Pembayaran di usaha kemitraan dan waralaba: akun milik siapa, uang outlet masuk ke rekening siapa, dan cara pusat melihat penjualan mitra tanpa memegang uangnya

Merek minuman, makanan ringan, atau laundry yang membuka outlet lewat kemitraan menghadapi pertanyaan yang sama saat pembayaran digital dipasang: akun siapa yang menerima uang pembeli. Jawabannya mengikuti siapa pemilik outletnya. Outlet milik pusat menerima pembayaran di akun pusat. Outlet milik mitra menerima pembayaran di akun mitra sendiri, terverifikasi dengan KTP mitra dan dicairkan ke rekening mitra. Pusat yang ingin melihat penjualan mitra diundang sebagai Staf di akun itu, bukan menampung uangnya. Royalti, bahan baku, dan biaya kemitraan lalu ditagih pusat ke mitra sebagai tagihan terpisah.

Kenapa pusat tidak menampung uang outlet mitra

Menampung semua penjualan di satu akun pusat lalu membagi hasilnya ke mitra terlihat praktis: satu dashboard, satu laporan. Tetapi uang di outlet mitra adalah milik mitra. Menerimanya untuk diteruskan termasuk menerima pembayaran atas nama usaha atau orang lain, yang dalam kebijakan penggunaan terlarang hanya boleh dengan persetujuan tertulis lebih dulu. Alasan kebijakan itu sederhana: kalau pusat bermasalah, yang menanggung adalah para mitra yang uangnya tertahan.

Ada juga alasan praktis. Pencairan selalu dikirim ke rekening pemilik akun yang sudah diverifikasi, dan saat verifikasi sistem memeriksa bahwa nama pemilik rekening cocok dengan nama di KTP serta bahwa KTP dan rekening itu tidak dipakai akun lain. Jadi satu akun tidak bisa mencairkan sebagian dana ke rekening mitra, dan pusat tidak bisa membuat akun atas nama mitra dengan KTP pusat.

Tiga susunan akun

Dua susunan pertama hanya untuk outlet yang benar-benar milik pusat. Bedanya dibahas lengkap di perbandingan satu akun untuk beberapa usaha dan akun terpisah. Ringkasnya: satu login bisa memiliki paling banyak lima usaha, semuanya mencairkan ke rekening pemilik yang sama, dan setiap usaha punya halaman pembayaran, jatah sebelum verifikasi, kunci API, dan daftar transaksinya sendiri. Kalau outlet milik pusat lebih dari lima, gabungkan dalam satu usaha dan bedakan dengan kode outlet di keterangan setiap tagihan, misalnya “OTL-03 Bekasi”.

Outlet mitra: langkah yang dikerjakan mitra

1. Mitra mendaftar dengan emailnya sendiri, lalu menyelesaikan verifikasi dengan KTP, selfie, dan rekening atas namanya. Tanpa PT pun bisa; langkahnya ada di panduan verifikasi akun.
2. Nama usaha diisi dengan pola yang disepakati, misalnya nama merek ditambah lokasi. Nama ini yang dibaca pembeli di halaman pembayaran.
3. Mitra mengaktifkan halaman pembayaran dan mencetak QR-nya sebagai PDF A6 atau lembar meja A5. Pusat cukup menentukan pilihan warna tema dan posisi pemasangan supaya semua outlet terlihat seragam.
4. Mitra mengundang email pusat sebagai Staf lewat Pengaturan → Tim. Setelah undangan diterima, akun pusat bisa berpindah antar outlet lewat pilihan Merchant di sidebar.

Sebelum verifikasi selesai, setiap akun hanya bisa membuat 10 permintaan pembayaran dengan total Rp 1.000.000. Jadwalkan verifikasi mitra sebelum hari pembukaan outlet, bukan pada hari itu.

