Blog · Terbit 10 Oktober 2026

Menagih perpanjangan domain, hosting, dan maintenance website ke klien: tagihan tahunan yang terbit sebulan sebelum domain habis, retainer bulanan, dan klien kantor yang membayar lewat Virtual Account

Jasa pembuatan website yang juga mengurus domain, hosting, dan maintenance klien punya dua tagihan berulang dengan irama berbeda. Perpanjangan domain dan hosting ditagih setahun sekali lewat plan tahunan di menu Langganan, dengan tanggal tagihan 30 hari sebelum masa aktif domain habis. Maintenance ditagih tiap bulan lewat plan bulanan yang terpisah. Klien kantor yang hanya bisa membayar dengan transfer dari rekening perusahaan ditagih sekali setahun lewat Virtual Account, karena invoice langganan hanya dibayar lewat QRIS. Aturan yang paling menentukan: tanggal tagihan dihitung mundur dari tanggal kedaluwarsa di registrar, bukan dari tanggal proyek selesai.

Kenapa tagihannya terbit 30 hari lebih awal

Agensi biasanya membayar perpanjangan ke registrar dan penyedia hosting dari kantong sendiri, lalu menagih klien. Kalau tagihan baru terbit pada hari domain habis, agensi harus memilih antara menalangi atau membiarkan situs klien mati. Jarak 30 hari memberi waktu bagi seluruh tahapan penagihan untuk selesai sebelum keputusan itu harus diambil.

Contoh dengan domain yang masa aktifnya habis 15 Maret 2027. Tanggal tagihan berikutnya diisi 13 Februari 2027. Pengingat pertama terkirim 10 Februari, tiga hari sebelum jatuh tempo, lalu pada 13 Februari, lalu 16 Februari kalau belum dibayar. Mulai 16 Februari langganannya berstatus Nunggak. Pada 27 Februari, empat belas hari setelah jatuh tempo, invoice-nya dilepas dan langganannya berhenti. Masih ada dua minggu sebelum 15 Maret untuk menelepon klien, menalangi, atau sengaja membiarkan domainnya habis, dan keputusan itu diambil dengan tahu persis bahwa tagihannya memang tidak dibayar.

Tahun berikutnya invoice perpanjangan terbit tepat pada 13 Februari 2028, dengan pengingat pada hari itu dan tiga hari sesudahnya. Siklusnya tetap menempel 30 hari di depan masa aktif domain selama domain itu diperpanjang tepat waktu.

Klien yang sudah ada: impor, jangan tombol mulai

Langganan yang dimulai dari dashboard langsung menerbitkan tagihan pertama hari itu dan menjadikan hari itu tanggal siklusnya. Untuk klien yang domainnya baru habis lima bulan lagi, itu salah dua kali: klien ditagih terlalu cepat, dan tanggal tahunannya tidak lagi sejajar dengan registrar. Jalurnya adalah Langganan, Impor CSV, yang menerima kolom next_bill_date per baris. Satu baris pun boleh, dan barisnya bisa ditempel langsung dari spreadsheet daftar domain yang biasanya sudah dipegang agensi. Tagihan pertamanya jatuh tempo pada tanggal itu, dan tidak ada pesan yang terkirim hari ini untuk tanggal yang masih jauh. Urutan memindahkan seluruh daftar, termasuk jebakan sandbox yang membuat impor live melewati semua baris, ada di panduan memindahkan pelanggan langganan ke Kasera Pay.

Isi external_id dengan kode yang sudah dipakai agensi, misalnya KLN-014-HOST untuk hosting dan KLN-014-MNT untuk maintenance klien yang sama. Pelanggan dicocokkan lewat email atau nomor HP, jadi kedua langganan itu menempel pada satu pelanggan dan riwayat bayarnya terbaca di satu tempat.

Tiga plan yang biasanya cukup

Domain dan hosting, tahunan. Satu plan per paket yang dijual, misalnya paket kecil dan paket toko online. Klien dengan beberapa domain pada paket yang sama cukup diberi jumlah lebih dari satu.
Maintenance, bulanan. Retainer untuk pembaruan, backup, dan perbaikan kecil. Tanggalnya tidak perlu sejajar dengan domain, cukup tanggal yang disepakati dengan klien.
Paket lama. Klien yang masih membayar harga tahun lalu diberi plan sendiri, misalnya “Hosting tahunan 2025”. Plan dengan masa coba ditolak saat impor, karena klien yang sudah membayar bertahun-tahun bukan klien baru.

Kenaikan harga dari penyedia hosting tidak otomatis sampai ke klien yang sudah berlangganan. Mengubah harga plan menulis versi baru, sementara langganan yang sudah berjalan tetap di versi lamanya. Memindahkan klien ke harga baru dikerjakan per langganan lewat Ubah plan atau jumlah, yang berlaku pada perpanjangan berikutnya, bukan sekarang. Kerjakan sebelum invoice perpanjangan terbit, dan kabari klien lebih dulu.

