Menerima pembayaran klinik gigi dan praktik dokter: tagihan yang dibuat di kasir setelah tindakan, keterangan tanpa diagnosis, dan perawatan berbulan-bulan yang ditagih per kunjungan

Di klinik gigi dan praktik dokter, nominalnya baru pasti setelah pasien keluar dari ruang periksa. Karena itu tagihan tidak disiapkan jauh hari: kasir membuat satu permintaan pembayaran per kunjungan saat pasien berdiri di depannya, menunjukkan QR di layar, dan pasien membayar dari ponselnya. Tiga hal membedakan klinik dari usaha lain. Keterangan tagihan terbaca oleh siapa pun yang memegang tautannya, jadi tidak boleh memuat diagnosis. Perawatan yang berjalan berbulan-bulan, seperti behel dan implan, ditagih per kunjungan atau per tahap, bukan sekaligus. Dan kuitansi untuk asuransi tetap terbitan klinik sendiri.

Di meja kasir: satu permintaan per kunjungan

Urutannya sama untuk setiap pasien. Dokter atau perawat menyerahkan rincian tindakan ke kasir. Kasir membuka Buat permintaan pembayaran, mengisi nominal, memilih metode, dan menulis keterangan. QR tampil di layar komputer atau di aplikasi Android kasir, pasien memindainya, dan pasien boleh pulang setelah transaksinya berstatus Dibayar di daftar transaksi, bukan setelah menunjukkan tangkapan layar. Tagihan dari dashboard berlaku 60 menit, lebih dari cukup untuk pembayaran yang terjadi di depan kasir.

Metodenya dipilih menurut nominal. Dengan tarif yang berlaku saat artikel ini ditulis, QRIS 0,7% + Rp 250 dan Virtual Account Rp 5.000 per transaksi berhasil, angka ilustrasi untuk tindakan yang umum di klinik gigi:

Titik impasnya sekitar Rp 678.600. Di bawah itu QRIS lebih murah, di atasnya Virtual Account. Kasir tidak perlu menghitung ulang setiap kali: cukup satu aturan tertulis, misalnya tagihan sampai Rp 700.000 lewat QRIS dan di atasnya lewat Virtual Account. Pertimbangan di luar tarif, seperti perangkat yang dipegang pembayar dan data yang harus diisinya, dibahas di panduan memilih QRIS atau Virtual Account. Virtual Account meminta nama pembayar, dan yang diisi adalah nama orang yang mentransfer, yang sering kali anak atau pasangan pasien.

Satu pembayaran maksimum Rp 10.000.000, dan minimum Virtual Account Rp 10.000. Rinciannya ada di halaman batas transaksi. Klinik yang rutin menagih di atas plafon itu bisa meminta plafon Virtual Account yang lebih tinggi lewat halo@kasera.id.

Yang boleh ditulis di keterangan, dan yang tidak

Keterangan tagihan tidak hanya terbaca oleh kasir. Teks itu tampil di halaman pembayaran yang dibuka pasien, ikut di email bukti pembayaran sebagai baris “Untuk”, dan terlihat di daftar transaksi oleh semua anggota tim. Tautan pembayaran juga sering diteruskan: pasien remaja mengirimnya ke orang tua, pasien lansia ke anaknya, karyawan ke bagian keuangan kantornya. Keterangan “Pencabutan gigi 38 impaksi” atau nama obat berarti diagnosis ikut berpindah tangan tanpa persetujuan pasien.

Pola yang aman memuat penanda yang hanya bermakna bagi klinik:

Kunjungan 30/09 · RM-00812 · drg. jaga pagi

Nomor rekam medis menghubungkan pembayaran dengan berkas pasien saat tutup buku, dan tidak berarti apa pun bagi orang lain yang membaca tautannya. Kotak pencarian di daftar transaksi mencari isi keterangan, bukan nama pembayar, jadi nomor itu juga yang membuat pembayaran seorang pasien bisa ditemukan lagi berminggu-minggu kemudian. Rincian tindakan tetap ada di rekam medis dan di kuitansi klinik, dua tempat yang aksesnya dijaga klinik sendiri.

