Blog · Terbit 24 Oktober 2026

Menerima pembayaran agen dan grosir sembako: biaya yang dihitung terhadap margin, tagihan yang dibayar warung saat barang diturunkan, dan rekap mingguan untuk langganan

Agen sembako hidup dari margin yang tipis dan volume yang besar: beras, minyak goreng, gula, telur, dan mi instan dijual ke warung dengan selisih yang sering hanya beberapa persen. Karena itu pertanyaan pertama bukan metode apa yang dipakai, melainkan berapa bagian margin yang habis untuk biaya transaksi, dan apa yang dibeli dengan biaya itu. Ringkasnya: hitung biaya terhadap margin, tagih warung baru per kiriman saat barang diturunkan, tagih warung langganan sekali seminggu lewat rekap, dan biarkan pelanggan yang sudah lancar membayar tunai atau transfer tetap seperti itu.

Hitung terhadap margin, bukan terhadap omzet

QRIS dikenai 0,7% (dibulatkan ke atas) + Rp 250 per pembayaran berhasil, Virtual Account Rp 5.000 tetap, tanpa biaya pendaftaran dan tanpa biaya bulanan. Terhadap omzet angkanya terlihat kecil. Terhadap margin, tidak. Tabel ini memakai margin ilustratif 4%, angka yang wajar untuk barang pokok; margin sebenarnya berbeda per barang dan per agen.

Nota	Margin 4%	Biaya QRIS	Biaya Virtual Account
Rp 150.000	Rp 6.000	Rp 1.300 (22% margin)	Rp 5.000 (83% margin)
Rp 450.000	Rp 18.000	Rp 3.400 (19% margin)	Rp 5.000 (28% margin)
Rp 900.000	Rp 36.000	Rp 6.550 (18% margin)	Rp 5.000 (14% margin)

Dua hal terbaca dari tabel itu. Pertama, Virtual Account untuk nota kecil hampir menghabiskan marginnya; titik impas kedua metode ada di sekitar Rp 678.600, dan di bawahnya QRIS selalu lebih murah. Kedua, bahkan dengan metode yang tepat, kira-kira seperlima margin berpindah ke biaya. Rincian cara biaya dihitung ada di halaman biaya transaksi dan pencairan.

Jadi biaya itu harus membeli sesuatu. Yang dibelinya ada tiga: sopir tidak lagi membawa uang tunai sepanjang rute, tidak ada lagi bukti transfer yang harus dicocokkan satu per satu ke mutasi rekening, dan status Dibayar berubah karena uangnya benar-benar masuk, bukan karena ada tangkapan layar. Kalau tiga masalah itu tidak ada, misalnya karena agen hanya melayani sepuluh warung yang semuanya membayar tunai di gudang, tidak ada alasan memindahkan semuanya. Pembayaran lewat Kasera Pay paling berguna untuk warung baru yang belum dikenal, rute yang jauh dari gudang, dan pemilik warung yang lebih suka membayar dari ponsel.

Tiga cara warung membayar

Cara	Cocok untuk	Metode yang masuk akal
Tagihan per kiriman, dibuat sopir saat barang diturunkan	Warung baru dan warung yang belanjanya tidak rutin	QRIS untuk hampir semua nota sembako harian
Rekap mingguan, satu tagihan per warung	Warung langganan yang sudah dipercaya dan menerima kiriman beberapa kali seminggu	Virtual Account kalau rekapnya di atas sekitar Rp 678.600, QRIS di bawahnya
Tunai atau transfer biasa ke rekening agen	Pelanggan lama yang selama ini membayar lancar	Tidak memakai Kasera Pay sama sekali

Per kiriman. Barang dihitung bersama pemilik warung di depan toko, lalu sopir membuat permintaan pembayaran dari ponselnya untuk jumlah yang benar-benar diterima, dan pemilik warung memindai QR dari layar sopir. Barang yang kurang atau rusak dikeluarkan dari nota sebelum tagihan dibuat, sehingga tidak ada selisih yang harus dikembalikan sesudahnya. Tagihan berlaku 60 menit secara default, cukup untuk pembayaran di tempat.

Rekap mingguan. Untuk langganan, setiap kiriman dicatat di nota agen seperti biasa, lalu pada hari rekap satu tagihan dikirim lewat WhatsApp untuk total seminggu. Tagihan dibuat saat pemilik warung sudah siap membayar, bukan malam sebelumnya, karena masa berlakunya pendek. Piutang selama seminggu itu adalah kredit yang diberikan agen, dan Kasera Pay mencatat pembayaran, bukan piutang: buku piutang tetap dipegang agen. Sisi sebaliknya, yaitu warung yang menagih kasbon pelanggannya sendiri, dibahas di tulisan tentang menagih kasbon pelanggan warung.

Rekap mingguan: kapan lebih murah, dan kapan tidak

Ambil warung yang menerima enam kiriman seminggu masing-masing Rp 150.000. Ditagih per kiriman lewat QRIS, biayanya 6 x Rp 1.300 = Rp 7.800 seminggu. Ditagih sekali sebagai rekap Rp 900.000, biayanya Rp 5.000 lewat Virtual Account. Selisihnya Rp 2.800 per warung per minggu, atau sekitar Rp 145.000 setahun untuk satu warung. Untuk agen dengan empat puluh warung langganan, itu sudah lebih dari Rp 5,8 juta setahun.

