Menerima pembayaran bengkel motor dan mobil: tagihan saat kendaraan siap diambil, uang muka untuk suku cadang inden, dan pekerjaan tambahan yang ditemukan setelah dibongkar

Bengkel punya satu keuntungan yang tidak dimiliki kebanyakan usaha: kendaraannya ada di tangan bengkel sampai dibayar. Karena itu hampir semua pekerjaan cukup ditagih sekali, saat kendaraan siap diambil. Pengecualiannya dua: suku cadang yang harus dipesan khusus, dan pekerjaan tambahan yang baru ketahuan setelah mesin atau kaki-kaki dibongkar. Ringkasnya: estimasi tidak ditagih, uang muka hanya untuk suku cadang inden, pekerjaan tambahan disetujui dulu lewat chat, nomor SPK dan pelat nomor masuk ke catatan tagihan, dan nota di atas sekitar Rp 678.600 ditagih lewat Virtual Account.

Estimasi bukan tagihan

Saat kendaraan masuk, yang diberikan ke pelanggan adalah estimasi di SPK atau nota penerimaan, bukan tagihan pembayaran. Ada dua alasan praktis. Pertama, angka estimasi hampir selalu berubah: kampas yang dikira masih tebal ternyata habis, atau baut yang dikira aman ternyata dol. Kedua, tagihan yang dibuat dari dashboard hanya berlaku 60 menit, lalu berstatus Kedaluwarsa. Tagihan yang dibuat saat kendaraan masuk pagi hari sudah mati sebelum pekerjaannya selesai.

Urutan yang bekerja: kerjakan, hitung nota akhir, kabari pelanggan lewat chat bahwa kendaraan siap beserta totalnya, lalu terbitkan tagihan saat pelanggan memang siap membayar. Untuk pelanggan yang menunggu di ruang tunggu, itu saat mekanik menyerahkan kunci. Untuk pelanggan yang datang sore, itu saat mereka mengabari sudah di jalan atau sudah berdiri di depan kasir.

Uang muka untuk suku cadang inden

Suku cadang yang tidak ada di stok dan harus dipesan ke distributor adalah satu-satunya tempat bengkel menanggung risiko uang di muka. Kalau pelanggan membatalkan setelah barangnya datang, bengkel memegang suku cadang yang belum tentu laku untuk kendaraan lain. Tagih uang muka sebagai permintaan pembayaran tersendiri, sebesar harga suku cadangnya saja, bukan persentase dari seluruh estimasi.

Di nota akhir, uang muka itu dikurangkan, dan yang ditagih adalah sisanya. Dua pembayaran untuk satu kendaraan, masing-masing dikenai biaya transaksinya sendiri. Keduanya harus membawa nomor SPK yang sama di catatannya, supaya saat dicari keduanya muncul bersama. Pertimbangan umum soal kapan uang muka layak diminta ada di perbandingan uang muka dan pembayaran penuh di muka.

Pekerjaan tambahan setelah dibongkar

Ini sumber sengketa paling sering di bengkel: pelanggan datang untuk ganti oli dan pulang dengan nota tiga kali lipat. Aturannya sederhana dan tidak ada hubungannya dengan sistem pembayaran: jangan kerjakan tambahan apa pun sebelum pelanggan menyetujuinya. Kirim foto komponennya dan harga tambahannya lewat chat, dan tunggu jawaban tertulis. Chat itu adalah bukti persetujuan kalau nota dipersoalkan saat pengambilan.

Kalau tagihan sudah terlanjur diterbitkan dengan angka lama dan belum dibayar, batalkan dengan Batalkan permintaan lalu terbitkan yang baru dengan total yang benar. Jangan menagih selisihnya sebagai tagihan kedua untuk pekerjaan yang sama, karena biaya transaksi terpotong dua kali dan bengkel memegang dua catatan untuk satu nota. Cara membatalkan dengan benar dibahas di membatalkan tagihan yang terlanjur dibuat.

QRIS atau Virtual Account, per nota

QRIS dikenai 0,7% + Rp 250 per transaksi berhasil, Virtual Account Rp 5.000 tetap. Titik impasnya sekitar Rp 678.600. Servis rutin motor jauh di bawahnya, pekerjaan besar mobil jauh di atasnya. Angka di bawah ini ilustrasi dengan tarif yang berlaku saat artikel ini ditulis.

