Menerima pembayaran toko bahan bangunan: tagihan sebelum material dimuat atau saat diturunkan, Virtual Account untuk nota besar, dan mandor yang membayar untuk pemilik rumah

Toko bahan bangunan menagih nominal yang jauh lebih besar daripada kebanyakan usaha kecil, sering kepada orang yang bukan pemilik proyeknya, dan sering baru tahu angka pastinya setelah material turun dari truk. Tiga keputusan menentukan hampir semuanya: kapan tagihan diterbitkan, metode apa yang dipakai untuk nominal nota itu, dan apa yang dilakukan dengan nota di atas Rp 10.000.000. Ringkasnya: pelanggan baru membayar sebelum material dimuat, langganan membayar saat material diturunkan, nota di atas sekitar Rp 680.000 ditagih lewat Virtual Account, dan nomor nota selalu masuk ke catatan tagihan.

Dua saat menagih, untuk dua jenis pembeli

Sebelum dimuat. Untuk pembeli yang baru pertama kali memesan, tagihan diterbitkan setelah daftar material dan ongkos kirim disepakati, dan truk baru dimuat setelah statusnya berubah menjadi Dibayar di dashboard. Status itu berubah karena uangnya dikonfirmasi masuk, bukan karena pembeli mengirim tangkapan layar, sehingga bukti transfer hasil suntingan tidak ada gunanya. Tagihan yang dibuat dari dashboard berlaku 60 menit, jadi terbitkan saat pembeli memang siap membayar, bukan malam sebelumnya.

Saat diturunkan. Untuk kontraktor dan mandor langganan, menunggu pembayaran sebelum muat justru memperlambat proyek. Material dikirim, dihitung bersama di lokasi, lalu sopir atau admin toko membuat tagihan dari ponsel untuk jumlah yang benar-benar diterima. Pembeli membayar di tempat: QR ditunjukkan dari layar untuk nota kecil, nomor Virtual Account untuk nota besar. Cara ini menghilangkan urusan kurang kirim sebelum ada uang yang berpindah.

QRIS atau Virtual Account: hitungannya per nota

QRIS dikenai 0,7% + Rp 250 per transaksi berhasil, Virtual Account Rp 5.000 tetap. Titik impasnya sekitar Rp 680.000: di bawahnya QRIS lebih murah, di atasnya Virtual Account yang lebih murah, dan selisihnya membesar cepat. Angka di bawah ini ilustrasi dengan tarif yang berlaku saat artikel ini ditulis.

Pada nota Rp 9.800.000, memilih QRIS berarti memberikan Rp 63.850 lebih banyak untuk satu transaksi. Saat membuat tagihan di dashboard, metode dipilih per tagihan: QRIS, atau Transfer Bank (VA) dengan pembeli memilih sendiri banknya dari delapan bank yang tersedia. Ada alasan kedua yang sama pentingnya: nominal besar lebih sering tertolak di aplikasi pembeli pada QRIS daripada pada transfer bank, seperti yang dijelaskan di batas transfer di sisi pembeli. Pertimbangan lain di luar tarif ada di panduan memilih QRIS atau Virtual Account.

Nota di atas Rp 10.000.000

Maksimum per pembayaran adalah Rp 10.000.000 untuk setiap metode. Pesanan satu lantai keramik ditambah besi dan semen mudah melewatinya. Ada dua jalan:

• Memecah per pengiriman atau per kelompok barang. Nota Rp 23.500.000 menjadi tiga tagihan Virtual Account, misalnya Rp 9.000.000, Rp 9.000.000, dan Rp 5.500.000, dengan biaya Rp 15.000. Memecah per pengiriman lebih rapi daripada memecah angka secara acak, karena setiap tagihan lalu cocok dengan satu surat jalan.
• Meminta plafon dinaikkan. Maksimum Virtual Account bisa dinaikkan per akun lewat email ke halo@kasera.id. Ini cocok untuk toko yang rutin menerima nota puluhan juta. Batas transfer harian di rekening pembeli tetap berlaku.