Klien kantor yang hanya bisa transfer

Invoice di menu Langganan dibayar lewat QRIS. Untuk klien perorangan dan usaha kecil itu tidak masalah. Bagian keuangan perusahaan sering kali hanya bisa mentransfer dari rekening perusahaan, dan untuk mereka perpanjangan ditagih dengan permintaan pembayaran biasa bermetode Virtual Account. Tidak ada yang mengingatkan secara otomatis di jalur ini, jadi catat sendiri tanggal 30 hari sebelum domain habis, lalu terbitkan nomornya saat keuangan klien mengonfirmasi siap membayar, karena masa berlakunya terbatas. Susunan lengkapnya, termasuk penanda yang membantu klien mencocokkan PO, ada di tulisan tentang pembayaran dari pelanggan korporat.

Satu perbedaan yang sering ditanyakan klien kantor: invoice langganan punya tombol Unduh PDF di halaman invoice-nya, sedangkan permintaan pembayaran biasa tidak menghasilkan file invoice. Klien yang ditagih lewat Virtual Account tetap membutuhkan dokumen invoice dari agensi sendiri.

Biayanya, dengan angka ilustrasi

Tarif yang berlaku saat tulisan ini dibuat: QRIS 0,7% + Rp 250 per transaksi berhasil, Virtual Account Rp 5.000 per transaksi berhasil, pencairan ke rekening Rp 3.000 per pencairan, tanpa biaya bulanan. Angka paket di bawah hanya contoh.

Domain dan hosting Rp 1.500.000 per tahun lewat QRIS: biaya Rp 10.750, diterima Rp 1.489.250.
Maintenance Rp 750.000 per bulan lewat QRIS: biaya Rp 5.500 per bulan, atau Rp 66.000 setahun.
Klien kantor dengan hosting dan maintenance setahun ditagih sekaligus Rp 4.800.000: lewat QRIS biayanya Rp 33.850, lewat Virtual Account Rp 5.000.

Nominal besar membuat Virtual Account jauh lebih murah, dan klien kantor memang lebih nyaman dengan transfer. Batas bawaan satu pembayaran Rp 10.000.000, jadi kontrak yang lebih besar dari itu dipecah menjadi beberapa tagihan.

Klien yang berhenti atau pindah

Klien yang memindahkan situsnya ke tempat lain dihentikan dengan Berhentikan di akhir periode: layanan yang sudah dibayar tetap berjalan sampai periodenya habis, lalu berhenti, tanpa pengembalian dana. Menghentikan sekarang memutus akses saat itu juga. Keduanya final, jadi klien yang kembali tahun depan dibuatkan langganan baru, dan kalau dimasukkan lewat impor, dengan external_id baru, karena kode lama tetap dianggap sudah diimpor.

Yang bukan tagihan agensi

Tagihan di atas adalah jasa agensi sendiri: pengelolaan domain, hosting, dan perawatan situs. Uang yang hanya dititipkan untuk diteruskan ke pihak lain, misalnya anggaran iklan klien yang dibelanjakan agensi di platform iklan, berbeda sifatnya. Menerima pembayaran atas nama pihak lain termasuk daftar yang butuh persetujuan tertulis lebih dulu di kebijakan penggunaan, jadi tanyakan ke halo@kasera.id sebelum dana semacam itu ditagih lewat akun.

Untuk tagihan proyek yang sekali jalan, seperti DP pembuatan situs dan pelunasan saat serah terima, polanya ada di tulisan tentang menagih klien freelance. Gambaran fitur tagihan berulang seluruhnya ada di halaman tagihan langganan.

Pertanyaan yang sering muncul

Bisakah klien membayar tagihan langganan lewat Virtual Account?

Tidak. Invoice di menu Langganan hanya dibayar lewat QRIS, dari aplikasi bank atau dompet digital apa pun. Klien yang hanya bisa membayar dengan transfer dari rekening perusahaan ditagih dengan permintaan pembayaran biasa bermetode Virtual Account, dibuat sendiri sekali setahun saat bagian keuangannya siap membayar.

Apa yang terjadi kalau klien tidak membayar perpanjangan sama sekali?

Pengingat dikirim pada hari jatuh tempo dan tiga hari sesudahnya. Setelah masa tenggang tiga hari, langganannya berstatus Nunggak. Empat belas hari setelah jatuh tempo, invoice-nya dilepas dan langganannya berhenti. Langganan yang sudah berhenti tidak bisa dihidupkan lagi, jadi klien yang kembali dibuatkan langganan baru.

Satu klien punya tiga domain dengan paket hosting yang sama. Perlu tiga langganan?

Tidak harus. Satu langganan dengan jumlah 3 menagih harga plan dikali tiga dalam satu invoice. Tiga langganan terpisah baru masuk akal kalau masa aktif ketiga domain itu jatuh pada tanggal yang berbeda, karena tanggal tagihan melekat pada langganan, bukan pada domain.

Apakah akun harus terverifikasi untuk memakai menu Langganan?

Untuk langganan live, ya. Di mode sandbox semua akun bisa mencoba plan, impor, dan perpanjangan tanpa uang berpindah, jadi susunannya bisa diuji sebelum verifikasi selesai.