Menyimpan pembeli sebagai pelanggan: kapan layak, dan kenapa nomor HP yang ditulis dengan cara berbeda membuat satu orang menjadi dua

Jawaban singkatnya: simpan pembeli yang membayar lebih dari sekali, dan tulis nomor HP mereka selalu dengan format yang sama. Riwayat pembayaran per pembeli di dasbor Kasera Pay tidak dibangun dari tombol simpan, melainkan dari cara setiap tagihan dibuat. Satu tagihan dengan nomor 0812 3456 7890 dan tagihan berikutnya dengan 081234567890 sudah cukup untuk membuat satu pembeli tercatat sebagai dua pelanggan, masing-masing dengan separuh riwayatnya.

Tulisan ini menjelaskan aturan di balik itu, supaya daftar pelanggan tetap berarti satu baris untuk satu orang.

Apa yang sebenarnya disimpan

Menu Pelanggan ada di dasbor setiap akun, dan isinya semua orang yang ditagih, baik untuk pembayaran sekali bayar maupun langganan. Satu catatan pelanggan wajib punya nama, ditambah salah satu dari email atau nomor HP. Ada satu kolom opsional untuk ID milik penjual sendiri, tempat nomor anggota, nomor kamar, atau kode klien dari catatan sendiri.

Halaman satu pelanggan memuat kontaknya dan daftar pembayaran sekali bayar terbarunya, sampai dua puluh baris, pada mode yang sedang aktif (Live atau Sandbox). Tautan Lihat di Transaksi membuka daftar transaksi yang sudah tersaring ke orang itu, lengkap dengan seluruh riwayatnya. Arah penyaringnya satu jalur, dari halaman pelanggan ke daftar, dan cara kerja daftar itu sendiri dibahas di panduan mengelola banyak tagihan aktif sekaligus.

Empat jalur yang menentukan sebuah pembayaran menempel atau tidak

Saat tagihan dibuat dari dasbor dengan bagian Data pembeli dinyalakan, sistem memutuskan pemilik pembayaran itu dengan urutan berikut. Urutannya penting karena jalur yang lebih atas selalu menang.

1. Pelanggan dipilih dari pemilih. Pemilihnya mencari nama, email, nomor HP, dan ID sendiri. Begitu satu catatan dipilih, data catatan itulah yang dipakai, dan kolom email serta nomor HP terkunci selama pilihannya aktif. Kontak yang salah diperbaiki dengan mengubah pelanggannya, bukan dengan mengetik ulang di formulir tagihan.
2. Email atau nomor HP yang diketik cocok dengan pelanggan tersimpan. Pembayarannya menempel ke pelanggan itu tanpa membuat baris baru. Cukup salah satu yang cocok: email yang sama dengan nomor HP berbeda tetap dianggap orang yang sama.
3. Email atau nomor HP baru, dan namanya diisi. Pelanggan baru tersimpan otomatis dan pembayarannya menempel ke sana. Inilah jalur yang paling sering melahirkan catatan ganda tanpa disadari.
4. Nama saja. Tidak menempel ke siapa pun dan tidak menyimpan apa pun. Namanya tercatat pada pembayaran itu saja. Dua pembeli bernama Budi tetap dua orang, karena menyatukan mereka berarti memperlihatkan riwayat bayar yang satu sebagai milik yang lain.

Data yang diisi pembeli sendiri di halaman pembayaran tidak ikut jalur ini. Isinya tercatat pada pembayaran tersebut, tetapi tidak pernah membuat atau mengubah catatan pelanggan. Kolom apa saja yang bisa diminta dari pembeli dibahas di artikel tentang data pembeli yang diminta saat membayar.

