Menerima pembayaran bimbel dan les privat: yang membayar wali murid, yang harus tercatat nama murid, dan SPP bulanan yang tidak bisa ditagih lewat tautan yang dikirim jauh hari

Jawaban singkatnya: pada bimbel dan les privat, yang membayar hampir selalu wali murid, jadi nama yang tercatat pada pembayaran adalah nama orang tua, bukan nama murid. Susunan yang bertahan adalah satu halaman pembayaran permanen untuk SPP bulanan, dengan pilihan nominal yang mengikat dan arahan untuk menulis nama murid serta bulannya di kolom catatan, ditambah tagihan per wali murid untuk pendaftaran, paket pertemuan, dan pembayaran semester. Semua angka biaya di bawah memakai tarif dasar Kasera Pay, QRIS 0,7% ditambah Rp 250 dan Virtual Account Rp 5.000 tetap per pembayaran berhasil, seperti tercantum di halaman biaya. Harga les pada contoh hanya ilustrasi.

Yang membayar bukan yang belajar

Toko tahu siapa pembelinya. Bimbel menerima uang dari seseorang bernama Hendra untuk murid bernama Raka, dan nama Hendra itulah yang terlihat pada pembayaran. Satu keluarga bisa membayar dari rekening ayah bulan ini dan dari dompet digital ibu bulan depan. Tanpa nama murid yang tertulis di pembayaran, admin menghabiskan awal bulan mencocokkan puluhan nama orang tua dengan daftar kelas. Soal pembayar yang namanya berbeda dari pemesan dibahas umum di tulisan tentang pembeli yang membayar dari rekening orang lain; pada bimbel, perbedaan itu bukan pengecualian melainkan aturannya.

Karena itu satu kebiasaan menentukan hampir semuanya: setiap pembayaran membawa nama murid, kelas atau programnya, dan periodenya, misalnya “Raka, kelas 6 SD, SPP Oktober”. Pada tagihan yang dibuat admin, teks itu ditulis di deskripsi. Pada halaman pembayaran permanen, teks itu diisi wali murid di kolom catatan, dan catatan itu tersimpan sebagai deskripsi pembayarannya. Kolom pencarian di daftar transaksi mencari di deskripsi, jadi mengetik “Raka” menemukan semua pembayaran untuk Raka, siapa pun yang membayarnya.

SPP bulanan: halaman permanen, bukan tautan ke grup

Kesalahan yang paling sering adalah membuat tagihan pada tanggal 1 lalu mengirim tautannya ke grup WhatsApp wali murid. Tagihan dari dashboard berlaku 60 menit lalu kedaluwarsa. Wali murid yang membuka grup malam hari hanya menemukan tautan mati, dan satu tagihan dengan nominal terkunci memang tidak dimaksudkan dibayar tiga puluh orang.

Bentuk yang cocok adalah halaman pembayaran yang dipakai berulang, satu alamat permanen seperti pay.kasera.id/pp/nama-bimbel. Isi pilihan nominal dengan tarif yang berlaku, misalnya 350000, 450000, 700000 untuk program reguler, program intensif, dan dua anak, tanpa mengizinkan nominal lain. Daftar yang mengikat membuat wali murid tidak bisa mengetik Rp 35.000 karena salah menghitung nol. Alamatnya tidak kedaluwarsa, sedangkan setiap wali murid yang membukanya membuat pembayarannya sendiri dengan masa berlaku 60 menit sejak ia menekan bayar. Pesan pengingat di grup cukup satu kalimat: “SPP Oktober dibayar lewat alamat ini sampai tanggal 10, tulis nama murid dan bulan di kolom catatan”.

SPP Rp 350.000 lewat QRIS berbiaya Rp 2.450 ditambah Rp 250, jadi Rp 2.700, sekitar 0,8%. Lewat Virtual Account biayanya Rp 5.000. Untuk SPP satu anak, QRIS lebih murah; keduanya seimbang di sekitar Rp 678.600.

Kakak-adik: satu pembayaran, dua nama di catatan

Dua SPP Rp 350.000 yang dibayar terpisah lewat QRIS berbiaya dua kali Rp 2.700, jadi Rp 5.400. Satu pembayaran Rp 700.000 berbiaya Rp 5.150 lewat QRIS atau Rp 5.000 lewat Virtual Account. Selisihnya kecil per keluarga, tetapi tetap nyata setiap bulan, dan satu pembayaran juga berarti satu baris yang dicocokkan. Syaratnya hanya satu: catatannya memuat kedua nama, misalnya “Raka dan Sinta, SPP Oktober”. Itulah alasan pilihan nominal Rp 700.000 perlu ada di halaman permanen.

