karena itu benar-benar mengembalikan jatah, dan jalan keluar bagi kos besar bukan meminta batas lebih tinggi melainkan membiarkan tanggal jatuh tempo tetap tersebar alih-alih menyeragamkannya ke tanggal 1 demi kerapian.

Urutan yang bisa dijalankan bulan ini

Selesaikan verifikasi akun lebih dulu, karena sebelum itu berlaku jatah seumur akun sebesar 10 permintaan dan Rp 1.000.000 nominal yang tidak pulih dengan menunggu hari berganti. Tanyakan lebih dulu kalau kosnya ditagih oleh pengelola atau menawarkan pembayaran tahunan. Susun daftar penyewa menurut tanggal jatuh tempo, bukan daftar kamar. Terbitkan tautan pada harinya dengan keterangan yang menyebut nomor kamar dan bulannya. Lalu tarik saldo sekali di akhir bulan. Menutup bukunya dari ekspor transaksi dibahas di tulisan tentang membaca laporan penjualan bulanan.

Pertanyaan yang sering muncul