Mencatat biaya transaksi pada pembukuan: kenapa pendapatan dicatat bruto, biaya menjadi satu baris beban, dan satu akun yang hampir selalu hilang dari bagan akun

Kesalahan pembukuan yang paling sering terjadi pada usaha yang baru menerima pembayaran otomatis bentuknya sederhana: uang yang masuk dicatat apa adanya sebagai penjualan. Satu pesanan Rp 100.000 mendarat sebagai Rp 99.050, lalu angka itulah yang ditulis. Bukunya seimbang, labanya kebetulan benar, dan biayanya menghilang tanpa jejak.

Yang hilang bukan rupiahnya, melainkan pertanyaannya. Buku yang dicatat begitu tidak bisa menjawab berapa biaya pembayaran bulan lalu, tidak bisa membandingkannya dengan bulan sebelumnya, dan tidak bisa dipakai saat menyusun harga jual. Panduan ini tentang bentuk pencatatannya, bukan tentang mencocokkan angka harian, yang sudah dibahas di panduan rekonsiliasi harian.

Tiga nilai, satu persamaan, dan mana yang menjadi pendapatan

Setiap pembayaran membawa tiga nilai dalam rupiah utuh: amount_gross, amount_fee, dan amount_net. Ketiganya terikat satu persamaan yang selalu berlaku: bruto sama dengan biaya ditambah bersih. Tidak ada potongan keempat yang tersembunyi di antaranya, dan tidak ada komponen lain yang perlu dikurangkan sekali lagi.

Aturan pencatatannya satu kalimat: pendapatan dicatat sebesar bruto, dan biaya dicatat sebagai beban tersendiri. Untuk pesanan Rp 100.000 yang dibayar lewat QRIS dengan biaya 0,7% + Rp 250, bukunya berbunyi: pendapatan Rp 100.000, beban biaya pembayaran Rp 950, dan kas atau setara kas bertambah Rp 99.050. Tiga baris, bukan satu, dan selisihnya nol.

Biaya transaksi adalah satu baris beban, bukan dua potongan

Bentuk 0,7% + Rp 250 sering membuat orang membukanya menjadi dua akun beban, satu untuk bagian persentase dan satu untuk bagian tetap. Itu pekerjaan tanpa hasil. Yang ditagihkan adalah satu biaya, yang tercatat sebagai satu nilai pada amount_fee, dan memecahnya menjadi dua akun membuat buku berhenti cocok dengan ekspor tanpa menambah informasi apa pun. Satu akun beban bernama biaya pembayaran sudah cukup, dan rinciannya tetap bisa dibaca dari ekspor kapan saja.

Hal yang sama berlaku pada Virtual Account, yang biayanya Rp 5.000 tetap per pembayaran berhasil. Bentuk tarifnya berbeda, akun bebannya sama. Yang membuat rasio biaya bulanan bergerak naik turun adalah bauran metode dan nominalnya, bukan perubahan tarif, dan itu lebih mudah dibaca kalau semua biaya duduk di satu akun. Daftar tarif lengkapnya ada di halaman biaya.

Tiga tanggal untuk satu uang, dan satu akun yang sering hilang

Satu penjualan melewati tiga peristiwa pada tiga waktu berbeda: pembayaran berstatus succeeded, saldo yang terbentuk di Kasera Pay, lalu uang yang mendarat di rekening bank setelah pencairan. Ketiganya bisa jatuh pada tanggal yang berbeda, bahkan pada bulan yang berbeda kalau penjualan terjadi di akhir bulan.

Pembukuan berbasis kas mencatatnya pada peristiwa ketiga, dan itu sah untuk usaha yang memang dijalankan begitu, dengan satu akibat yang perlu disadari: penjualan akhir bulan akan jatuh di bulan berikutnya. Sisa panduan ini memakai basis akrual, yang mencatat pada peristiwa pertama, karena bentuk itulah yang membuat biaya punya baris sendiri.

Pendapatan karena itu diakui saat pembayaran berhasil. Yang bertambah saat itu bukan kas di bank, melainkan tagihan kepada penyedia pembayaran. Akun itulah yang hampir selalu hilang dari bagan akun usaha kecil, dan ketiadaannya persis yang membuat buku terasa tidak cocok setiap akhir bulan. Namanya bebas, misalnya Saldo di penyedia pembayaran, dan isinya adalah uang yang sudah menjadi hak usaha tetapi belum berada di rekening.

Dengan akun itu ada, pencairan berhenti menjadi peristiwa yang membingungkan dan menjadi satu pemindahan biasa: saldo di penyedia pembayaran berkurang, kas di bank bertambah, dan selisihnya adalah biaya pencairan. Tanpa akun itu, satu baris mutasi bank harus dipaksa menjelaskan puluhan penjualan sekaligus, dan tidak pernah berhasil.

