Google Form plus transfer manual atau tautan pembayaran: hitungan yang menentukan kapan pindah

Kombinasi formulir dan transfer bank adalah cara paling banyak dipakai penjual kecil di Indonesia hari ini, dan sebagian besar isinya memang tidak perlu diganti. Formulir bekerja dengan baik sebagai tempat pesanan masuk. Yang gagal hanya satu langkah, yaitu pencocokan: tidak ada apa pun yang memberi tahu baris pesanan bahwa uangnya sudah datang, sehingga orang yang harus menjadi penghubungnya.

Karena itu perbandingan ini bukan soal fitur, melainkan soal satu angka melawan satu angka lain: biaya waktu untuk mencocokkan satu pesanan, melawan biaya per transaksi. Pada pesanan Rp 150.000 lewat QRIS, biaya transaksinya Rp 1.300. Pencocokan manual selama lima menit sudah bernilai Rp 2.500 pada tarif waktu Rp 30.000 per jam. Selebihnya adalah rincian dari perbandingan itu, termasuk hal-hal yang memang lebih baik ditinggalkan pada formulir.

Yang sebenarnya dibandingkan

Rantainya tiga langkah: pesanan masuk lewat formulir dan mendarat sebagai satu baris di spreadsheet, pembeli mentransfer ke rekening penjual, lalu seseorang membuka mutasi dan menandai baris yang sesuai. Langkah pertama tidak bermasalah. Langkah kedua tidak bermasalah. Langkah ketiga adalah pekerjaan tanpa akhir, karena satu baris mutasi bank hanya membawa nominal, waktu, dan nama pengirim, dan tidak satu pun dari ketiganya menyebut pesanan yang mana.

Tautan pembayaran menghapus langkah ketiga dengan menerbitkan satu pembayaran untuk satu pesanan, sehingga status pembayaran itu berubah sendiri menjadi succeeded tanpa ada yang membuka mutasi. Tiga rute penerbitan tautan, termasuk yang tanpa website sama sekali, dibandingkan di panduan menerima QRIS tanpa website.

Perbandingan per dimensi

Hitungannya: waktu, bukan tarif

Biaya per transaksi mudah dilihat karena tertulis. Biaya pencocokan tidak tertulis di mana pun, jadi harus dihitung sendiri. Tabel kiri adalah nilai waktu untuk satu pesanan, tabel kanan adalah biaya transaksi untuk satu pesanan.

Bacaan yang jujur dari kedua tabel: pada QRIS, biaya transaksi hampir selalu lebih kecil daripada nilai waktu pencocokan, kecuali pesanannya besar sekaligus pencocokannya sangat cepat. Angka bulanannya lebih berguna daripada angka satuan. Empat puluh pesanan Rp 150.000 sebulan berarti biaya transaksi sekitar Rp 52.000, ditambah biaya pencairan Rp 3.000 kali jumlah pencairan, misalnya Rp 12.000 untuk pencairan mingguan, sehingga totalnya sekitar Rp 64.000 sebulan. Yang dibeli dengan angka itu adalah sekitar tiga jam dua puluh menit pencocokan yang hilang dari kalender, pada asumsi lima menit per pesanan.

Biaya kedua tidak muncul di tabel mana pun, dan justru itu yang biasanya memaksa perpindahan: satu pencocokan yang salah. Satu bukti transfer palsu yang lolos pada pesanan Rp 150.000 menghapus biaya transaksi 115 pesanan lain. Kenapa nasihat memeriksa keaslian bukti tidak pernah berhasil, termasuk tiga bentuk pemalsuan yang justru memakai bukti asli, dibahas di artikel tentang bukti transfer palsu.

Yang memang lebih baik di formulir dan transfer

• Tidak ada biaya per pesanan. Untuk penjual dengan beberapa pesanan sebulan, seluruh hitungan di atas tidak cukup besar untuk diurus.
• Pertanyaan bebas. Varian, ukuran, alamat, unggahan desain. Catatan pembayaran hanya menyediakan deskripsi 255 karakter, nomor pesanan 64 karakter lewat API, serta nama, email, dan nomor telepon pembayar.
• Uang langsung di rekening sendiri. Tidak ada saldo, tidak ada jadwal pencairan, tidak ada biaya Rp 3.000. Kelemahan sisi lain yang sama jujurnya dibahas di artikel tentang jualan pakai rekening pribadi.
• Tidak ada batas dan tidak ada verifikasi. Nominal di bawah Rp 10.000 dan di atas Rp 10.000.000 berada di luar rentang satu pembayaran, dan pada pengaturan bawaan berlaku juga batas 100 permintaan pembayaran serta Rp 50.000.000 per hari. Syarat pendaftaran perorangan, termasuk apa yang dibuka tiap tingkat verifikasi, ada di panduan payment gateway tanpa PT.

Yang tidak bisa diperbaiki dengan mendisiplinkan formulir

Tiga persoalan bertahan seberapa rapi pun formulirnya disusun. Pertama, dua pesanan dengan nominal sama pada hari yang sama tidak bisa dibedakan dari mutasi. Kode unik pada nominal menutupnya untuk sementara, dengan harga angka penjualan yang tidak lagi bulat dan rekap yang harus dibersihkan lebih dulu. Kedua, konfirmasi hanya terjadi saat ada yang memeriksa, sehingga pesanan malam hari menunggu sampai pagi. Ketiga, bukti transfer yang dikirim pembeli adalah gambar, dan tidak ada disiplin formulir yang mengubahnya menjadi fakta.

Gabungan yang biasanya benar

Untuk sebagian besar penjual, jawabannya bukan memilih salah satu, melainkan menyambung keduanya dan hanya mengganti langkah pembayaran:

1. Formulir tetap menjadi tempat pesanan masuk, dengan pertanyaan yang sudah ada.
2. Setelah pesanan masuk, terbitkan satu pembayaran untuk pesanan itu, dari dashboard untuk volume kecil atau lewat API kalau pembuatannya sudah layak diotomatiskan.
3. Bawa nomor pesanan dari formulir ke pembayaran. Pada tautan yang dibuat dari dashboard, tempatnya adalah kolom Deskripsi, karena kolom itu yang ikut ke ekspor CSV dan ke kotak pencarian. Pada pembuatan lewat API, tempatnya external_order_id.
4. Pilih channel-nya sesuai nominal. Pemilih metode di formulir pembuatan menampilkan biayanya sebelum tautan dibuat, dan dasar pemilihannya ada di panduan memilih QRIS atau Virtual Account.
5. Tutup harinya dari ekspor, bukan dari mutasi. Urutannya, termasuk arti tiap kolom, ada di panduan rekonsiliasi harian toko online.

Satu detail yang menghemat langkah: nama, email, dan nomor telepon yang sudah dikumpulkan formulir bisa ikut dikirim saat pembayaran dibuat, dan halaman pembayaran tidak akan menanyakan lagi data yang sudah ada. Sebagian metode memang mensyaratkan sebagian data itu, jadi mengirimkannya dari formulir sekaligus menghapus satu langkah untuk pembeli.

Kesimpulan

Bertahan pada formulir dan transfer manual masuk akal kalau pesanannya sedikit, nominalnya besar, dan pencocokan bukan pekerjaan yang mengganggu hal lain. Pindah masuk akal begitu pencocokan mulai memakan waktu yang seharusnya dipakai berjualan, begitu pesanan malam hari menunggu sampai pagi, atau begitu satu bukti palsu berhasil lolos. Yang jarang masuk akal adalah membuang formulirnya: formulir itu bagian yang bekerja.

Pertanyaan yang sering muncul