Tagihan per transaksi atau rekap mingguan untuk pelanggan tetap: biaya tetap yang dibayar berulang melawan piutang yang ikut menumpuk

Jawaban singkatnya: rekap mingguan hampir selalu lebih murah selama totalnya tidak melewati Rp 1.000.000, dan tagihan per transaksi hampir selalu lebih aman. Rekap menghemat komponen tetap biaya di setiap pembayaran, tetapi berarti memberi utang selama seminggu kepada pelanggan. Untuk rekap di atas Rp 1.000.000, hitungannya berbalik: tarifnya 1% atas seluruh nominal, dan tagihan per transaksi yang masing-masing kecil menjadi lebih murah. Pilihan yang tepat ditentukan oleh dua angka: total seminggu dan seberapa yakin pelanggan itu membayar.

Rumus yang menentukan

Di Kasera Pay, QRIS dikenai 0,7% (dibulatkan ke atas) ditambah Rp 250 untuk pembayaran sampai Rp 1.000.000, dan Virtual Account Rp 5.000. Di atas Rp 1.000.000, keduanya 1% atas seluruh nominal. Bagian persen QRIS hampir sama besar entah dibayar sekaligus atau dicicil, jadi yang benar-benar dihemat rekap QRIS adalah Rp 250 untuk setiap pembayaran yang tidak terjadi. Sepuluh pembelian yang digabung menjadi satu rekap menghemat sekitar Rp 2.250 seminggu.

Virtual Account baru masuk hitungan saat rekapnya besar. Rp 5.000 flat lebih murah dari QRIS mulai sekitar Rp 678.600, sehingga rekap antara angka itu dan Rp 1.000.000 paling murah lewat Virtual Account. Di bawahnya, QRIS lebih murah. Di atas Rp 1.000.000, keduanya sama-sama 1%. Kalkulator per nominal ada di halaman biaya.

Lima pola belanja, dengan angka ilustrasi

Tiga baris pertama memihak rekap: yang paling mencolok adalah pembelian kecil yang sering, di mana rekap memangkas biaya sampai seperempatnya. Dua baris terakhir memihak tagihan per transaksi, karena setiap pembelian tetap di bawah garis dan dikenai tarif biasa, sedangkan rekapnya dikenai 1%. Usaha yang pelanggannya berbeda-beda besar belanjanya akan menemukan keduanya di daftar pelanggan yang sama.

Yang tidak muncul di tabel biaya

• Piutang. Tagihan per transaksi dibayar sebelum barang atau jasa diserahkan. Rekap berarti barang sudah keluar seminggu sebelum uangnya masuk. Satu pelanggan yang menghilang dengan rekap Rp 840.000 menghapus selisih biaya dari ratusan rekap lain. Rekap layak ditawarkan ke pelanggan yang sudah beberapa kali membayar tepat waktu, bukan ke pelanggan baru.
• Sengketa satu baris. Pembayaran per transaksi cocok dengan sendirinya: satu pembelian, satu status Dibayar. Rekap membutuhkan rincian yang diperiksa pelanggan, dan satu baris yang dibantah menahan seluruh tagihan. Kirim rinciannya bersama tautan, bukan setelah ditanya.
• Waktu di tempat. Tagihan per transaksi membuat pelanggan memindai setiap kali barang datang, yang memperlambat pengantar dan kasir di jam sibuk. Rekap memindahkan pekerjaan itu ke satu waktu dalam seminggu.
• Masa berlaku tautan. Tagihan dari dashboard berlaku 60 menit. Rekap dibuat saat pelanggan siap membayar, misalnya setelah rincian disepakati lewat chat, bukan dikirim pagi hari untuk dibayar malamnya. Integrasi API bisa mengatur masa berlaku sendiri lewat expires_in_minutes.

Rekap yang melewati Rp 1.000.000

Sejak 26 Oktober 2026, selain tarif 1%, setiap pembayaran di atas Rp 1.000.000 wajib membawa nama pembayar, nomor WhatsApp atau email, keterangan minimal 10 karakter, dan tanggal pengiriman. Untuk akun yang masih baru, yaitu kurang dari 14 hari sejak pembayaran pertama atau belum dibayar 25 pembeli berbeda, dananya menunggu pembayar menekan konfirmasi pesanan diterima, atau sehari setelah tanggal pengiriman lewat tanpa laporan. Tepat Rp 1.000.000 masih memakai tarif biasa. Penjelasan lengkapnya ada di panduan menerima pembayaran di atas Rp 1.000.000.

Untuk pelanggan yang belanjanya besar, pertanyaannya bukan cara menahan rekap di bawah garis, melainkan apakah pelanggan itu memang perlu direkap. Pelanggan yang setiap pembeliannya sudah ratusan ribu biasanya sanggup membayar saat barang datang, dan tagihan per transaksi sekaligus menghapus piutangnya.

Susunan campuran yang dipakai kebanyakan usaha

1. Pelanggan baru dan pembeli sekali lewat: tagihan per transaksi, dibayar di tempat.
2. Pelanggan tetap dengan belanja kecil dan sering: rekap mingguan lewat QRIS, atau lewat Virtual Account kalau totalnya antara sekitar Rp 678.600 dan Rp 1.000.000.
3. Pelanggan tetap dengan belanja besar per kali: tetap per transaksi.
4. Pelanggan rekap yang dua kali telat: kembali ke per transaksi.

Simpan pelanggan rekap sebagai pelanggan tersimpan supaya setiap tagihan terkait ke satu nama dan riwayatnya terbaca, dan tulis periodenya di keterangan, misalnya “Rekap 20 sampai 26 Oktober, 7 kiriman”. Contoh penerapan per bidang ada di panduan pembayaran agen dan grosir sembako dan panduan pembayaran jasa kurir dan ojek lokal. Untuk utang yang dicatat di buku bon dan dilunasi tanpa jadwal tetap, susunannya berbeda dan dibahas di artikel menagih kasbon pelanggan warung.

Pertanyaan yang sering muncul