Biaya pencairan dibukukan per pencairan

Biaya pencairan Rp 3.000 dipotong sekali dari jumlah yang dikirim ke rekening, jadi besarnya ditentukan oleh berapa kali dana ditarik dan bukan oleh berapa banyak pesanan yang masuk. Konsekuensinya untuk buku: biaya itu tidak dibagi rata ke pembayaran yang ikut serta, karena pembagian semacam itu menghasilkan pecahan rupiah yang tidak akan pernah cocok dengan baris mutasi mana pun.

Sebaiknya akun bebannya pun dipisah dari biaya transaksi, karena keduanya digerakkan oleh hal yang berbeda: yang satu oleh jumlah penjualan, yang lain oleh irama penarikan. Dua akun terpisah membuat pertanyaan “apakah pencairan terlalu sering” bisa dijawab dari buku, dan bukan dengan menghitung ulang. Batas minimum pencairan Rp 10.000 dan rantai prosesnya ada di panduan pencairan dana, sementara dampaknya pada angka bersih bulanan dibahas di tulisan tentang membaca laporan penjualan bulanan.

PPN, pengembalian dana, dan baris mode uji

PPN tidak ditambahkan di atas tarif yang tertera, karena angka pada halaman biaya sudah seluruh potongannya. Artinya nilai beban di buku sama persis dengan amount_fee, tanpa penyesuaian. Kewajiban perpajakan usaha itu sendiri atas penjualannya adalah persoalan terpisah yang tidak dijawab oleh sisi pembayaran, dan dokumen untuk keperluan itu tidak terbit dari sana.

Pengembalian dana menghasilkan dua peristiwa, bukan satu penghapusan. Pembayaran yang berhasil tetap tercatat beserta bebannya, lalu pengembaliannya dicatat sebagai pengurang pendapatan sebesar nominal yang ditransfer balik. Biayanya tidak ikut kembali, dan transfernya dilakukan dari rekening usaha di luar Kasera sehingga tidak ada yang dipotong dari pencairan. Bentuk dan urutannya dibahas di tulisan tentang pengembalian dana ke pembeli.

Terakhir, satu kolom yang merusak rekap kalau terlewat. Ekspor memuat kolom is_test, dan nominal simulasi tidak bisa dibedakan dari uang sungguhan hanya dengan melihat angkanya. Baris mode uji dikeluarkan sebelum apa pun dijumlahkan, bukan sesudah.

Memetakan kolom ekspor ke buku

Berkas ekspor memuat sepuluh kolom berjudul bahasa Inggris: date, reference, merchant_ref, description, status, amount_gross, amount_fee, amount_net, source, dan is_test. Yang dipakai saat menjurnal hanya lima. date menjadi tanggal ayat, reference menjadi nomor bukti yang membuat satu baris buku bisa ditelusuri balik ke satu pembayaran, amount_gross menjadi pendapatan, amount_fee menjadi beban, dan amount_net menjadi penambah saldo di penyedia pembayaran.

Tidak ada kolom pencairan maupun tanggal settlement di antaranya, dan itu disengaja: berkas ini menjawab penjualan, sedangkan pencairan dijawab halaman Pencairan. Rekap penjualan dan rekap kas karena itu tidak dibuat dari satu berkas yang sama. Kolom merchant_ref dan description berguna sebagai keterangan, tetapi keduanya label dan bukan penjamin keunikan, sehingga yang dipakai sebagai nomor bukti tetap reference.

Urutan menutup bulan

1. Saring mode di halaman Transaksi, lalu unduh ekspor untuk rentang tanggal bulan itu.
2. Buang baris is_test, lalu sisakan hanya yang berstatus succeeded.
3. Jumlahkan amount_gross sebagai pendapatan dan amount_fee sebagai beban biaya pembayaran. Selisihnya harus sama persis dengan jumlah amount_net.
4. Ambil daftar pencairan bulan itu, catat tiap pencairan sebagai pemindahan dari saldo penyedia pembayaran ke kas bank, dengan Rp 3.000 sebagai beban pencairan.
5. Sisa saldo penyedia pembayaran di akhir bulan dibandingkan dengan saldo yang terlihat di dashboard. Keduanya harus sama, dan kalau tidak, yang dicari adalah pencairan yang belum dicatat atau pembayaran akhir bulan yang belum tersapu.

Bagi usaha yang sedang menyusun harga, angka beban bulanan dari langkah tiga adalah bahan yang langsung dipakai di tulisan tentang harga jual setelah biaya transaksi.

Pertanyaan yang sering muncul