Menerima pembayaran gym dan studio kebugaran: iuran member lewat menu Langganan, visit harian lewat QR di meja depan, dan paket personal trainer sebagai tagihan tersendiri

Gym dan studio kebugaran menerima tiga jenis uang yang bentuknya berbeda, dan masing-masing butuh alat yang berbeda. Iuran member berulang setiap bulan dengan nominal yang sama, jadi ditagih lewat menu Langganan. Visit harian dan kelas drop-in adalah pembayaran kecil yang datang bergelombang di meja depan, jadi dibayar lewat satu QR permanen yang dicetak. Paket personal trainer dan paket kelas nominalnya besar dan berbeda per orang, jadi ditagih sebagai permintaan pembayaran tersendiri per member. Tidak ada yang ditarik otomatis: setiap pembayaran disetujui member sendiri.

Iuran member: menu Langganan

Menagih iuran dengan mengirim tautan manual setiap tanggal satu bisa berjalan untuk dua puluh member. Di atas itu, yang habis adalah waktu admin: mengingat siapa yang belum membayar, mengirim ulang tautan yang kedaluwarsa, dan mencocokkan pembayaran dengan nama. Menu Langganan di dashboard mengerjakan ketiganya.

1. Buat plan per jenis keanggotaan. Misalnya “Member bulanan” Rp 250.000 per bulan, “Member pelajar” Rp 175.000 per bulan, dan “Member tahunan” Rp 2.400.000 per tahun. Periode yang tersedia mingguan, bulanan, dan tahunan. Plan bisa diberi hari trial.
2. Tambahkan member sebagai pelanggan. Isi email atau nomor HP, minimal salah satu. Pengingat lewat WhatsApp hanya terkirim kalau kotak persetujuan WhatsApp dicentang dan saldo WhatsApp tersedia; tanpa itu pengingat dikirim lewat email.
3. Mulai langganannya. Tagihan pertama langsung terbit, kecuali plan-nya punya masa trial. Tautan bayarnya bisa disalin dari halaman invoice dan dikirim saat member mendaftar di meja depan.

Setelah itu setiap periode berjalan sendiri. Tagihan terbit di awal periode, karena iuran dibayar di muka, dan pengingat pertama berangkat saat itu juga. Kalau tiga hari kemudian belum dibayar, pengingat kedua menyusul. Keduanya membawa tautan bayar. Member yang diimpor dengan tanggal tagihan di masa depan juga menerima pengingat tiga hari sebelum jatuh tempo. Member membayar lewat QRIS dari aplikasi bank atau dompet digital apa pun. Tagihan langganan hanya dibayar lewat QRIS; member yang hanya bisa transfer bank perlu ditagih dengan cara lain, dibahas di perbandingan menu Langganan dan tagihan manual tiap bulan.

Yang dicek di pintu: Akses sampai, bukan status

Daftar langganan punya kolom Akses sampai, dan itu yang dicek staf saat member datang, bukan label statusnya. Tanggal itu adalah akhir periode yang sudah dibayar. Begitu periode baru dimulai dan tagihannya belum dibayar, akses member berakhir, walaupun statusnya masih Aktif. Status baru berpindah ke Nunggak kalau tagihan belum dibayar tiga hari setelah jatuh tempo. Membiarkan member masuk hanya karena labelnya Aktif berarti memberi layanan untuk periode yang belum dibayar.

Kelonggaran untuk member yang telat sehari atau dua hari tetap boleh diberikan, tetapi itu keputusan gym, bukan sistem. Tulis aturannya, misalnya boleh masuk sampai pengingat kedua, supaya semua staf meja depan memberi jawaban yang sama. Begitu member membayar, Akses sampai langsung maju ke akhir periode baru.

Tagihan yang tetap tidak dibayar 14 hari setelah jatuh tempo ditutup sebagai Tidak dibayar, dan langganannya berhenti bersamanya. Langganan yang sudah berhenti tidak hidup lagi walaupun member membayar belakangan. Member yang kembali setelah berbulan-bulan didaftarkan sebagai langganan baru.

Cuti, berhenti, dan harga yang naik

Cuti. Member yang cedera atau pindah kota sementara bisa dijeda. Langganan yang dijeda tidak ditagih dan tidak memberi akses, lalu dilanjutkan saat member kembali.

Berhenti. Ada dua pilihan. Berhentikan di akhir periode membiarkan member memakai sisa bulan yang sudah dibayar. Berhentikan sekarang memutus akses saat itu juga. Keduanya tidak mengembalikan uang, jadi pilihan pertama hampir selalu yang adil.

Harga naik. Mengubah harga plan membuat versi baru. Member lama tetap di harga lamanya sampai dipindahkan sendiri, dan perpindahan plan berlaku di perpanjangan berikutnya. Artinya harga baru bisa dipasang untuk member baru mulai hari ini tanpa satu pun member lama menerima tagihan yang lebih besar dari yang dijanjikan.

