Blog · Terbit 12 Oktober 2026

Menerima pembayaran SPP sekolah swasta, madrasah, dan pesantren: ratusan siswa lewat satu file CSV, kakak-adik yang tergabung otomatis, uang pangkal di atas Rp 10.000.000, dan tunggakan yang menutup langganan setelah 14 hari

Sekolah swasta, madrasah, dan pesantren menagih ratusan keluarga dengan nominal yang sama setiap bulan, ditambah beberapa pembayaran besar setahun sekali. SPP bulanan ditagih lewat menu Langganan, dan daftar siswa yang sudah ada di spreadsheet dimasukkan sekaligus lewat Impor CSV. Uang pangkal ditagih per siswa sebagai pembayaran tersendiri, dipecah kalau melewati Rp 10.000.000, dan lebih murah lewat Virtual Account. Tiga hal perlu diputuskan sebelum bulan pertama: cara menulis baris kakak-adik, aturan tunggakan yang sesuai dengan batas 14 hari, dan apakah uang pangkal tahun ajaran depan atau uang saku santri boleh ditarik lewat akun ini.

SPP bulanan: satu plan per jenjang, siswa masuk lewat file

Buat plan di menu Langganan untuk setiap nominal yang benar-benar dibayar: “SPP SD” Rp 350.000, “SPP SMP” Rp 450.000, atau untuk pesantren “Santri mukim” Rp 1.250.000 yang sudah mencakup SPP, makan, dan asrama, dan “Santri kalong” Rp 400.000 untuk yang pulang setiap hari. Angka ini ilustrasi. Siswa dengan potongan atau beasiswa sebagian mendapat plan sendiri dengan harga yang lebih rendah.

Memasukkan 300 siswa satu per satu dari formulir bukan pekerjaan yang masuk akal. Buka Langganan, Impor CSV, unduh contoh filenya, lalu isi dari data siswa yang sudah ada:

name,email,phone,plan,next_bill_date,quantity,external_id,whatsapp,no_email
Raka (4A) & Dinda (1B) Pratama,,081234567890,SPP SD,2026-11-01,1,NIS-2041,ya,
Raka (4A) & Dinda (1B) Pratama,,081234567890,SPP SD,2026-11-01,1,NIS-2297,ya,
Salma Aulia (7C),salma.ortu@contoh.id,,SPP SMP,2026-11-01,1,NIS-1873,,

Satu file paling banyak 500 baris. Pesantren dengan 900 santri mengimpor dua atau tiga file, misalnya per jenjang.
NIS masuk ke external_id. Baris yang id-nya sudah pernah diimpor dilaporkan Sudah ada dan tidak dibuatkan langganan kedua, jadi impor yang terputus diselesaikan dengan mengirim file yang sama lagi.
next_bill_date harus tanggal yang belum lewat. Untuk SPP yang ditagih setiap tanggal 1, isi tanggal 1 bulan depan. Tagihan pertama terbit pada tanggal itu, bukan pada hari impor.
Tekan Cek filenya lebih dulu. Belum ada yang dibuat dan belum ada yang ditagih sampai tombol impor ditekan, dan baris yang salah bisa diperbaiki di layar itu juga.
Kolom whatsapp diisi ya hanya untuk orang tua yang setuju menerima pengingat lewat WhatsApp. Pengingat WhatsApp memakai saldo kredit; pengingat lewat email tidak.

Langganan live hanya bisa dibuat oleh akun yang sudah terverifikasi, jadi selesaikan verifikasi lebih dulu. Urutan lengkap memindahkan data lama, termasuk gladi di mode sandbox, ada di panduan memindahkan pelanggan langganan.

Kakak-adik: kontak yang sama menjadi satu pelanggan

Ini yang paling mudah terlewat. Saat impor, baris yang email atau nomor teleponnya sudah dipakai pelanggan lain tidak membuat pelanggan baru; langganannya ditempelkan ke pelanggan yang lebih dulu ada, dengan nama dari baris pertama. Dua anak dengan nomor ayah yang sama menjadi dua langganan di bawah satu nama.

