Menerima pembayaran peserta open trip: persetujuan yang diurus sebelum tautan pertama, DP dan pelunasan per peserta, dan uang yang harus kembali kalau kuota tidak tercapai

Jawaban singkatnya: sebelum tautan pertama disebar, minta persetujuan tertulis Kasera Pay, karena perjalanan yang dibayar jauh sebelum berangkat termasuk kategori yang mensyaratkannya. Setelah itu, buat satu tagihan per peserta untuk DP, dan satu tagihan per peserta lagi untuk pelunasan saat tenggatnya tiba. Jangan satu tagihan untuk seluruh rombongan, dan jangan tautan pelunasan yang dibuat jauh hari. Sisanya adalah soal memilih metode per nominal dan menulis kebijakan pembatalan yang jujur tentang biaya yang tidak kembali.

Persetujuan lebih dulu, bukan sesudah trip penuh

Kebijakan penggunaan terlarang Kasera Pay punya daftar kegiatan yang hanya boleh dimulai dengan persetujuan tertulis, dan salah satu butirnya berbunyi “perjalanan, tiket, dan hal lain yang dibayar jauh sebelum diserahkan”. Open trip tepat berada di situ: peserta membayar DP berminggu-minggu sebelum berangkat, dan kalau penyelenggaranya gagal, yang menanggung adalah para pembayar. Butir lain di daftar yang sama juga perlu dibaca kalau penyelenggara menampung uang untuk pihak lain, misalnya memungut biaya kapal atas nama pemilik kapal.

Kirim surel ke halo@kasera.id sebelum pendaftaran dibuka. Gambaran yang membantu: tujuan dan tanggal trip, kisaran harga per peserta, berapa lama sebelum keberangkatan DP dipungut, dan kebijakan pembatalan yang akan diumumkan ke peserta. Bertanya tidak berbiaya, sedangkan penangguhan di tengah masa pendaftaran berarti tautan yang sudah tersebar berhenti bisa dibayar.

Satu tagihan per peserta per tahap

Tagihan per peserta terasa lebih repot daripada satu tautan grup, tetapi ia yang menjawab tiga pertanyaan penyelenggara tanpa membuka mutasi rekening: siapa yang sudah membayar, berapa kursi yang benar-benar terisi, dan berapa yang harus dikembalikan ke siapa kalau trip batal. Jumlah tagihan DP yang berstatus berhasil adalah jumlah kursi yang terkunci. Tagihan yang masih menunggu bukan kursi, dan kuota harus dijaga di catatan penyelenggara, bukan oleh sistem pembayaran.

Isi keterangan tagihan dengan pola yang sama setiap kali, misalnya Rinjani 12-15 Okt · DP · Rina 0812xxxx. Keterangan tampil di halaman pembayaran, ikut ke ekspor CSV, dan menjadi kolom yang dicari kotak pencarian daftar transaksi, jadi pola yang konsisten membuat rekap per trip cukup satu kata kunci.

Tagihan pelunasan dibuat saat tenggatnya tiba, bukan saat DP masuk. Tagihan dari dashboard berlaku 60 menit secara bawaan, dan formulir pembuatannya tidak punya kolom untuk memperpanjangnya. Tautan pelunasan yang dikirim tiga minggu lebih awal sudah mati jauh sebelum peserta siap membayar. Pertimbangan memilih masa berlaku ada di artikel masa berlaku tagihan, dan susunan dua termin secara umum di perbandingan uang muka dan pembayaran penuh di muka.

Ketua rombongan yang membayar untuk teman

Kasus yang paling sering: satu orang mendaftarkan empat temannya dan ingin membayar sekaligus. Satu tagihan untuk mereka berlima tetap rapi kalau rincian barisnya diisi per nama peserta, karena rincian itu tampil di halaman pembayaran dan jumlah harga dikali kuantitasnya harus sama persis dengan nominal tagihan.

Batasnya ada di plafon. Nominal maksimum per tagihan adalah Rp 10.000.000. Lima peserta dengan pelunasan Rp 2.400.000 berjumlah Rp 12.000.000 dan ditolak saat dibuat, jadi pecah menjadi dua tagihan, misalnya tiga dan dua peserta. Bank dan dompet digital pembayar juga punya batasnya sendiri, dan aplikasi bank besar membatasi pembayaran QRIS Rp 10.000.000 per transaksi. Rinciannya ada di batas transfer di sisi pembeli.