Pada nota turun mesin, memilih QRIS berarti memberikan Rp 40.750 lebih banyak untuk satu transaksi. Metode dipilih per tagihan saat dibuat di dashboard, jadi kasir tidak perlu memilih satu metode untuk seluruh bengkel. Aturan praktisnya: QRIS ditunjukkan dari layar ponsel atau tablet kasir untuk servis ringan, nomor Virtual Account untuk nota besar. Maksimum per pembayaran Rp 10.000.000; nota restorasi atau overhaul yang melewatinya dipecah menjadi beberapa tagihan, dan rinciannya ada di halaman batas transaksi. Pertimbangan lain di luar tarif ada di panduan memilih QRIS atau Virtual Account.

Pelat nomor di catatan tagihan

Bengkel mengenali pekerjaan dari pelat nomor, bukan dari nama pelanggan. Yang membayar sering bukan pemilik kendaraan: anak yang mengambil mobil orang tuanya, sopir kantor, atau kurir yang dititipi motor. Isi catatan tagihan dengan pola yang sama setiap kali:

SPK 0931 · B 1234 XYZ · kampas rem depan + oli · pelunasan

Dengan pola itu, pencarian di daftar transaksi menemukan seluruh riwayat satu kendaraan, termasuk uang muka dan pelunasannya, dan keluhan garansi tiga bulan kemudian bisa dicocokkan dalam hitungan detik. Status Dibayar di dashboard berubah karena uangnya dikonfirmasi masuk, bukan karena pelanggan menunjukkan layar ponselnya, sehingga kendaraan dilepas setelah status itu terlihat, bukan setelah tangkapan layar dikirim, yang mudah disunting. Pembayaran live yang membawa email pembeli mengirimkan tanda terima ke email itu, tetapi nota bengkel tetap dibuat bengkel sendiri.

QR permanen di meja kasir: hanya untuk jasa kecil

Halaman pembayaran permanen, satu alamat yang dicetak sebagai QR dan pembayarnya mengetik nominal sendiri, menggoda untuk dipasang di meja kasir. Untuk jasa berharga tetap seperti tambal ban, isi angin nitrogen, atau cuci motor, itu pilihan yang tepat: tidak ada kerja per transaksi. Untuk servis dengan nota, tidak: nominalnya diketik pelanggan, bisa salah ketik, dan pembayarannya tidak membawa nomor SPK. Bengkel yang punya keduanya bisa memakai keduanya, QR permanen untuk jasa kecil dan tagihan per nota untuk servis. Pengaturannya dijelaskan di panduan halaman pembayaran yang dipakai berulang.

Kasir dan kepala mekanik sebagai Staf

Yang menerbitkan tagihan biasanya kasir atau kepala mekanik, bukan pemilik. Jangan berikan login pemilik. Undang mereka dari Pengaturan, Tim, dengan role Staf: Staf bisa membuat, melihat, dan membatalkan permintaan pembayaran, tetapi tidak bisa menekan Cairkan sekarang dan tidak bisa mengganti rekening pencairan. Saat seseorang berhenti bekerja, pemilik menghapusnya dan aksesnya langsung berhenti. Pencairan ke rekening bengkel dikenai Rp 3.000 per pencairan, dengan jadwal yang diatur pemilik.

Klaim garansi dan pengembalian uang

Pembayaran QRIS dan Virtual Account yang sudah berhasil tidak bisa di-refund atau dibatalkan lewat Kasera Pay. Kalau pelanggan berhak atas pengembalian uang, bengkel mentransfernya dari rekening sendiri, dan biaya transaksi pembayaran asalnya tidak kembali. Untuk klaim garansi suku cadang atau jasa, kebanyakan bengkel memilih mengerjakan ulang atau mengganti suku cadangnya tanpa biaya, sehingga tidak ada uang yang perlu berpindah balik. Apa pun pilihannya, catat di nota bengkel dengan nomor SPK asalnya, karena di dashboard pembayaran asalnya tetap berstatus Dibayar dengan nominal penuh. Aturan lengkapnya ada di halaman refund dan komplain.

Sebelum nota pertama

Selesaikan verifikasi akun lebih dulu. Sebelum terverifikasi, akun hanya punya jatah 10 permintaan pembayaran dengan total Rp 1.000.000 seumur akun, dan satu nota kaki-kaki mobil sudah melewatinya. Setelah itu, nyalakan QRIS dan Virtual Account di Pengaturan, Metode pembayaran, tentukan pola catatan yang dipakai semua orang, dan undang kasir serta kepala mekanik sebagai Staf.

Pertanyaan yang sering muncul