Satu hal yang sering terlewat: kalau opsi Terima utuh dinyalakan, biaya ditanggung pembeli dan yang diperiksa terhadap plafon adalah totalnya. Nota Virtual Account Rp 10.000.000 dengan Terima utuh menjadi Rp 10.005.000 dan ditolak; nota terbesar yang lolos adalah Rp 9.995.000. Rinciannya ada di halaman batas transaksi.

Mandor yang membayar untuk pemilik rumah

Di toko bangunan, orang yang membayar sering bukan orang yang namanya ada di nota. Mandor membayar dari rekeningnya lalu menagih pemilik rumah, atau pemilik rumah membayar dari kota lain untuk material yang diambil tukangnya. Kolom catatan pada tagihan adalah tempat untuk menyambungkan semuanya. Isi dengan pola yang sama setiap kali:

Nota 0412 · Proyek Jl. Melati 12 · a.n. Bapak Hendra · kirim ke-2

Dengan pola itu, pencarian di daftar transaksi menemukan semua pembayaran satu proyek, dan mandor bisa meneruskan tanda terimanya kepada pemilik rumah tanpa penjelasan tambahan. Untuk Virtual Account, nama pembeli wajib diisi dan ditampilkan bank di layar transfer. Isi dengan nama yang dikenali pembayarnya, supaya mandor tahu tagihan yang dibayarnya memang tagihan proyek yang benar. Pembayaran live yang membawa email pembeli mengirimkan tanda terima ke email itu, tetapi nota atau faktur tetap dibuat toko sendiri. Untuk kontraktor berbadan usaha yang membayar lewat bagian keuangan, polanya dibahas di pembayaran dari pelanggan korporat.

Sopir dan admin toko sebagai Staf

Menagih saat material diturunkan berarti sopir atau kenek ikut membuat tagihan. Jangan berikan login pemilik. Undang mereka dari Pengaturan, Tim, dengan role Staf: mereka bisa membuat, melihat, dan membatalkan permintaan pembayaran, tetapi tidak bisa menekan Cairkan sekarang dan tidak bisa mengganti rekening pencairan. Saat seseorang berhenti bekerja, pemilik menghapusnya dan aksesnya langsung berhenti. Daftar lengkapnya ada di halaman anggota tim dan role. Pencairan ke rekening toko dikenai Rp 3.000 per pencairan, dan jadwalnya diatur pemilik: harian, mingguan, dua minggu sekali, bulanan, atau manual.

Kurang kirim, kelebihan hitung, dan retur sisa material

Selama tagihan belum dibayar, kesalahan jumlah mudah diperbaiki: batalkan tagihannya dan terbitkan yang baru dengan angka yang benar. Setelah dibayar, tidak ada tombol untuk membatalkan. Pembayaran QRIS dan Virtual Account yang berhasil tidak punya jalur pengembalian di sistem, sehingga selisih dikembalikan dengan transfer dari rekening toko, dan biaya transaksinya tidak kembali. Aturannya ada di halaman refund dan komplain.

Untuk retur sisa material di akhir proyek, banyak toko lebih memilih mencatatnya sebagai potongan pada nota berikutnya untuk pembeli yang sama daripada mentransfer balik. Yang penting potongan itu tercatat di nota toko dengan nomor nota asalnya, karena di dashboard pembayaran asalnya tetap berstatus Dibayar dengan nominal penuh.

Sebelum nota pertama

Selesaikan verifikasi akun lebih dulu. Sebelum terverifikasi, akun hanya punya jatah 10 permintaan pembayaran dengan total Rp 1.000.000 seumur akun, dan satu nota besi beton sudah melewatinya. Setelah itu, nyalakan kedua metode di Pengaturan, Metode pembayaran, tentukan pola catatan yang dipakai semua orang, dan undang sopir serta admin sebagai Staf.

Pertanyaan yang sering muncul