Hitungannya berbalik untuk warung yang belanjanya besar. Mulai 26 Oktober 2026, pembayaran di atas Rp 1.000.000 dikenai 1% atas seluruh nominal untuk QRIS maupun Virtual Account. Warung dengan delapan kiriman Rp 150.000 seminggu membayar Rp 10.400 kalau ditagih per kiriman lewat QRIS, tetapi Rp 12.000 kalau ditagih sebagai rekap Rp 1.200.000. Pembayaran di atas Rp 1.000.000 juga wajib mencantumkan nama pembeli, nomor telepon atau email, keterangan barang, dan tanggal pengiriman. Tepat Rp 1.000.000 masih memakai tarif biasa. Memecah satu rekap menjadi dua tagihan sekaligus tidak mengubah apa pun, karena tautan ke kontak pembeli yang sama dalam 30 menit dihitung sebagai satu nominal. Untuk warung besar, pilihannya adalah menagih per kiriman, atau menerima tarif 1% sebagai harga kemudahan satu tagihan seminggu. Pertimbangan di luar tarif antara kedua metode ada di panduan memilih QRIS atau Virtual Account.

Harga yang berubah tiap minggu

Harga minyak goreng, gula, dan telur di tingkat agen bisa berubah dari satu pengiriman ke pengiriman berikutnya. Nominal sebuah tagihan dikunci saat tagihan dibuat, jadi rekap dibuat setelah semua harga minggu itu final, dan perubahan harga dicatat di nota agen, bukan dikoreksi di tagihan yang sudah terbit. Kalau ternyata salah, batalkan tagihan yang belum dibayar dan buat ulang dengan angka yang benar.

Kolom keterangan adalah tempat yang menyambungkan pembayaran dengan nota. Tetapkan satu pola dan pakai di setiap tagihan, misalnya Rekap 19-24 Okt · Warung Bu Sri · 6 kiriman. Kotak pencarian di daftar transaksi mencari keterangan itu, sehingga riwayat bayar satu warung bisa ditunjukkan saat ada selisih. Untuk warung langganan, simpan pemiliknya sebagai pelanggan dengan nomor HP yang ditulis dengan format yang sama setiap kali; aturan pencocokannya dijelaskan di tulisan tentang menyimpan pembeli sebagai pelanggan.

Sopir dan admin gudang sebagai Staf

Sopir yang menagih di tempat tidak perlu login pemilik. Undang dari Pengaturan, Tim, dengan role Staf: Staf bisa membuat dan melihat permintaan pembayaran, tetapi tombol Cairkan sekarang dan pengaturan rekening pencairan tetap milik pemilik. Saat sopir berganti, pemilik menghapusnya dan aksesnya berhenti saat itu juga. Daftar hak akses tiap role ada di halaman anggota tim dan role. Pencairan ke rekening agen dikenai Rp 3.000 per pencairan, dengan jadwal harian, mingguan, dua minggu sekali, bulanan, atau manual; untuk agen yang membayar pemasok sekali seminggu, jadwal mingguan berarti satu biaya pencairan, bukan tujuh.

Barang rusak, retur, dan kelebihan bayar

Pembayaran QRIS dan Virtual Account yang sudah berhasil tidak punya jalur pengembalian di sistem; uang yang harus dikembalikan ditransfer agen dari rekeningnya sendiri, dan biaya transaksinya tidak kembali. Aturannya ada di halaman refund dan komplain. Di grosir, jalan yang lebih murah hampir selalu tersedia: telur pecah atau kemasan rusak yang ditemukan setelah dibayar dipotong dari rekap minggu berikutnya, dengan nomor nota asalnya dicatat di nota agen. Di dashboard, pembayaran asalnya tetap berstatus Dibayar dengan nominal penuh, jadi catatan potongan itu satu-satunya jejaknya.

Sebelum rute pertama

Selesaikan verifikasi akun lebih dulu. Sebelum terverifikasi, akun hanya punya jatah 10 permintaan pembayaran dengan total Rp 1.000.000 seumur akun, dan satu hari rute bisa melewatinya. Agen yang juga menyalurkan rokok perlu tahu satu hal lagi: tembakau, vape, dan alkohol termasuk kegiatan yang membutuhkan persetujuan tertulis Kasera Pay lebih dulu, jadi kabarkan daftar barang yang dijual ke halo@kasera.id sebelum tagihan pertama. Setelah itu, nyalakan QRIS dan Virtual Account di Pengaturan, Metode pembayaran, tentukan pola keterangan yang dipakai semua sopir, pilih warung mana yang masuk rekap mingguan, dan biarkan pelanggan yang selama ini lancar membayar dengan cara lamanya.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah biaya transaksi bisa dibebankan ke warung?

Bisa. Opsi Terima utuh di formulir permintaan pembayaran membuat nominal yang diketik menjadi yang diterima agen, dan warung melihat total yang lebih besar sebelum membayar. Rekap Rp 900.000 lewat Virtual Account menjadi Rp 905.000 bagi warung. Apakah itu diterima pelanggan adalah keputusan dagang: di grosir yang bersaing ketat, banyak agen memilih menanggungnya sendiri dan memasukkannya ke harga.

Bisakah tagihan tempo dibuat hari ini untuk dibayar minggu depan?

Tidak secara praktis. Permintaan pembayaran berlaku 60 menit secara default dan maksimumnya mengikuti konfigurasi akun, secara default 24 jam. Untuk tempo, catatan piutangnya tetap di buku agen, dan tagihannya dibuat pada hari jatuh tempo, saat pemilik warung memang siap membayar.

Bagaimana kalau warung membayar rekap lebih dari Rp 1.000.000?

Sampai 25 Oktober 2026 tarif biasa berlaku. Mulai 26 Oktober 2026, pembayaran di atas Rp 1.000.000 dikenai 1% atas seluruh nominal untuk QRIS maupun Virtual Account, dan harus mencantumkan nama pembeli, nomor telepon atau email, keterangan barang, dan tanggal pengiriman. Rekap Rp 1.200.000 menjadi Rp 12.000. Tepat Rp 1.000.000 masih memakai tarif biasa.