Apa yang dilihat pusat sebagai Staf

Peran Staf memberi pusat yang dibutuhkan untuk mengawasi penjualan: daftar transaksi, unduhan CSV, dan riwayat pencairan. Kolom CSV memuat tanggal, referensi, keterangan, status, nominal kotor, biaya, bersih, dan sumber pembayaran, jadi omzet bulanan mitra bisa dihitung dari baris berstatus Dibayar tanpa bergantung pada laporan yang diketik ulang.

Yang tidak bisa dilakukan Staf sama pentingnya: mencairkan dana, mengganti rekening atau jadwal pencairan, mengubah metode pembayaran, dan mengundang anggota. Uang dan rekening tetap di tangan mitra. Satu hal perlu disepakati tertulis: Staf bisa membuat dan membatalkan permintaan pembayaran di akun mitra. Pusat sebaiknya berjanji tidak memakai hak itu, dan mitra bisa mencabut aksesnya kapan saja. Rincian setiap peran ada di halaman anggota tim dan role.

Kalau pusat menjalankan sistem kasir sendiri yang dipasang di semua outlet, sistem itu membutuhkan kunci API milik akun setiap mitra, karena satu usaha punya satu kunci aktif per mode. Mitra bisa mengundang pengembang pusat sebagai Developer, yang memegang kunci API dan webhook tetapi juga tidak bisa mencairkan dana.

Royalti, bahan baku, dan biaya kemitraan

Uang yang mengalir dari mitra ke pusat adalah transaksi pusat sendiri, jadi pusat menagihnya dari akunnya dengan permintaan pembayaran biasa. Tiga tagihan yang lazim:

• Royalti bulanan. Contoh ilustratif: 5% dari omzet Rp 24.000.000 adalah Rp 1.200.000. Karena di atas Rp 1.000.000, biayanya 1% atau Rp 12.000, dan tagihannya wajib membawa nama mitra, WhatsApp atau email, keterangan minimal 10 karakter, serta tanggal pengiriman. Dengan sedikit mitra yang membayar tepat waktu, transfer bank biasa sering lebih murah; Kasera Pay berguna saat mitra sudah puluhan dan pencocokan manual mulai memakan waktu.
• Bahan baku. Kiriman bubuk minuman dan cup senilai Rp 800.000 berbiaya Rp 5.850 lewat QRIS atau Rp 5.000 lewat Virtual Account. Tagih saat barang dikirim, dengan nomor surat jalan di keterangan.
• Paket kemitraan awal. Paket Rp 15.000.000 melewati maksimum satu pembayaran Rp 10.000.000, sehingga dipecah, misalnya Rp 10.000.000 dan Rp 5.000.000 dengan biaya Rp 100.000 dan Rp 50.000. Pusat yang rutin menerima pembayaran sebesar ini bisa meminta maksimum Virtual Account akunnya dinaikkan lewat halo@kasera.id. Kalau booth dan peralatannya baru diserahkan lebih dari 30 hari setelah dibayar, penagihannya termasuk pembayaran di muka untuk barang fisik yang membutuhkan persetujuan tertulis lebih dulu.

Pada akun yang masih baru, dana pembayaran di atas Rp 1.000.000 menunggu konfirmasi pembayar, atau sehari setelah tanggal pengiriman lewat tanpa laporan, sebelum ikut dicairkan. Aturan lengkapnya ada di panduan pembayaran di atas Rp 1.000.000.

Biaya penjualan di outlet

Sampai Rp 1.000.000, QRIS berbiaya 0,7% + Rp 250 dan Virtual Account Rp 5.000 per pembayaran berhasil. Segelas minuman Rp 18.000 berbiaya Rp 376 lewat QRIS, dan paket Rp 45.000 berbiaya Rp 565. Biaya ini dipotong dari pembayaran yang masuk ke akun mitra, jadi mitra yang menanggungnya, dan pencairan ke rekening mitra berbiaya Rp 3.000 per pencairan. Kalau royalti dihitung dari omzet, tulis di perjanjian apakah omzet berarti nominal kotor atau bersih setelah biaya transaksi; kolom CSV memuat keduanya. Daftar tarif dan kalkulatornya ada di halaman biaya transaksi.

Pertanyaan yang sering muncul