Menagih di lokasi pelanggan: siapa yang mengetik nominalnya, dan catatan yang menempel pada tiap pekerjaan

Servis AC, perbaikan mesin cuci, jasa kebersihan rumah, tukang ledeng, les privat, dan foto acara punya satu bentuk penagihan yang sama: pekerjaannya selesai di tempat pelanggan, tidak ada meja kasir, tidak ada mesin kartu, dan nominal akhirnya kadang baru diketahui setelah pekerjaannya dibongkar. Uang tunai menuntut kembalian dan menaruh risiko pada orang yang membawanya pulang. Transfer manual menuntut pengecekan mutasi sambil ditunggui pelanggan di depan pintu.

Yang tersedia sebenarnya tiga bentuk, dan pembedanya bukan teknologi melainkan satu pertanyaan yang menentukan sisanya: siapa yang mengetik nominalnya, pelanggan atau penyedia jasanya. Jawabannya berbeda untuk pekerjaan bertarif tetap dan pekerjaan yang nominalnya baru selesai dihitung di lokasi.

Bentuk pertama: satu halaman pembayaran permanen

Halaman pembayaran adalah satu alamat tetap milik usaha yang tidak pernah kedaluwarsa dan tidak perlu dibuat ulang tiap pekerjaan. Pelanggan membukanya, mengisi nominal, mengisi kolom bernama “Nama Anda”, lalu membayar. Alamat yang sama bisa dicetak menjadi QR: dari pengaturannya tersedia lembar A6 berisi nama usaha, QR, dan alamatnya, serta lembar pajangan A5 yang bisa dipilih warnanya, keduanya dicetak lewat dialog cetak peramban dan bisa disimpan sebagai gambar. Untuk kerja lapangan, lembar A6 itu cukup dilaminasi dan dibawa di dalam tas alat, atau QR-nya ditunjukkan langsung dari layar ponsel teknisi.

Kekuatannya adalah tidak ada persiapan sama sekali per pekerjaan dan tidak ada tautan yang bisa kedaluwarsa di tengah jalan. Kelemahannya satu dan cukup serius: nominalnya diketik pelanggan. Untuk menekan salah ketik, halaman itu bisa diisi daftar nominal siap pilih, misalnya tarif kunjungan yang paling sering keluar, atau dikunci pada satu nominal tetap kalau tarifnya memang tunggal. Nominal terendah yang diterima adalah Rp 10.000. Bentuk halaman pembayaran dan dua rute lain untuk yang belum punya situs dibahas lebih luas di panduan menerima QRIS tanpa website.

Bentuk kedua: tagihan per pekerjaan

Tagihan yang dibuat sendiri dari dasbor membalik posisinya: nominal dan keterangannya ditulis penyedia jasa, pelanggan tinggal membayar. Untuk pekerjaan yang nominalnya dihitung di lokasi, inilah bentuk yang benar. Tidak ada salah ketik, keterangan pekerjaannya sudah menempel pada transaksinya sejak lahir, dan tautannya bisa dikirim lewat pesan atau ditunjukkan sebagai QR di layar.

Satu hal yang perlu diperhitungkan adalah masa berlaku. Plafon bawaannya 24 jam, sehingga tagihan yang dibuat pagi ini untuk kunjungan lusa akan mati sebelum terpakai. Urutan yang bekerja untuk kunjungan terjadwal adalah membuat tagihannya setelah pekerjaannya selesai, bukan sehari sebelumnya.

Bentuk ketiga: lewat API, untuk yang punya sistem penugasan

Penyedia jasa dengan puluhan kunjungan sehari biasanya sudah memegang sistem penugasan sendiri. Di situ tagihannya dibuat lewat API pada saat pekerjaan ditandai selesai, dan nomor surat perintah kerjanya dikirim sebagai merchant_ref, paling panjang 64 karakter, sehingga daftar transaksinya bisa disaring per nomor pekerjaan tanpa mencocokkan apa pun dengan tangan.