QRIS atau Virtual Account, per tahap

Tarif Kasera Pay saat ini: QRIS 0,7% + Rp 250 dan Virtual Account Rp 5.000 tetap per transaksi berhasil, tanpa biaya bulanan. Titik impasnya sekitar Rp 678.600. Di bawah itu QRIS lebih murah, di atasnya Virtual Account. Untuk open trip, artinya DP kecil cocok dengan QRIS dan pelunasan besar cocok dengan Virtual Account. Angka di bawah ilustrasi:

Ada satu hal di luar tarif. Virtual Account mensyaratkan nama pembayar, dan pesertanya harus membuka aplikasi bank atau ATM untuk mentransfer ke nomor yang diberikan. QRIS cukup dipindai dari aplikasi bank atau dompet digital apa pun. Untuk peserta yang membayar DP dari ponsel yang sama tempat tautannya dibuka, QRIS sering lebih merepotkan daripada kelihatannya, karena kode harus dipindai dari layar lain. Pilihan lengkapnya ada di panduan memilih QRIS atau Virtual Account.

Jatah sebelum verifikasi habis pada rombongan pertama

Akun yang belum terverifikasi hanya boleh membuat 10 permintaan pembayaran dengan total Rp 1.000.000, seumur akun. Setiap permintaan memakai satu dari sepuluh itu, dibayar atau tidak. Open trip dengan dua belas peserta dan DP Rp 500.000 sudah tertahan pada tagihan ketiga, karena dua DP pertama yang menunggu atau terbayar menghabiskan jatah nominalnya. Selesaikan verifikasi sebelum pendaftaran dibuka, bukan saat peserta sudah menunggu tautan. Setelah terverifikasi, jumlah dan total tagihan per hari tidak dibatasi.

Kalau kuota minimum tidak tercapai

Kebanyakan open trip hanya jalan kalau peserta minimum terpenuhi. Kalau tidak, DP dikembalikan, dan di sinilah hitungan yang sering terlupa. Pengembalian dana ditransfer sendiri dari rekening penyelenggara, di luar Kasera Pay, dan biaya atas pembayaran yang sudah berhasil tidak ikut kembali. Dua belas DP Rp 500.000 lewat QRIS meninggalkan biaya Rp 45.000. Lewat Virtual Account, Rp 60.000.

Angka itu harus ada di kebijakan pembatalan yang diumumkan sejak awal, dan ada dua cara jujur menuliskannya. Penyelenggara menanggungnya dan mengembalikan DP utuh, yang pada skala dua belas peserta biasanya sepadan dengan kepercayaan yang dijaga. Atau kebijakan menyebutkan dengan jelas bahwa biaya transaksi tidak dikembalikan kalau pembatalan datang dari peserta, dan dikembalikan utuh kalau trip batal karena kuota. Yang tidak boleh adalah memotong pengembalian tanpa pernah menyebutkannya. Prosedur pengembalian per metode ada di artikel pengembalian dana ke pembeli.

Satu hal lagi yang sering luput: DP ke vendor, seperti penginapan atau kapal, biasanya juga harus dibayar sebelum berangkat. Uang peserta masuk ke saldo, lalu dicairkan ke rekening sesuai jadwal pencairan yang dipilih, dengan biaya Rp 3.000 per pencairan. Susun tenggat DP peserta dengan jarak yang cukup sebelum tenggat DP vendor, dan periksa saldo yang siap dicairkan di dashboard alih-alih mengandalkan perkiraan.

Urutan singkat untuk trip berikutnya

1. Minta persetujuan tertulis ke halo@kasera.id dan selesaikan verifikasi akun.
2. Tulis kebijakan pembatalan, termasuk siapa yang menanggung biaya transaksi kalau trip batal.
3. Buat tagihan DP per peserta saat pendaftar siap membayar, dengan pola keterangan yang sama, pakai QRIS untuk DP di bawah sekitar Rp 678.600.
4. Hitung kursi dari tagihan DP yang berhasil, bukan dari yang masih menunggu.
5. Buat tagihan pelunasan saat tenggatnya tiba, pakai Virtual Account untuk nominal besar, dan pecah tagihan rombongan yang melewati Rp 10.000.000.

Pertanyaan yang sering muncul