Menerima pembayaran homestay dan villa: DP yang mengunci tanggal, pelunasan sebelum check-in, deposit kerusakan yang mahal dikembalikan, dan pembatalan yang tidak bisa di-refund lewat sistem

Penginapan yang menerima pemesanan langsung, tanpa aplikasi agen perjalanan, menjual sesuatu yang tidak bisa disimpan: satu malam di satu kamar pada satu tanggal. Malam yang kosong karena tamu batal tanpa DP tidak bisa dijual lagi besok. Karena itu susunan penagihannya berbeda dari toko: tanggal baru dikunci setelah DP berstatus Dibayar, pelunasan ditagih sebagai pembayaran tersendiri beberapa hari sebelum check-in, deposit kerusakan hanya diminta kalau risikonya sepadan dengan biayanya, dan kebijakan pembatalan dikirim sebelum DP pertama. DP dan pelunasan di atas sekitar Rp 678.600 lebih murah lewat Virtual Account. Penginapan yang rutin menerima pembayaran berminggu-minggu sebelum tamu datang perlu persetujuan tertulis Kasera Pay lebih dulu.

Pembayaran jauh hari: tanyakan dulu

Kebijakan penggunaan terlarang Kasera Pay menaruh “perjalanan, tiket, dan hal lain yang dibayar jauh sebelum diserahkan” di daftar kegiatan yang butuh persetujuan tertulis sebelum dimulai. Malam menginap yang dibayar sekarang untuk libur panjang dua bulan lagi persis berbentuk seperti itu: uang tamu dipegang lama sebelum kamarnya dipakai. Kebijakan itu tidak menyebut batas hari untuk penginapan, jadi jangan menebak sendiri. Kirim gambaran usahanya ke halo@kasera.id sebelum tagihan DP pertama: jumlah kamar atau unit, seberapa jauh di muka tamu biasanya memesan, dan besar DP. Menerima DP jauh hari sebelum ada jawaban berisiko membuat penerimaan pembayaran ditangguhkan tepat di musim ramai. Tamu yang membayar penuh saat tiba, atau memesan untuk beberapa hari ke depan, adalah bentuk yang paling sederhana.

Tanggal dikunci oleh status, bukan oleh janji

Pola yang paling sering menimbulkan masalah: tamu bilang akan transfer nanti malam, pemilik menahan tanggalnya dari penanya lain, dan transfernya tidak pernah datang.

Urutan yang bekerja: kirim tarif dan kebijakan pembatalan, tunggu tamu menjawab siap membayar, lalu terbitkan tagihan DP saat itu juga. Tagihan dari dashboard berlaku 60 menit, dan selama 60 menit itu tanggalnya ditahan. Begitu statusnya Dibayar, tanggal itu milik tamu tersebut. Kalau tagihan kedaluwarsa, tanggalnya kembali terbuka dan penanya berikutnya boleh dilayani. Satu pengecualian: pembayaran yang uangnya diterima sebelum batas waktu tercatat tetap berhasil walaupun tagihan sempat terlihat kedaluwarsa, jadi buka lagi tagihan pertama sebelum menjanjikan tanggal yang sama. Pola slot yang habis ini dibahas lebih rinci di artikel sewa lapangan olahraga, yang menghadapi masalah yang sama dalam hitungan jam.

DP dan pelunasan: dua tagihan, satu kode pemesanan

Untuk homestay satu atau dua malam dengan tarif kecil, menagih penuh saat memesan paling sederhana: satu pembayaran, tidak ada yang perlu ditagih lagi. DP masuk akal ketika pemesanan dilakukan jauh hari atau nominalnya besar, misalnya villa akhir pekan atau rombongan. Besar DP adalah keputusan usaha, bukan aturan sistem; 30 sampai 50% dari total adalah angka yang lazim dipakai. Pertimbangan umumnya ada di perbandingan uang muka dan pembayaran penuh di muka.

Pelunasan ditagih sebagai permintaan pembayaran tersendiri. Tulis tanggal jatuh temponya di konfirmasi pemesanan, misalnya H-3. Pada H-3, kirim pengingat berisi sisa tagihan, lalu terbitkan tagihannya saat tamu membalas. Tagihan pelunasan tidak bisa diterbitkan jauh hari karena masa berlakunya 60 menit. Tamu yang tidak melunasi sampai hari kedatangan melunasi di meja resepsionis sebelum menerima kunci.

Kedua tagihan harus bisa ditemukan bersama. Isi catatannya dengan pola yang sama setiap kali:

HS-1012 · Villa Melati · 12-14 Okt · 8 tamu · DP 50%

Kode pemesanan di depan membuat pencarian di daftar transaksi menemukan DP dan pelunasannya sekaligus. Nama pemesan tidak cukup, karena yang membayar sering bukan yang menginap: kantor yang menyewa untuk acara tim, atau satu anggota rombongan yang menalangi.

QRIS atau Virtual Account, per nominal

QRIS dikenai 0,7% + Rp 250 per transaksi berhasil, Virtual Account Rp 5.000 tetap. Titik impasnya sekitar Rp 678.600. Angka di bawah ini ilustrasi dengan tarif yang berlaku saat artikel ini ditulis.