Pindah dari spreadsheet. Member yang sudah membayar dengan cara lain dipindahkan sekaligus lewat Langganan, Impor CSV, dengan tanggal tagihan berikutnya yang tetap sama. Pemeriksaan file tidak membuat apa pun dan tidak mengirim pesan ke siapa pun sebelum disetujui.

Bulanan atau tahunan, dihitung dengan angka

Kebijakan penggunaan terlarang Kasera Pay mengecualikan langganan layanan yang diserahkan terus-menerus dari daftar yang butuh persetujuan tertulis, berapa pun periode penagihannya. Keanggotaan gym tahunan berbentuk seperti itu. Biayanya dengan tarif yang berlaku saat artikel ini ditulis, QRIS 0,7% + Rp 250 per transaksi berhasil, angka ilustrasi:

Selisih biayanya kecil. Yang lebih besar adalah kepastian: iuran tahunan mengunci satu member untuk dua belas bulan dan menghapus sebelas kali kemungkinan tagihan tidak dibayar. Karena itu harga tahunan sekitar sepuluh bulan iuran masih masuk akal bagi banyak gym. Periode yang lebih panjang dari setahun tidak bisa dibuat.

Visit harian dan kelas drop-in: satu QR di meja depan

Tamu harian, peserta kelas yoga yang datang sesekali, atau sewa handuk tidak perlu tagihan per orang. Pasang satu halaman pembayaran permanen, cetak QR-nya di meja depan, dan isi pilihan nominalnya dengan daftar harga: misalnya 35000 untuk visit harian, 60000 untuk kelas drop-in, dan 10000 untuk handuk. Pembeli memilih nominal, mengetik nama, dan menulis jenis kelasnya di kolom catatan. Visit harian Rp 35.000 lewat QRIS dikenai Rp 495.

Aturan di meja depan cukup satu: tamu masuk setelah staf melihat pembayarannya berstatus Dibayar di daftar transaksi, bukan setelah tamu menunjukkan tangkapan layar. Alasannya ada di artikel bukti transfer palsu.

Paket personal trainer dan paket kelas

Paket sepuluh sesi personal trainer atau paket dua puluh kelas dijual per orang dengan harga yang sering dinegosiasikan. Terbitkan satu permintaan pembayaran per paket saat member siap membayar, karena tagihan dari dashboard berlaku 60 menit. Isi deskripsinya dengan pola yang sama setiap kali:

PT-0412 · 10 sesi · coach Rudi · berlaku 3 bulan

Untuk nominal besar, Virtual Account lebih murah. Paket Rp 3.000.000 dikenai Rp 21.250 lewat QRIS, dan Rp 5.000 tetap lewat Virtual Account. Titik impasnya sekitar Rp 678.600. Satu pembayaran maksimum Rp 10.000.000; paket di atas itu dipecah menjadi dua tagihan. Rinciannya ada di halaman batas transaksi.

Dua hal perlu diputuskan sebelum paket pertama dijual. Pertama, pembayaran QRIS dan Virtual Account yang sudah berhasil tidak bisa di-refund lewat Kasera Pay, jadi aturan untuk sisa sesi yang tidak terpakai, hangus, bisa dipindahkan, atau dikembalikan lewat transfer dari rekening sendiri, harus tertulis di deskripsi paket. Kedua, acara yang dibayar jauh sebelum berlangsung, misalnya bootcamp enam minggu lagi atau tiket lomba lari, masuk daftar yang butuh persetujuan tertulis. Tanyakan ke halo@kasera.id sebelum membuka pendaftarannya.

Staf meja depan sebagai Staf

Resepsionis dan coach yang menagih paket tidak perlu login pemilik. Undang mereka dari Pengaturan, Tim, dengan role Staf. Staf bisa membuat, melihat, dan membatalkan permintaan pembayaran serta melihat riwayat pencairan, tetapi tidak bisa menekan Cairkan sekarang dan tidak bisa mengganti rekening pencairan. Saat resepsionis berganti, aksesnya dihapus dan langsung berhenti. Pencairan ke rekening pemilik dikenai Rp 3.000 per pencairan.

Sebelum member pertama

Selesaikan verifikasi akun lebih dulu: langganan live hanya bisa dibuat oleh akun yang sudah terverifikasi. Setelah itu buat plan per jenis keanggotaan, pindahkan member yang sudah ada lewat impor CSV, siapkan halaman pembayaran permanen untuk visit harian dan cetak QR-nya, tulis aturan sisa sesi untuk paket, lalu undang resepsionis sebagai Staf.

Pertanyaan yang sering muncul