Nomor HP dicocokkan persis seperti ditulis

Email dicocokkan tanpa membedakan huruf besar dan kecil, jadi Siti@Contoh.id dan siti@contoh.id dianggap sama. Nomor HP tidak diperlakukan selonggar itu: yang dibandingkan adalah teks yang diketik, setelah spasi di ujungnya dibuang. Tiga penulisan berikut adalah tiga nomor yang berbeda bagi pencocokan:

Contohnya, guru les privat menagih seorang wali murid Rp 350.000 tiap bulan. Bulan pertama nomornya disalin dari kontak WhatsApp dan berbentuk +62, bulan kedua diketik tangan dan diawali 0. Hasilnya dua catatan bernama sama, masing-masing memegang separuh riwayat, dan saat wali murid menanyakan pembayaran bulan Maret, halaman pelanggan yang dibuka bisa saja yang tidak memuatnya.

Aturan yang mencegahnya sederhana: pilih satu format dan pakai terus, misalnya selalu diawali 08 tanpa tanda hubung. Lebih aman lagi, untuk pembeli yang sudah pernah membayar, jangan ketik kontaknya sama sekali. Cari di pemilih, lalu pilih.

Satu catatan tambahan kalau catatan ganda sudah terlanjur ada: saat dua pelanggan memegang email atau nomor yang sama persis, pembayaran baru yang diketik tangan menempel ke catatan yang paling lama dibuat.

Nama saran Virtual Account ikut tersimpan

Virtual Account mewajibkan nama pembeli di bank. Kalau kolom nama dibiarkan kosong, nama saran yang dipakai, yaitu “Customer” diikuti nama toko. Masalahnya muncul saat kolom email atau nomor HP diisi dengan kontak baru: nama saran itulah yang ikut tersimpan sebagai nama pelanggan. Setelah beberapa minggu, daftar pelanggan bisa berisi belasan baris bernama sama persis yang hanya bisa dibedakan dari kontaknya.

Kebiasaannya: kalau kontak pembeli diisi, isi juga namanya yang sebenarnya.

ID sendiri adalah kunci, bukan catatan kaki

Kolom ID sendiri bukan sekadar label. Membuat pelanggan baru dengan ID yang sudah dipakai pelanggan lain tidak menghasilkan baris kedua, melainkan menimpa nama, email, dan nomor HP pada catatan yang lama. Bagi komunitas atau kos yang memang punya nomor anggota atau nomor kamar, sifat ini berguna: satu nomor selalu berarti satu catatan. Bagi yang mengisinya sembarangan, misalnya dengan nomor pesanan, sifat yang sama menimpa pelanggan yang salah.

Untuk kamar kos yang penghuninya berganti, jangan buat pelanggan baru dengan nomor kamar yang sama. Riwayat penghuni lama akan terbaca sebagai milik penghuni baru. Ubah catatan lewat tombol Ubah pelanggan hanya kalau orangnya memang sama; untuk penghuni baru, pakai ID yang membedakan orangnya, misalnya nomor kamar ditambah tahun masuk.

Siapa yang layak disimpan, dan siapa yang tidak

Menyimpan juga berarti memegang data kontak orang lain. Catatan pelanggan bisa dibuat dan diubah, tetapi tidak ada tombol hapus, jadi yang tidak diperlukan sebaiknya memang tidak dimasukkan sejak awal.

Urutan kerja yang menjaga daftar tetap bersih

1. Tentukan satu format nomor HP untuk seluruh usaha, dan tulis di catatan kasir.
2. Untuk pembeli berulang, buat pelanggannya sekali dari menu Pelanggan, lengkap dengan ID versi sendiri kalau ada.
3. Pada setiap tagihan berikutnya, nyalakan Data pembeli lalu pilih dari pemilih. Jangan ketik ulang kontaknya.
4. Untuk pembeli sekali lewat, isi nama saja atau biarkan bagian itu mati.
5. Sekali sebulan, buka menu Pelanggan dan cari nama yang muncul dua kali. Sejak itu, pilih catatan yang benar setiap kali menagih orang tersebut.

Cara membuat tagihan dari dasbor, termasuk bagian data pembeli, ada di dokumentasi menerima pembayaran.

Pertanyaan yang sering muncul