Itu sebenarnya cocok untuk sekolah, karena yang membayar memang satu keluarga. Yang perlu diatur hanya kolom name: tulis nama yang sama di semua baris kakak-adik, berisi semua anaknya beserta kelasnya, seperti contoh di atas. Kotak pencarian di daftar langganan membaca nama pelanggan, plan, dan external_id, jadi “Raka (4A) & Dinda (1B) Pratama” ditemukan dari nama anak mana pun maupun dari NIS-nya. Masing-masing anak tetap punya langganan dan NIS sendiri, sehingga satu anak bisa berhenti tanpa menyentuh yang lain.

Tunggakan: putuskan aturannya sebelum batas 14 hari

Sebagian sekolah terbiasa membiarkan SPP menunggak dua atau tiga bulan lalu menagihnya saat pembagian rapor. Menu Langganan tidak bekerja seperti itu. Tagihan yang belum dibayar tiga hari setelah jatuh tempo membuat langganan berstatus Nunggak, dan tagihan yang belum dibayar 14 hari setelah jatuh tempo ditutup, lalu langganannya berhenti. Langganan yang sudah berhenti tidak hidup lagi walaupun orang tua membayar belakangan.

Karena itu, aturan tunggakannya ditulis sebelum bulan pertama:

Kirim aturan itu ke grup wali murid: SPP dibayar paling lambat dua minggu setelah tagihan terbit.
Pada hari kesepuluh, buka daftar langganan yang berstatus Nunggak dan hubungi keluarganya langsung, sebelum sistem menutupnya.
Kalau langganan sudah berhenti, tagih tunggakannya sebagai satu permintaan pembayaran biasa, lalu daftarkan siswa itu lagi sebagai langganan baru. NIS yang sama tidak bisa dipakai dua kali di external_id, jadi beri akhiran, misalnya NIS-2041-B.

Kolom Akses sampai di daftar langganan menunjukkan sampai bulan mana SPP sudah dibayar. Apakah siswa yang menunggak tetap boleh ikut ujian adalah keputusan sekolah, bukan sistem.

Uang pangkal dan uang gedung: Virtual Account, dipecah kalau perlu

Uang pangkal dibayar sekali dan sering jutaan rupiah. Terbitkan satu permintaan pembayaran per siswa saat orang tua siap membayar, karena tagihan dari dashboard berlaku 60 menit. Satu pembayaran maksimum Rp 10.000.000, jadi uang pangkal Rp 12.000.000 menjadi dua tagihan Rp 6.000.000, dengan deskripsi yang sama polanya:

PANGKAL 1/2 · NIS-2297 · Dinda Pratama · 2026/2027

Pada nominal ini Virtual Account jauh lebih murah: Rp 5.000 per pembayaran, melawan Rp 42.250 lewat QRIS untuk setiap Rp 6.000.000. Titik impasnya sekitar Rp 678.600; di bawahnya QRIS lebih murah. Perbandingan lengkap kedua metode ada di panduan memilih QRIS atau Virtual Account. Cicilan uang pangkal diperlakukan sama: setiap cicilan satu tagihan, diterbitkan saat jatuh temponya tiba.

Yang perlu ditanyakan lebih dulu

Kebijakan penggunaan Kasera Pay meminta persetujuan tertulis untuk hal yang dibayar jauh sebelum diserahkan dan untuk menerima pembayaran atas nama orang lain. Tiga kebiasaan sekolah menyentuh daftar itu:

Uang pangkal tahun ajaran depan yang dibayar saat pendaftaran siswa baru, berbulan-bulan sebelum sekolah dimulai.
Seragam dan buku yang dipesan di muka dan baru dibagikan lebih dari 30 hari kemudian. Yang dibagikan dalam 30 hari tidak termasuk.
Uang saku dan tabungan santri. Uang itu milik santri, dan pesantren hanya memegangnya. Itu memegang uang orang lain, persis yang dijaga daftar tersebut.

