Menyiapkan pembayaran saat kasirnya berganti orang: satu akun per kasir, notifikasi yang benar-benar sampai ke orang di depan pembeli, dan serah terima giliran tanpa tagihan menggantung

Toko yang kasirnya bergiliran butuh lima hal, dan semuanya bisa disiapkan dalam satu sore: setiap kasir masuk dengan akunnya sendiri sebagai Staf, notifikasi dinyalakan di perangkat yang dipegang kasir, keterangan tagihan diawali nama kasir, serah terima giliran mengikuti urutan yang sama setiap hari, dan kasir yang berhenti dihapus pada hari terakhirnya. Panduan ini menjelaskan alasan di balik masing-masing, karena beberapa perilakunya tidak seperti yang biasanya diduga.

Satu akun per kasir, bukan kata sandi pemilik

Cara tercepat, yaitu membagikan kata sandi pemilik ke semua kasir, adalah cara yang paling mahal. Akun pemilik bisa mencairkan dana, mengganti rekening pencairan, dan mengundang orang lain. Siapa pun yang memegang kata sandinya memegang semua itu, termasuk kasir yang sudah berhenti tiga bulan lalu.

Peran Staf dibuat untuk kasir. Staf bisa membuat, melihat, dan membatalkan permintaan pembayaran, mengunduh CSV, dan melihat riwayat pencairan. Staf tidak bisa menekan Cairkan sekarang, tidak bisa mengubah rekening atau jadwal pencairan, metode pembayaran, atau anggota tim, dan hanya bisa melihat pengaturan halaman pembayaran tanpa mengubahnya. Daftar lengkapnya ada di halaman anggota tim dan role.

Pemilik mengundang lewat Pengaturan, Tim, dengan email kasir. Kasir yang belum punya akun mendaftar dengan alamat email yang persis sama, lalu menerima undangannya. Undangan tidak kedaluwarsa, tetapi peran tidak bisa diubah setelahnya: salah memilih peran berarti hapus lalu undang ulang. Pemilik juga bisa mewajibkan verifikasi dua langkah untuk semua anggota setelah verifikasi dua langkah miliknya sendiri aktif. Langkah-langkahnya ada di panduan keamanan akun dan akses tim.

Siapa yang diberi tahu saat pembayaran masuk

Ini bagian yang paling sering mengejutkan toko dengan kasir. Ada tiga jalur, dan penerimanya berbeda.

Satu perilaku layak dihafal: setelan surel pembayaran pemilik juga mengatur notifikasi. Pemilik yang mematikan “Kirim email saat saya menerima pembayaran” karena kotak masuknya penuh ikut mematikan notifikasi di ponsel setiap kasir. Kalau surelnya mengganggu, saring di aplikasi surel, jangan matikan setelannya.

Notifikasi browser dinyalakan di Akun, Notifikasi, pada perangkat yang dipakai kasir, bukan di laptop pemilik. Izin yang pernah ditolak hanya bisa dikembalikan dari pengaturan situs di browser itu. Di iPhone, dashboard perlu ditambahkan ke Layar Utama dulu. Perbandingan lengkap keempat jalur, termasuk webhook, ada di perbandingan notifikasi dashboard dan webhook. Apa pun jalurnya, barang diserahkan setelah status di layar berubah Dibayar, bukan setelah bunyi notifikasi atau tangkapan layar dari pembeli.

Ponsel atau tablet toko yang dipakai bergantian

Kalau toko hanya punya satu perangkat kasir, setiap kasir tetap masuk dengan akunnya sendiri dan keluar di akhir gilirannya. Keluar dari akun ikut mematikan notifikasi pembayaran di perangkat itu, jadi kasir berikutnya menyalakannya lagi setelah masuk. Itu perilaku yang benar: tanpa itu, perangkat bersama tetap terdaftar atas nama kasir pagi sepanjang giliran sore. Setiap orang bisa memeriksa perangkat mana yang masih masuk ke akunnya sendiri lewat Sesi aktif.

Daftar transaksi tidak mencatat siapa kasirnya

Setiap pembayaran mencatat waktu dibuat, keterangan, status, nominal, dan sumbernya, tetapi tidak mencatat anggota tim yang membuatnya. Kalau penjualan perlu dihitung per kasir, jadikan kebiasaan sejak hari pertama: awali keterangan dengan nama kasir, misalnya “Rina: 2 kopi susu, 1 roti bakar”. Kotak pencarian di daftar transaksi mencari di keterangan, jadi mengetik “Rina” menampilkan semua tagihannya.

Pembayaran dari QR permanen di meja kasir berbeda: pembayar yang mengetik nominal dan catatannya, jadi tidak ada nama kasir yang bisa ditempelkan. Pembayaran itu ditandai Halaman pembayaran, dan dihitung sebagai milik giliran yang sedang berjalan saat masuk. Cara memberi arahan untuk kolom catatan ada di panduan halaman pembayaran yang dipakai berulang.

Urutan serah terima giliran

Lima langkah, sama setiap hari, dikerjakan kasir yang selesai bersama kasir berikutnya:

1. Buka Transaksi dengan filter Hari ini. Tampilan bawaannya hanya menampilkan Menunggu dan Dibayar, dan itu yang dibutuhkan di sini.
2. Periksa setiap tagihan yang masih Menunggu. Jangan membatalkannya sekadar untuk merapikan daftar: tagihan yang dibatalkan masih bisa dibayar kalau QR atau nomor Virtual Account-nya sudah ditunjukkan, dan statusnya lalu berubah Dibayar. Tulis tagihan yang masih terbuka di buku serah terima, lengkap dengan keterangannya. Tautan dari dashboard berlaku 60 menit, jadi sebagian besar akan selesai sendiri. Alasannya dijelaskan di tulisan tentang membatalkan tagihan yang terlanjur dibuat.
3. Hitung pembayaran Dibayar milik giliran itu. Daftar bisa disaring per tanggal, bukan per jam, jadi tetapkan satu aturan: tagihan dihitung milik giliran tempat tagihan itu dibuat. Kolom tanggal di CSV berisi waktu dibuat dalam WIB sampai detik, sehingga aturan itu bisa dicek ulang kapan saja.
4. Hitung uang tunai secara terpisah. Kasera Pay tidak mencatat penjualan tunai, jadi total giliran adalah uang di laci ditambah pembayaran Dibayar dari langkah ketiga.
5. Keluar dari akun di perangkat bersama, lalu kasir berikutnya masuk.

Penutupan harian pemilik memakai daftar yang sama, dengan cara yang dijelaskan di panduan rekonsiliasi harian.

Kasir yang berhenti bekerja

Hapus anggotanya pada hari terakhirnya, dari Pengaturan, Tim. Aksesnya berhenti saat itu juga, orang itu menerima email, dan notifikasi pembayaran tidak lagi dikirim ke perangkatnya. Karena setiap kasir punya akun sendiri, tidak ada kata sandi yang perlu diganti dan kasir lain tidak terganggu. Hanya pemilik yang bisa menghapus anggota.

Pertanyaan yang sering muncul