Menerima pembayaran usaha percetakan dan digital printing: tagihan yang dibuat saat desain di-acc, salah cetak yang tidak pernah jadi refund, dan pesanan kantor yang dibayar bagian keuangan

Di percetakan, momen yang menentukan bukan saat pesanan masuk, melainkan saat pemesan menulis “acc” pada proof. Sebelum itu harga dan isi cetakan masih bisa berubah; sesudahnya bahan dipotong dan mesin jalan. Susunan penagihan yang paling jarang berujung sengketa mengikuti titik itu. Cetakan kecil dibayar penuh saat desain di-acc. Pesanan besar membayar DP saat proof di-acc dan pelunasan saat barang diambil atau dikirim. Salah cetak dari pihak percetakan diselesaikan dengan cetak ulang, bukan pengembalian uang. Dan setiap tagihan dibuat saat pemesan siap membayar, karena permintaan pembayaran dari dashboard berlaku 60 menit.

Harga baru pasti setelah file dicek

Harga cetak bergantung pada ukuran, bahan, jumlah, sisi cetak, dan finishing (laminasi, potong pola, jilid, lipat). File yang dikirim lewat WhatsApp sering belum siap cetak: resolusi rendah, warna RGB, tanpa bleed, atau ukuran yang tidak cocok. Karena itu jangan menagih dari pesan pertama. Cek file, sebutkan harga beserta spesifikasinya, lalu kirim proof. Penawaran tertulis yang baik memuat rincian harga, perkiraan selesai, dan urutan bayarnya, misalnya “DP 50% setelah proof di-acc, pelunasan saat diambil”. Kalimat itu menutup sebagian besar perdebatan sebelum terjadi.

Cetakan kecil: lunas saat di-acc

Kartu nama, stiker, banner, atau poster satuan selesai dalam hitungan jam sampai sehari, dan hampir tidak ada gunanya bagi orang lain kalau pemesannya menghilang. Untuk pesanan seperti ini, tagih penuh begitu pemesan menulis acc di chat: buat permintaan pembayaran saat itu juga, kirim tautannya, dan masukkan file ke antrean cetak setelah statusnya berubah menjadi Dibayar di dashboard, bukan setelah tangkapan layar bukti transfer masuk. Jangan membuat tagihan malam sebelumnya untuk “dibayar besok pagi”: setelah 60 menit tagihan itu kedaluwarsa dan pemesan hanya melihat tagihan yang sudah mati. Tagihan yang kedaluwarsa tidak dikenai biaya, jadi membuat ulang tidak merugikan siapa pun.

Pesanan besar: DP saat proof di-acc, pelunasan saat diambil

Undangan pernikahan, buku, kalender, kemasan, atau seragam sablon menghabiskan bahan dan waktu mesin yang tidak bisa dijual ke orang lain, karena nama dan logo pemesan tercetak di atasnya. Di sini DP wajib, dan besarnya sebaiknya menutup biaya bahan. Pertimbangan berapa persen yang wajar dibahas di perbandingan uang muka dan pembayaran penuh di muka.

Pelunasan ditagih saat pemesan datang mengambil, setelah hasil cetak diperiksa bersama: QR-nya ditampilkan di layar ponsel atau di layar kasir dan dipindai pemesan dengan aplikasi bank atau dompet digitalnya. Untuk barang yang dikirim, tagih pelunasan setelah foto hasil cetak dikirim dan sebelum paket diserahkan ke kurir.

Satu batasan perlu diperhatikan. Halaman penggunaan yang dilarang di Kasera Pay meminta persetujuan tertulis lebih dulu untuk pembayaran di muka atas barang fisik yang baru diserahkan lebih dari 30 hari ke depan. Kalender tahunan yang dipesan berbulan-bulan sebelum dicetak masuk ke wilayah itu. Paling sederhana: tagih DP saat proof final disetujui dan produksi tinggal menunggu antrean, atau tanyakan dulu kalau usaha memang biasa menerima DP jauh hari.

Salah cetak, salah ketik, dan jumlah yang berubah

Pembayaran QRIS dan Virtual Account yang sudah berhasil tidak bisa dikembalikan lewat Kasera Pay. Itu membuat urutan penyelesaiannya penting, dan ada tiga kasus yang berbeda.

• Salah dari pihak percetakan (warna melenceng dari proof, potongan miring, jumlah kurang): cetak ulang tanpa uang berpindah. Tidak ada tagihan baru dan tidak ada pengembalian.
• Salah dari pemesan setelah acc (nama salah eja, tanggal acara keliru pada proof yang sudah disetujui): cetak ulang adalah pesanan baru dengan tagihan sendiri, berketerangan jelas, misalnya “Cetak ulang 300 undangan, revisi nama setelah acc”. Proof yang disetujui tertulis di chat adalah satu-satunya pegangan di sini, jadi simpan.
• Jumlah berkurang sebelum produksi: DP yang sudah masuk tetap dihitung, dan pelunasan dibuat dari nilai pesanan yang baru dikurangi DP. Undangan yang turun dari 300 menjadi 200 lembar cukup mengecilkan tagihan pelunasan. Pengembalian hanya perlu kalau DP melebihi seluruh nilai pesanan yang baru, dan itu berupa transfer dari rekening usaha sendiri, dengan biaya transaksi yang sudah terpotong tidak kembali.