SPP bulanan atau tahunan tidak termasuk, karena pendidikan adalah layanan yang diberikan terus-menerus. Tanyakan ke halo@kasera.id sebelum membuka pendaftaran siswa baru atau menerima setoran uang saku.

Biayanya dalam setahun

Angka ilustrasi, dengan tarif saat artikel ini ditulis: QRIS 0,7% + Rp 250 dan Virtual Account Rp 5.000 per transaksi berhasil, pencairan Rp 3.000 per pencairan.

Contoh	Biaya per pembayaran	Setahun
Madrasah, 240 siswa, SPP Rp 350.000, QRIS	Rp 2.700	Rp 7.776.000 dari Rp 1.008.000.000
Pesantren, 150 santri mukim, Rp 1.250.000, QRIS	Rp 9.000	Rp 16.200.000 dari Rp 2.250.000.000
Uang pangkal Rp 12.000.000 dalam dua tagihan Virtual Account	Rp 5.000	Rp 10.000 per siswa
Pencairan mingguan	Rp 3.000	Rp 156.000

Baris pesantren layak dibaca dua kali. Nominal Rp 1.250.000 sudah di atas titik impas, jadi lewat Virtual Account biayanya Rp 5.000, atau Rp 9.000.000 setahun, Rp 7.200.000 lebih hemat. Tetapi tagihan langganan hanya dibayar lewat QRIS, sehingga selisih itu adalah harga dari tagihan dan pengingat yang berjalan sendiri. Menerbitkan 150 tagihan Virtual Account setiap bulan dengan tangan, masing-masing berlaku 60 menit, hampir pasti lebih mahal dalam jam kerja.

Sebelum bulan pertama

Putuskan atas nama siapa akunnya dibuat; pertimbangannya untuk yayasan dan lembaga ada di artikel pembayaran atas nama organisasi. Selesaikan verifikasi, buat plan per jenjang, siapkan file CSV dengan NIS dan nama kakak-adik yang seragam, jalankan Cek filenya, kirim aturan tunggakan ke wali murid, lalu impor dengan tanggal 1 bulan depan. Staf tata usaha bisa diundang dengan role Staf untuk menerbitkan tagihan uang pangkal tanpa bisa menekan Cairkan sekarang atau mengganti rekening pencairan, seperti dijelaskan di dokumentasi tim.

Pertanyaan yang sering muncul

Bisakah SPP ditagih lewat Virtual Account setiap bulan secara otomatis?

Tidak lewat menu Langganan. Tagihan langganan hanya dibayar lewat QRIS. Virtual Account tetap bisa dipakai untuk tagihan sekali bayar seperti uang pangkal, tetapi tagihan yang dibuat dari dashboard berlaku 60 menit, jadi diterbitkan saat orang tua siap membayar, bukan disebar ke ratusan orang tua di awal bulan.

Bolehkah rekening pencairannya atas nama bendahara, bukan atas nama yayasan?

Akun Kasera Pay selalu dipegang satu orang yang diverifikasi dengan KTP-nya, dan dana dicairkan ke rekening atas nama orang itu. Sekolah atau pesantren di bawah yayasan biasanya membuat akun atas nama bendahara atau kepala yayasan. Siapa yang memegangnya, dan apa yang terjadi saat kepengurusan berganti, sebaiknya diputuskan tertulis lebih dulu.

Orang tua sudah membayar SPP setahun penuh di muka. Bagaimana mencatatnya?

Buat plan tahunan tersendiri, misalnya SPP SD tahunan, lalu pindahkan siswa itu ke plan tersebut. SPP adalah layanan yang diberikan terus-menerus, jadi penagihan tahunan tidak termasuk daftar yang butuh persetujuan tertulis. Uang pangkal untuk tahun ajaran yang belum dimulai berbeda, karena dibayar jauh sebelum layanannya diberikan.