Blog · Terbit 8 Oktober 2026

Menagih kasbon pelanggan warung lewat QRIS: buku bon tetap jadi catatan utang, tagihan dibuat saat pelanggan siap bayar, dan cicilan yang dicatat per pembayaran

Kasbon di warung tetap dicatat di buku bon. Yang berubah hanya cara pelunasannya: pelanggan membayar lewat QRIS atau Virtual Account, dan setiap pembayaran tercatat otomatis dengan nominal, jam, dan keterangannya, sehingga tidak ada lagi “kemarin sudah transfer, kok masih ditulis”. Susunan yang bekerja punya tiga bagian. Pelunasan penuh ditagih dengan permintaan pembayaran bernominal pas, dibuat saat pelanggan siap membayar. Cicilan diterima lewat QR halaman pembayaran permanen yang nominalnya diisi pelanggan sendiri. Setiap pembayaran yang berstatus Dibayar dicoret di buku bon hari itu juga, dengan tanggal dan nominal yang sama persis.

Buku bon tetap memegang sisa utang

Kasera Pay mencatat pembayaran, bukan piutang. Tidak ada kolom “sisa kasbon” yang berkurang sendiri saat pelanggan membayar. Karena itu jangan memindahkan catatan utang ke mana pun hanya karena pelunasannya sudah lewat QRIS. Buku bon, atau satu lembar spreadsheet per pelanggan, tetap menjadi tempat utang ditambah saat pelanggan mengambil barang dan dikurangi saat pembayaran masuk.

Yang ditambahkan adalah pasangan untuk setiap coretan. Di buku bon, tulis “lunas QRIS 85.000, 12/10”, bukan sekadar mencoret halaman. Saat ada pelanggan yang lupa, baris itu bisa dicocokkan dengan transaksi Dibayar di dashboard pada tanggal yang sama.

Pelunasan penuh: tagihan bernominal pas, dibuat saat pelanggan siap

Saat pelanggan datang dan berkata “totalnya berapa, saya bayar sekarang”, hitung dari buku bon, lalu buat permintaan pembayaran dari dashboard atau aplikasi Android: isi Nominal, pilih QRIS, dan isi Keterangan, misalnya “Kasbon Bu Sri 1 sampai 10 Oktober, 14 item”. Layar langsung menampilkan QR yang bisa di-scan pelanggan di depan meja. Keterangan itu tampil di halaman pembayaran pelanggan dan tersimpan di transaksi, jadi kedua pihak melihat periode yang sama.

Untuk pelanggan yang membayar dari jauh, misalnya pekerja yang melunasi setiap tanggal gajian, tautan yang sama ditempel ke chat. Satu hal yang paling sering salah: tagihan dari dashboard berlaku 60 menit, lalu berubah Kedaluwarsa. Kirim tagihan saat pelanggan membalas bahwa ia siap membayar, bukan sekaligus ke semua pelanggan pada malam sebelum tanggal 25. Pelanggan yang terlambat dibuatkan tagihan baru; caranya tanpa membuat pembayaran dobel ada di panduan menagih ulang tautan yang kedaluwarsa.

Cicilan: QR halaman permanen, nominal diisi pelanggan

Banyak kasbon tidak lunas sekali bayar. Pelanggan membayar Rp 50.000 hari ini dan sisanya minggu depan. Untuk itu, halaman pembayaran permanen dengan pengaturan nominal bebas lebih cocok daripada tagihan baru setiap kali. Alamatnya tetap, misalnya pay.kasera.id/pp/warung-bu-tini, QR-nya bisa dicetak dan ditempel dekat kasir, dan pelanggan mengisi sendiri nominal, nama, dan catatan sebelum membayar. Setiap pembayaran tercatat sendiri-sendiri di Transaksi dengan nama dan catatan itu.

Kelemahannya juga ada di sana: nama diketik pelanggan, jadi “Sri”, “bu sri”, dan “Sri RT 03” bisa orang yang sama atau dua orang berbeda. Tempel satu kalimat di bawah QR yang dicetak: “Tulis nama seperti di buku bon dan isi catatan: cicil kasbon”. Kalau satu kampung punya dua Bu Sri, beri mereka nama bon yang berbeda sejak hari pertama.

Halaman bernominal bebas menerima angka apa pun di atas minimum, termasuk angka yang salah ketik. Karena pembayaran QRIS dan Virtual Account tidak bisa dibatalkan atau dikembalikan lewat Kasera, kelebihan bayar diselesaikan di buku bon sebagai saldo titip atau dikembalikan tunai. Itulah alasan pelunasan penuh tetap memakai tagihan bernominal pas, dan halaman bebas hanya untuk cicilan.

Pelanggan tetap: riwayat bayar yang bisa ditunjukkan

Selisih kasbon biasanya bukan soal nominal, melainkan soal ingatan: “bulan lalu saya sudah bayar seratus”. Untuk pelanggan yang rutin berutang, simpan mereka di menu Pelanggan dengan nama dan nomor HP. Kolom ID di formulir pelanggan bisa diisi nomor halaman di buku bon, sehingga pelanggan juga bisa dicari dengan nomor itu. Saat membuat tagihan pelunasan, nyalakan Data pembeli dan pilih pelanggan itu, sehingga pembayarannya terkait ke catatannya.

Halaman detail pelanggan lalu menampilkan daftar pembayarannya, dan tombol Lihat di Transaksi membuka semua transaksinya sekaligus. Itu yang ditunjukkan saat ada yang ragu. Pembayaran lewat halaman permanen tidak terkait ke catatan Pelanggan, karena pelanggan hanya mengetik nama, jadi untuk pelanggan dengan kasbon besar, tagihan bernominal pas yang terkait ke catatannya memberi bukti yang lebih rapi.