Behel, implan, dan perawatan saluran akar

Perawatan panjang menggoda untuk dijual sebagai paket yang dibayar di muka. Untuk pembayaran lewat Kasera Pay, susunan yang lebih rapi adalah menagih sesuai jalannya perawatan.

• Behel. Biaya pemasangan ditagih pada hari pemasangan, lalu setiap kontrol ditagih saat pasien datang kontrol. Menu Langganan tidak cocok di sini: tagihan langganan terbit setiap periode walaupun pasien tidak datang, sedangkan biaya kontrol melekat pada kunjungan. Tagihan per kunjungan juga tidak pernah menagih bulan yang dilewati pasien.
• Implan. Tahapannya berjarak berminggu-minggu sampai berbulan-bulan, dan totalnya sering melewati Rp 10.000.000. Tagih per tahap, misalnya pemasangan implan, lalu pemasangan mahkota, dengan keterangan “Tahap 1 dari 2 · RM-00812”. Pemecahan ini sekaligus menyelesaikan urusan plafon.
• Perawatan saluran akar. Tiga atau empat kunjungan dengan nominal yang bisa berubah di tengah jalan. Tagih setiap kunjungan sesuai tindakannya, bukan perkiraan total di awal.

Klinik yang tetap ingin menjual paket lunas di muka untuk perawatan berbulan-bulan sebaiknya bertanya dulu ke halo@kasera.id. Kebijakan penggunaan terlarang memasukkan hal yang dibayar jauh sebelum diserahkan ke daftar yang butuh persetujuan tertulis, dan menanyakannya sebelum paket pertama terjual jauh lebih murah daripada penangguhan di tengah jalan. Penagihan per kunjungan tidak menyentuh pertanyaan itu sama sekali.

Pasien yang membatalkan atau kelebihan bayar

Pembayaran QRIS dan Virtual Account yang sudah berhasil tidak bisa di-refund atau dibatalkan lewat Kasera Pay. Kalau uang muka janji dikembalikan atau kasir salah memasukkan nominal, klinik mentransfer selisihnya sendiri dari rekening klinik, dan biaya transaksi awalnya tidak kembali. Uang muka Rp 200.000 lewat QRIS yang dikembalikan penuh membuat klinik menanggung Rp 1.650. Aturan untuk pembatalan janji dan sisa uang muka ditulis sebelum pasien pertama membayar, dan langkah pengembaliannya dijelaskan di artikel pengembalian dana ke pembeli.

Kesalahan nominal paling sering terjadi sebelum pasien membayar, dan itu mudah: batalkan permintaan yang salah, buat yang baru. Jangan menambal kekurangan dengan permintaan kedua yang kecil, karena satu kunjungan yang terbelah jadi dua transaksi menyulitkan tutup buku.

Kasir, perawat, dan dokter pemilik

Kasir dan perawat yang menagih tidak perlu login pemilik. Undang mereka dari Pengaturan, Tim, dengan role Staf. Staf bisa membuat, melihat, dan membatalkan permintaan pembayaran, tetapi tidak bisa mencairkan saldo dan tidak bisa mengganti rekening pencairan. Saat kasir berganti, aksesnya dihapus dan langsung berhenti. Pencairan ke rekening klinik dikenai Rp 3.000 per pencairan, dan jadwalnya bisa harian, mingguan, atau manual.

Kalau pasien mengisi email di halaman pembayaran, pembayaran live yang berhasil mengirimkan email bukti pembayaran kepadanya. Itu bukti bahwa uangnya sampai, bukan kuitansi klinik. Apa yang tercantum di email itu dan kapan pasien tetap butuh dokumen dari klinik dibahas di artikel bukti pembayaran untuk pembeli.

Sebelum pasien pertama

Selesaikan verifikasi akun lebih dulu. Sebelum verifikasi, akun hanya bisa membuat 10 permintaan pembayaran dengan total Rp 1.000.000 seumur akun, dan satu hari praktik yang ramai sudah melewatinya. Setelah itu tulis aturan metode per nominal untuk kasir, sepakati pola keterangan dengan nomor rekam medis, tulis kebijakan pembatalan janji dan uang muka, undang kasir sebagai Staf, dan coba satu alur penuh di mode Sandbox sebelum hari praktik pertama.

Pertanyaan yang sering muncul