Pendaftaran, modul, dan semester: tagihan per wali murid

Murid baru biasanya membayar pendaftaran dan modul sekaligus. Dua tagihan terpisah, Rp 150.000 dan Rp 200.000, berbiaya Rp 1.300 dan Rp 1.650. Satu tagihan Rp 350.000 dengan deskripsi “Raka, pendaftaran Rp 150.000 + modul Rp 200.000” berbiaya Rp 2.700. Tagihan ini dibuat admin dari dashboard saat wali murid sedang mengisi formulir pendaftaran atau sedang membalas chat, karena masa berlakunya 60 menit.

Wali murid yang membayar satu semester di muka, misalnya enam bulan Rp 350.000, membayar Rp 2.100.000. Lewat QRIS biayanya Rp 14.950, lewat Virtual Account tetap Rp 5.000, jadi untuk nominal sebesar ini Virtual Account jelas lebih murah. Satu pembayaran maksimal Rp 10.000.000, jadi program tahunan yang melewatinya dipecah menjadi dua tagihan. Kalau wali murid rutin membayar dengan cara yang sama, simpan ia sebagai pelanggan dengan satu format nomor HP yang konsisten, supaya riwayat semesternya terkumpul di satu catatan; aturannya ada di tulisan tentang menyimpan pembeli sebagai pelanggan.

Les privat: paket di muka, pertemuannya dihitung sendiri

Guru les privat yang menagih per pertemuan membayar komponen tetap Rp 250 setiap kali. Delapan pertemuan Rp 100.000 yang dibayar satu per satu lewat QRIS berbiaya 8 kali Rp 950, jadi Rp 7.600. Paket delapan pertemuan Rp 800.000 yang dibayar di muka berbiaya Rp 5.850 lewat QRIS atau Rp 5.000 lewat Virtual Account. Paket juga menghapus kebiasaan menagih setelah pelajaran selesai, saat murid sudah pulang dan orang tuanya belum sempat membuka aplikasi bank.

Sisa pertemuan tidak dicatat oleh Kasera Pay. Sistem pembayaran mencatat bahwa Rp 800.000 masuk, bukan bahwa Raka masih punya tiga pertemuan. Catat pemakaiannya di buku atau spreadsheet guru, dan tulis aturan jadwal ulang serta hangusnya pertemuan di pesan yang sama dengan tagihan paketnya, sebelum ada murid yang sakit.

Tutor yang ikut menagih

Bimbel dengan beberapa tutor sering membiarkan setiap tutor menagih lewat rekening atau akun pembayarannya sendiri, lalu menyetor ke pemilik. Uang lembaga jadi tersebar di banyak tempat. Yang lebih rapi: tutor diundang ke akun bimbel sebagai Staf. Staf bisa membuat, melihat, dan membatalkan permintaan pembayaran, tetapi tidak bisa mencairkan saldo, mengubah rekening pencairan, atau mengubah pengaturan halaman pembayaran, jadi uang tetap terkumpul di satu saldo milik bimbel. Rinciannya ada di panduan keamanan akun dan akses tim.

Murid yang berhenti di tengah bulan

Pembayaran QRIS dan Virtual Account tidak bisa dikembalikan lewat Kasera Pay. Kalau bimbel memutuskan mengembalikan sebagian SPP, uangnya ditransfer sendiri dari rekening bimbel, dan biaya atas pembayaran yang sudah berhasil tidak ikut kembali. Aturan pengembalian, misalnya SPP yang sudah berjalan tidak dikembalikan dan paket yang belum dipakai dikembalikan menurut sisa pertemuan, sebaiknya tertulis di formulir pendaftaran. Cara mencatatnya ada di tulisan tentang pengembalian dana ke pembeli.

Sebelum SPP pertama

Akun yang belum terverifikasi hanya punya jatah seumur akun 10 permintaan pembayaran dan total Rp 1.000.000. Tiga SPP Rp 350.000 sudah melewatinya. Selesaikan verifikasi identitas dan rekening pencairan sebelum pengumuman SPP dikirim ke grup; langkahnya ada di panduan verifikasi akun.

Satu keputusan lagi layak diambil sejak awal: siapa yang menanggung biaya. Secara bawaan bimbel yang menanggungnya. Pilihan Terima utuh di formulir tagihan menambahkan biaya ke total yang dibayar wali murid, tetapi SPP yang tertulis Rp 350.000 di brosur lalu tampil sekitar Rp 352.700 di layar biasanya mengundang pertanyaan di grup. Kuitansi tetap urusan bimbel: pembayaran live yang berhasil mengirim tanda terima ke email wali murid kalau email-nya tercatat pada pembayaran, tetapi Kasera Pay tidak menerbitkan dokumen kuitansi atau faktur untuk pembayaran satuan.

Pertanyaan yang sering muncul