Untuk DP villa rombongan, memilih QRIS berarti memberikan Rp 42.500 lebih banyak untuk satu transaksi, dan pelunasannya mengulang selisih yang sama. Metode dipilih per tagihan saat dibuat di dashboard, jadi homestay kecil tetap bisa memakai QRIS dan villa memakai Virtual Account. Maksimum per pembayaran Rp 10.000.000. Villa rombongan Rp 13.500.000 untuk tiga malam sudah melewatinya, sehingga pola DP dan pelunasan justru menjadi keharusan: dua tagihan Rp 6.750.000 masing-masing masuk batas. Rinciannya ada di halaman batas transaksi.

Deposit kerusakan: hitung dulu biayanya

Deposit kerusakan terdengar aman, tetapi lewat gateway pembayaran ia punya dua biaya yang sering tidak dihitung. Deposit Rp 500.000 lewat QRIS dikenai Rp 3.750 saat masuk, dan biaya itu tidak kembali. Saat tamu check-out tanpa kerusakan, uangnya tidak bisa dikembalikan lewat sistem: pemilik mentransfernya dari rekening sendiri, dan itu pekerjaan manual untuk setiap tamu. Mengalikan keduanya dengan jumlah tamu dalam sebulan memperlihatkan harga sebenarnya.

Untuk homestay kamar biasa, aturan tertulis tentang kerusakan, foto kondisi kamar sebelum tamu masuk, dan data pemesan yang lengkap biasanya cukup. Deposit masuk akal untuk villa dengan kolam renang, peralatan dapur lengkap, atau rombongan besar. Kalau dipakai, tagih sebagai permintaan pembayaran tersendiri dengan kata “deposit” di catatannya, jangan digabung ke pelunasan, supaya saat dikembalikan jelas uang mana yang dikembalikan. Kesepakatan potongan untuk kerusakan dicatat tertulis sebelum transfer balik.

Kebijakan pembatalan sebelum DP pertama

Pembayaran QRIS dan Virtual Account yang sudah berhasil tidak bisa di-refund atau dibatalkan lewat Kasera Pay. Kalau tamu berhak atas pengembalian, pemilik mentransfernya dari rekening sendiri, dan biaya transaksi pembayaran asalnya tidak kembali. Aturan lengkapnya ada di halaman refund dan komplain.

Akibatnya, kebijakan pembatalan harus ditulis dan dikirim ke tamu sebelum mereka membayar DP, bukan dirundingkan setelah mereka batal. Bentuk yang jelas menyebut tiga hal: sampai kapan DP dikembalikan penuh, sampai kapan dikembalikan sebagian, dan kapan DP hangus. Menawarkan pindah tanggal sering lebih baik bagi kedua pihak daripada mengembalikan uang: tidak ada uang yang berpindah balik, dan malam yang sudah dipesan tetap terjual.

Tambahan di lokasi: halaman pembayaran permanen

Extra bed, sarapan tambahan, paket BBQ, sewa motor, atau antar-jemput adalah pembayaran kecil dengan harga tetap yang terjadi di lokasi, sering saat pemilik tidak ada di sana. Untuk ini, halaman pembayaran permanen yang dicetak sebagai QR di meja resepsionis lebih praktis daripada menerbitkan tagihan per item. Isi pilihan nominalnya dengan daftar harga tambahan, misalnya 50000, 150000, 250000, supaya tamu memilih angka yang sudah ditentukan alih-alih mengetik sendiri. Tamu menuliskan nomor kamarnya di kolom catatan. Pengaturannya dijelaskan di panduan halaman pembayaran yang dipakai berulang. DP dan pelunasan tetap lewat tagihan per pemesanan, karena nominalnya berbeda setiap tamu dan harus membawa kode pemesanan.

Penjaga villa sebagai Staf

Banyak pemilik villa tidak tinggal di lokasi. Yang menyambut tamu dan menagih tambahan adalah penjaga atau pengelola. Jangan berikan login pemilik. Undang mereka dari Pengaturan, Tim, dengan role Staf: Staf bisa membuat, melihat, dan membatalkan permintaan pembayaran, tetapi tidak bisa menekan Cairkan sekarang dan tidak bisa mengganti rekening pencairan. Pemilik melihat setiap pembayaran dari jauh, dan saat penjaga berganti, aksesnya dihapus dan langsung berhenti. Pencairan ke rekening pemilik dikenai Rp 3.000 per pencairan, dengan jadwal yang diatur pemilik.

Sebelum tamu pertama

Selesaikan verifikasi akun lebih dulu. Sebelum terverifikasi, akun hanya punya jatah 10 permintaan pembayaran dengan total Rp 1.000.000 seumur akun, dan satu DP villa sudah melewatinya. Kalau tamu biasa memesan jauh hari, tunggu jawaban tertulis dari halo@kasera.id lebih dulu. Setelah itu, nyalakan QRIS dan Virtual Account di Pengaturan, Metode pembayaran, tulis kebijakan pembatalan dan pola kode pemesanan, siapkan halaman pembayaran permanen untuk tambahan di lokasi, dan undang penjaga sebagai Staf.

Pertanyaan yang sering muncul