Blog · Terbit 27 Oktober 2026

Menerima pembayaran reuni sekolah dan acara alumni

Panitia reuni menagih ratusan orang yang tersebar di banyak kota, untuk acara yang baru terjadi beberapa bulan lagi, dengan uang yang sebagian besar langsung berpindah ke gedung dan katering. Bentuk itulah yang menentukan urutannya. Susunan yang bekerja:

persetujuan tertulis diurus sebelum poster pendaftaran dibagikan;
satu akun dipegang bendahara terverifikasi, dengan koordinator kelas sebagai Staf;
satu halaman pembayaran, dengan setiap paket sebagai pilihan nominal yang mengikat;
satu format catatan: nama, kelas, paket, ukuran kaos;
tenggat pendaftaran yang mengikuti tenggat katering, bukan tanggal acara.

Persetujuan yang diurus lebih dulu

Reuni menyentuh tiga butir yang menurut kebijakan penggunaan terlarang Kasera Pay hanya boleh dijalankan dengan persetujuan tertulis lebih dulu: acara yang dibayar jauh sebelum diserahkan, panitia acara yang memegang dana vendor, dan donasi. Pendaftaran peserta masuk butir pertama, pembayaran gedung dan katering dari uang peserta masuk butir kedua, dan sumbangan untuk guru, beasiswa, atau renovasi sekolah masuk butir ketiga. Ketiganya disebutkan dalam satu permohonan, beserta tanggal acara, perkiraan jumlah peserta, vendor yang dibayar dari dana itu, dan ke mana sumbangan diteruskan.

Urutannya: daftar, selesaikan verifikasi identitas dan rekening, kirim permohonan, tunggu jawaban, baru sebar poster. Sebelum verifikasi selesai, akun hanya bisa membuat 10 pembayaran dengan total Rp 1.000.000, jatah yang tidak cukup untuk empat peserta Rp 350.000. Pola umum penjualan tiket acara, termasuk kenapa tidak ada e-tiket dan pemindaian di pintu, ada di panduan menjual tiket acara lewat QRIS. Sumbangan yang dibuka untuk publik di luar lingkungan alumni punya urusan izin sendiri menurut undang-undang, yang dibahas di artikel donasi dan patungan online.

Akun siapa, dan rekening siapa

Panitia reuni tidak berbadan hukum, jadi akunnya diverifikasi atas KTP satu orang dan dananya dicairkan ke rekening atas nama orang yang sama. Nama yang dilihat alumni di halaman pembayaran adalah nama usaha yang disimpan, misalnya “Alumni SMAN 3 Angkatan 2006”, bukan nama bendaharanya. Rekening atas nama panitia tidak bisa dipakai karena tidak cocok dengan nama di KTP; akibat lengkapnya ada di artikel menerima pembayaran atas nama organisasi.

Koordinator kelas dan sekretaris diundang sebagai Staf. Staf bisa membuat dan melihat pembayaran serta mengunduh CSV, tetapi tidak menyentuh rekening pencairan, dan pengaturan halaman pembayaran hanya bisa diubah pemilik. Kalau bendahara sudah memakai Kasera Pay untuk usahanya sendiri, reuni didaftarkan sebagai usaha kedua: setiap akun hanya punya satu halaman pembayaran, dan kas reuni sebaiknya tidak tercampur dengan penjualan. Kedua usaha tetap mencairkan ke rekening yang sama, jadi pemindahan ke rekening penampung reuni, kalau ada, dicatat sebagai langkah tersendiri.

Paket sebagai pilihan nominal yang mengikat

Halaman pembayaran berbentuk alamat tetap pay.kasera.id/pp/nama-halaman yang dipasang di poster dan pesan grup. Untuk akun yang memang hanya dipakai angkatan itu, nama angkatan adalah nama yang tidak akan berubah, misalnya alumni-sman3-2006, sehingga alamat yang sama bisa dipakai lagi untuk reuni berikutnya. Paketnya diisi sebagai pilihan nominal: 120000 untuk kaos saja bagi yang tidak hadir, 250000 untuk peserta, 600000 untuk peserta dengan pasangan dan anak. Tanpa izin nominal lain, daftar itu mengikat: angka di luar daftar ditolak, sehingga tidak ada yang membayar Rp 200.000 untuk paket Rp 250.000. Keempat pengaturan nominal dan urutan saling menimpanya dijelaskan di panduan halaman pembayaran yang dipakai berulang.

Sumbangan tidak dicampur ke daftar paket. Membuka nominal bebas di halaman yang sama membuat daftar paketnya tidak lagi mengikat. Penyumbang dibuatkan tautan per orang dari dashboard dengan nominal yang ia sebutkan, dikirim saat ia siap membayar karena tautan dari dashboard berlaku 60 menit.

Satu baris catatan yang menjadi daftar hadir

Halaman pembayaran menanyakan nama dan catatan. Catatan menjadi keterangan transaksi, ikut ke ekspor CSV, dan bisa dicari di daftar transaksi, jadi formatnya ditetapkan sekali di poster: “Nama, kelas, paket, ukuran kaos”, misalnya “Rina Ayu, 12 IPA 2, pasangan, L”. Satu baris itu menjadi daftar hadir di meja registrasi, rekap ukuran untuk konveksi, dan jumlah porsi untuk katering. Peserta yang membayarkan dua orang menulis kedua namanya di baris yang sama.