Cara menangani keluhan yang datang setelah barang diambil dibahas di panduan menangani sengketa dan komplain pembeli.

Pesanan kantor dan sekolah: invoice dulu, tagihan kemudian

Pesanan dari kantor, sekolah, atau instansi jarang dibayar oleh orang yang memesan. Bagian keuangan biasanya meminta invoice bernomor, lalu membayar beberapa hari kemudian lewat transfer bank. Dua hal perlu diketahui. Pertama, Kasera Pay tidak menerbitkan invoice atau faktur untuk pembayaran satuan, jadi invoice tetap dibuat dari sistem usaha sendiri. Kedua, tagihan dari dashboard berlaku 60 menit, jadi jangan menempelkan tautan pembayaran di invoice yang baru dibuka tiga hari lagi. Kirim invoice-nya dulu; buat tagihan saat bagian keuangan menyatakan siap membayar, dengan nomor invoice di kolom Keterangan. Kalau email pembayarnya diisi, pembayaran yang berhasil mengirim tanda terima ke email itu, berisi nama usaha, nominal, keterangan, dan waktu bayar. Tanda terima itu bukan pengganti invoice, tetapi cukup sebagai bukti bayar bagi pemesan; isinya dibahas di tulisan tentang bukti pembayaran untuk pembeli.

Nominal pesanan kantor sering melewati batas bawaan Rp 10.000.000 per pembayaran. Contoh ilustrasi: 1.000 kalender meja senilai Rp 24.000.000, dibagi tiga tahap Rp 8.000.000, yaitu DP setelah proof di-acc, tahap kedua setelah cetak selesai, dan sisa saat barang diterima. Kalau satu tahap tetap di atas plafon, pecah menjadi dua tagihan atau minta maksimum Virtual Account akun dinaikkan lewat halo@kasera.id; rinciannya ada di halaman batas transaksi.

Hitungan biaya per pesanan

Angka berikut ilustrasi dengan tarif yang berlaku saat artikel ini ditulis: QRIS 0,7% + Rp 250 per transaksi berhasil, Virtual Account Rp 5.000 tetap. Titik impasnya sekitar Rp 678.600; di bawahnya QRIS lebih murah, di atasnya Virtual Account.

Untuk pesanan kantor, Virtual Account juga lebih cocok dengan cara bagian keuangan bekerja, karena dibayar seperti transfer bank biasa. Pertimbangan lengkapnya ada di panduan memilih QRIS atau Virtual Account.

Fotokopi dan print per lembar: jujur soal nominal kecil

Print Rp 5.000 lewat QRIS Kasera Pay dikenai Rp 285, atau 5,7 persen. Untuk meja fotokopi yang melayani puluhan pembeli bernominal ribuan rupiah, komponen tetap Rp 250 terlalu berat. Di meja itu, QRIS statis dari bank atau penyedia QRIS statis biasanya lebih masuk akal, dan pembeli yang datang langsung tidak butuh tagihan bernominal terkunci. Selisihnya diuraikan di perbandingan QRIS dari bank dan lewat agregator. Banyak percetakan memakai keduanya: QRIS statis di meja fotokopi, tautan pembayaran untuk pesanan yang masuk lewat chat.

Menyiapkan akunnya

Selesaikan verifikasi sebelum pesanan besar pertama: sebelum terverifikasi, akun hanya punya jatah 10 permintaan pembayaran dengan total Rp 1.000.000 seumur akun, dan satu DP undangan sudah melewatinya. Nyalakan QRIS dan Virtual Account, tetapkan pola keterangan yang dipakai semua orang (nomor order, jenis cetakan, jumlah, tahap), dan undang staf meja depan sebagai Staf supaya tagihan bisa dibuat tanpa membagikan login pemilik. Uang yang masuk dicairkan ke rekening yang sudah diverifikasi dengan biaya Rp 3.000 per pencairan.

Pertanyaan yang sering muncul

Panduan per jenis usaha

• Laundry
• Katering
• Bengkel motor dan mobil
• Klinik gigi dan praktik dokter
• Fotografi dan videografi
• Bimbel dan les privat
• Gym dan studio kebugaran
• Sewa lapangan olahraga
• Homestay dan villa
• Rental alat
• Toko bahan bangunan
• Jasa renovasi rumah
• Jasa pindahan rumah
• Pet shop dan penitipan hewan
• Open trip
• Kos dan kontrakan
• Jastip
• Freelancer
• Jasa panggilan di tempat