Catatan per pekerjaan, dan sampai mana boleh dipercaya

Pertanyaan yang selalu menyusul: kalau lima teknisi berkeliling membawa QR yang sama, bagaimana membedakan siapa menagih apa. Halaman pembayaran menyediakan satu kolom untuk itu, yaitu “Catatan (opsional)”, dan isinya bukan hiasan: apa yang diketik pelanggan di sana tersimpan sebagai keterangan transaksinya, di kolom yang sama dengan keterangan yang ditulis penjual pada tagihan biasa. Meminta pelanggan menuliskan nomor pekerjaan atau nama teknisinya benar-benar membuat catatan itu terbawa sampai ke laporan.

Batas kepercayaannya juga jelas dan sebaiknya diakui sejak awal: kolom itu diketik pelanggan, opsional, dan bisa dikosongkan atau salah tulis. Untuk pembagian komisi atau setoran per teknisi, sandarannya jangan di sana. Pembayaran yang lahir dari halaman pembayaran memang ditandai berbeda dari yang dibuat penjual maupun yang lewat API, sehingga keduanya tidak pernah tertukar dalam pencatatan, tetapi atribusi per orang yang benar-benar bisa dipertanggungjawabkan hanya datang dari tagihan per pekerjaan, karena keterangannya ditulis oleh yang menagih, bukan oleh yang membayar. Cara menutup hari dan mencocokkan semuanya ada di panduan rekonsiliasi harian.

Uang muka untuk perjalanan dan bahan

Kunjungan jarak jauh dan pekerjaan yang menuntut pembelian bahan lebih dulu menanggung risiko yang berbeda dari jasa yang selesai dalam satu jam: ongkos sudah keluar sebelum ada yang bisa ditagih, dan pembatalan mendadak menjadi kerugian penuh. Uang muka menutup bagian itu. Yang perlu diketahui sebelum memakainya, termasuk bahwa memecah satu pekerjaan menjadi dua pembayaran hanya menambah satu komponen biaya tetap dan tidak menyentuh komponen persentasenya, ada di perbandingan uang muka dan pelunasan di muka.

Yang menghambat di lapangan

• Sinyal di lokasi pelanggan. Halaman pembayaran permanen menang telak di sini, karena QR-nya sudah tercetak dan tidak menuntut penyedia jasanya online sama sekali; yang perlu online hanya ponsel pelanggan. Kalau bentuk tagihan per pekerjaan yang dipakai sementara sinyal di lokasi meragukan, buat tagihannya saat masih di perjalanan atau di titik yang bersinyal, lalu simpan tautannya.
• Batas di sisi pembeli. Nominal besar lebih sering tertolak pada QRIS karena batas harian dompet atau rekening pelanggannya, bukan karena batas penjualnya, yang justru sama saja untuk kedua metode. Virtual Account di halaman yang sama memakai batas yang berbeda, sehingga tagihan besar biasanya lebih lancar di sana; urutan memeriksanya ada di artikel pembayaran gagal di sisi pembeli. Di atas Rp 10.000.000 per pembayaran, pekerjaan besar harus dipecah menjadi beberapa tagihan apa pun metodenya.
• Klaim sudah membayar. Pelanggan yang menunjukkan layar berhasil sementara transaksinya belum muncul adalah kejadian tersendiri, dan langkah memeriksanya dibahas di artikel pembeli bilang sudah bayar tapi belum masuk.

Metode mana yang dinyalakan

Untuk kerja lapangan, QRIS adalah bentuk yang paling cocok: dipindai dari ponsel, selesai dalam hitungan detik, dan tarifnya 0,7% ditambah Rp 250 per transaksi. Virtual Account dikenai Rp 5.000 tetap per transaksi, sehingga menjadi lebih murah pada nominal besar dan sekaligus lebih tahan terhadap batas harian pelanggan. Kartu dikenai 2,8% ditambah Rp 2.500. Daftar lengkap metode yang aktif ada di halaman metode pembayaran.

Satu alasan terakhir untuk menagih setelah pekerjaannya diterima, bukan sebelum: di antara ketiga metode itu, hanya kartu yang punya jalur pengembalian dana lewat sistem. QRIS dan Virtual Account tidak punya mekanisme penarikan sama sekali, sehingga pengembalian uang pada pekerjaan yang ditolak di tempat hanya terjadi kalau penyedia jasanya mentransfer sendiri dari rekeningnya. Memastikan pelanggan puas lebih dulu, baru menyodorkan QR, jauh lebih murah daripada menyelesaikannya belakangan.