Yang jangan ikut ditagih lewat akun warung

Dua hal sering menempel di kasbon warung dan perlu dipisahkan sebelum tagihan pertama. Pertama, rokok. Tembakau, vape, dan alkohol termasuk kegiatan yang membutuhkan persetujuan tertulis Kasera Pay lebih dulu, dan itu berlaku untuk penjualannya, bukan hanya untuk kasbonnya. Warung yang menjual rokok mengirim email ke halo@kasera.id sebelum mulai, menjelaskan apa saja yang dijual.

Kedua, jasa tarik tunai dan transfer titipan. Warung yang juga menjadi agen tarik tunai kadang mencatat “pinjam uang tunai 200 ribu” di buku bon yang sama. Transfer uang dan penukaran uang sebagai usaha tidak pernah diizinkan lewat Kasera Pay, jadi utang semacam itu tidak dimasukkan ke tagihan lewat akun warung. Pisahkan barisnya di buku bon supaya tagihan QRIS hanya berisi belanja barang.

Biaya per pelunasan, dengan angka ilustrasi

Biaya QRIS 0,7% + Rp 250 per pembayaran berhasil, dibulatkan ke atas ke rupiah utuh; Virtual Account Rp 5.000 per pembayaran berhasil; pencairan ke rekening bank Rp 3.000 per pencairan. Tidak ada biaya bulanan, dan tagihan yang kedaluwarsa atau dibatalkan tidak dikenai biaya. Semua nominal di bawah hanya contoh.

Kasbon seminggu Rp 85.000 lewat QRIS: biaya Rp 845.
Kasbon sebulan Rp 230.000 lewat QRIS: biaya Rp 1.860. Lewat Virtual Account: Rp 5.000.
Kasbon yang sama dicicil Rp 100.000 lalu Rp 130.000 lewat QRIS: Rp 950 dan Rp 1.160, Rp 2.110 seluruhnya. Setiap cicilan tambahan menambah Rp 250 dibanding sekali lunas.
Cicilan kecil Rp 20.000 lewat QRIS: biaya Rp 390, hampir 2% dari nominalnya.

Untuk kasbon warung, tawarkan QRIS saja. Virtual Account baru lebih murah dari QRIS di atas sekitar Rp 678.600, nominal yang jarang dicapai kasbon rumah tangga. Kalau biaya ingin ditanggung pelanggan, centang Terima utuh saat membuat tagihan; pelanggan lalu melihat total yang lebih besar dari angka di buku bon, jadi sebutkan alasannya sebelum mereka bertanya. Rincian hitungannya ada di halaman biaya.

Biaya pencairan dihitung per pencairan, bukan per pembayaran. Warung yang memilih jadwal harian dan menerima pelunasan hampir setiap hari bisa dicairkan 22 kali sebulan, atau Rp 66.000 hanya untuk pencairan; jadwal mingguan berarti sekitar empat pencairan, Rp 12.000 untuk uang yang sama. Kalau modal belanja ke grosir dibutuhkan setiap Senin, jadwal mingguan biasanya cukup. Pilihan jadwalnya dijelaskan di panduan pencairan dana.

Sebelum tanggal gajian pertama

Pertama, selesaikan verifikasi. Sebelum akun disetujui, batasnya 10 pembayaran dengan total Rp 1.000.000, dan satu tanggal gajian di warung yang ramai bisa menghabiskannya dalam sehari. Langkahnya ada di panduan verifikasi akun. Kedua, kalau warung dijaga bergantian oleh anggota keluarga, undang mereka sebagai Staf. Staf bisa membuat, melihat, dan membatalkan permintaan pembayaran, tetapi tidak bisa mencairkan dana atau mengubah rekening pencairan. Ketiga, sepakati satu aturan dengan pelanggan: kasbon dianggap lunas saat transaksinya tampil Dibayar di ponsel warung, bukan saat pelanggan menunjukkan layar ponselnya sendiri.

Pertanyaan yang sering muncul

Bisakah Kasera Pay menyimpan sisa kasbon tiap pelanggan?

Tidak. Kasera Pay mencatat pembayaran yang masuk, lengkap dengan nominal, waktu, dan keterangannya, tetapi tidak menyimpan saldo utang atau mengurangkannya sendiri. Sisa kasbon tetap dihitung di buku bon atau spreadsheet warung. Yang bisa dilakukan Kasera Pay adalah menunjukkan riwayat pembayaran satu pelanggan di halaman Pelanggan, sehingga setiap coretan di buku bon punya pasangan yang bisa dibuka.

Pelanggan salah ketik nominal di halaman pembayaran dan kelebihan bayar. Bisa dibatalkan?

Tidak lewat Kasera Pay. Pembayaran QRIS dan Virtual Account yang sudah Dibayar tidak bisa dibatalkan atau dikembalikan lewat Kasera. Kelebihannya dicatat di buku bon sebagai saldo titip untuk belanja berikutnya, atau dikembalikan tunai dari laci. Supaya jarang terjadi, pelanggan yang melunasi seluruh kasbon ditagih dengan permintaan bernominal pas, bukan lewat halaman bernominal bebas.

Pelanggan minta dikirimi tagihan sekarang, tetapi baru bisa bayar besok setelah gajian. Bagaimana?

Jangan kirim tagihannya sekarang. Permintaan pembayaran dari dashboard berlaku 60 menit, lalu berubah Kedaluwarsa dan tidak bisa dibayar. Kirim totalnya sebagai pesan biasa, lalu buat tagihan saat pelanggan membalas bahwa ia siap membayar. Tagihan yang kedaluwarsa tidak dikenai biaya, tetapi tautan mati di chat membuat pelanggan mengira warung salah kirim.