Tenggat mengikuti katering

Katering dan gedung biasanya meminta jumlah final seminggu sebelum acara, dan konveksi kaos lebih awal lagi. Tenggat pendaftaran dipasang pada tanggal paling awal di antara ketiganya. Saat tenggat tiba, kabarkan penutupan di grup lebih dulu, baru nonaktifkan halamannya: halaman yang dinonaktifkan hanya menampilkan pesan bahwa halaman tidak ada atau tidak dapat digunakan, tanpa alasan. Hitungan peserta hanya memakai pembayaran berstatus Dibayar. Pendaftar susulan yang masih bisa ditampung dibuatkan tautan per orang oleh bendahara.

Biaya dengan angka

Biaya dipotong dari setiap pembayaran berhasil, tanpa biaya pendaftaran dan tanpa biaya bulanan. Pada tarif yang berlaku saat artikel ini ditulis, QRIS 0,7% + Rp 250 dan Virtual Account Rp 5.000 untuk pembayaran sampai Rp 1.000.000:

kaos Rp 120.000: QRIS Rp 1.090;
peserta Rp 250.000: QRIS Rp 2.000;
peserta Rp 350.000: QRIS Rp 2.700;
pasangan dan anak Rp 600.000: QRIS Rp 4.450, Virtual Account Rp 5.000.

Untuk 180 peserta Rp 350.000, pemasukan Rp 63.000.000 terpotong Rp 486.000, dan satu pencairan setelah pendaftaran berakhir menambah Rp 3.000. Harga paket sebaiknya ditetapkan setelah biaya ini diperhitungkan, bukan dinaikkan di tengah pendaftaran.

Sumbangan alumni di atas Rp 1.000.000 dikenai 1% dari seluruh nominal, baik lewat QRIS maupun Virtual Account: Rp 5.000.000 menjadi Rp 50.000. Tagihannya wajib membawa nama penyumbang, nomor WhatsApp atau email, keterangan minimal 10 karakter, dan tanggal pengiriman, yang untuk reuni adalah tanggal acara. Selama akun masih baru, dana pembayaran seperti itu baru ikut pencairan setelah penyumbang mengonfirmasi, atau sehari setelah tanggal itu lewat tanpa laporan. Pembayaran peserta sampai Rp 1.000.000 tidak terkena penahanan ini.

Koordinator kelas yang membayar total

Sebagian kelas lebih nyaman mengumpulkan sendiri, tunai atau transfer ke koordinatornya, lalu membayar totalnya sekali. Untuk panitia, itu berarti satu baris pembayaran untuk banyak orang, dan daftar namanya harus dikirim koordinator di keterangan. Kapan cara itu lebih murah dan kapan justru lebih mahal, termasuk total kelas yang melewati Rp 1.000.000, dihitung di perbandingan pembayaran kolektif dan bayar sendiri per peserta.

Peserta yang mundur, dan acara yang diundur

Pembayaran QRIS dan Virtual Account tidak bisa dibatalkan lewat Kasera Pay. Pengembalian dana ditransfer dari rekening bendahara, dan biaya transaksinya tidak ikut kembali; aturannya ada di halaman refund dan komplain pembeli. Karena itu kebijakannya ditulis di poster sebelum pembayaran pertama, misalnya “mundur sebelum H-14 dikembalikan penuh dikurangi biaya transaksi; setelah itu tidak dikembalikan karena porsi katering sudah dibayar”. Kalau acara diundur, tawarkan tanggal baru lebih dulu dan pengembalian dana sebagai pilihan kedua.

Laporan ke grup angkatan

Setelah acara, setel filter status Dibayar dan rentang tanggal pendaftaran, unduh CSV, lalu susun laporan lima baris: pemasukan bruto, biaya transaksi, biaya pencairan, yang diterima di rekening, dan yang dibayarkan ke vendor. Selisihnya adalah sisa dana. Ke mana sisa itu pergi, kas angkatan, sumbangan sekolah, atau dikembalikan, diputuskan dan diumumkan sebelum pendaftaran dibuka, karena pertanyaan itu pasti datang dan lebih mudah dijawab dengan keputusan yang sudah tertulis.

Pertanyaan yang sering muncul

Berapa biaya menerima 180 pembayaran reuni Rp 350.000 lewat QRIS?

Rp 2.700 per peserta: 0,7% dari Rp 350.000 adalah Rp 2.450, ditambah Rp 250. Untuk 180 peserta totalnya Rp 486.000 dari pemasukan Rp 63.000.000. Mencairkan seluruh saldo sekali setelah pendaftaran berakhir menambah Rp 3.000.

Apakah panitia reuni perlu persetujuan sebelum menagih?

Ya. Kebijakan penggunaan terlarang Kasera Pay meminta persetujuan tertulis lebih dulu untuk tiket dan acara yang dibayar jauh sebelum diserahkan, untuk panitia acara yang memegang dana vendor, dan untuk donasi. Reuni biasanya menyentuh ketiganya, jadi ketiganya disebutkan dalam satu permohonan sebelum poster pendaftaran dibagikan.

Uang reuni masuk ke rekening siapa?

Ke rekening bank atas nama orang yang memverifikasi akun, biasanya bendahara. Panitia reuni tidak berbadan hukum, sehingga rekening atas nama panitia atau angkatan tidak akan cocok dengan nama pada KTP yang diverifikasi.

Ada alumni yang hanya mau membayar tunai ke koordinator kelasnya. Bagaimana mencatatnya?

Koordinator mengumpulkan tunai dari anggotanya lalu membayar totalnya sekali lewat tautan yang dibuat bendahara dari dashboard, dengan nama-nama anggotanya di keterangan. Kalau totalnya di atas Rp 1.000.000, biayanya 1% dari seluruh nominal, dan formulir tautan itu mewajibkan nama dan kontak koordinator, keterangan minimal 10 karakter, serta tanggal acara sebagai tanggal pengiriman.