Blog · Terbit 9 Oktober 2026

Menerima pembayaran kedai kopi dan kafe: QRIS bank untuk antrean di kasir, tagihan per pesanan untuk pesanan kantor, biji kopi, dan coffee cart

Kedai kopi punya dua jenis penjualan yang butuh alat berbeda. Antrean di depan kasir paling murah dibayar lewat QRIS statis dari bank: barista melihat sendiri pembeli membayar, dan sejak 1 Oktober 2026 MDR QRIS untuk transaksi sampai Rp 100.000 adalah 0 persen. Pesanan yang tidak terjadi di depan kasir, yaitu pesanan grup kantor lewat WhatsApp, pre-order, biji kopi yang dikirim, dan coffee cart untuk acara, butuh satu tagihan per pesanan yang statusnya berubah sendiri saat dibayar. Bagian kedua itulah tempat Kasera Pay layak dipakai, dan bagian pertama sebaiknya tidak dipindahkan ke sini.

Kenapa kasir sebaiknya tetap memakai QRIS bank

Kasera Pay mengenakan 0,7% + Rp 250 per transaksi QRIS yang berhasil. Komponen Rp 250 itulah yang terasa pada harga segelas kopi. Hitungan berikut memakai tarif yang tercantum di halaman harga saat artikel ini ditulis:

Penjualan (ilustrasi)	Nominal	Biaya Kasera Pay	Porsi dari nominal
Satu es kopi susu	Rp 18.000	Rp 376	2,1%
Kopi dan roti	Rp 35.000	Rp 495	1,4%
Pesanan kantor, 15 gelas	Rp 450.000	Rp 3.400	0,76%
Pelunasan coffee cart, lewat Virtual Account	Rp 3.500.000	Rp 5.000	0,14%

Kedai yang menjual 120 gelas sehari dengan rata-rata Rp 25.000 akan membayar Rp 425 per gelas, atau Rp 51.000 sehari, kalau seluruh antrean kasir dilewatkan ke Kasera Pay. Di QRIS bank, MDR untuk nominal sebesar itu sekarang nol. Selisih sebesar itu tidak dibayar kembali oleh fitur apa pun selama pembeli berdiri di depan barista, karena pencocokan pesanan dengan pembayaran sudah dikerjakan mata barista saat itu juga. Rincian MDR per kategori usaha ada di artikel biaya QRIS 2026, dan pertimbangan kedua jalur dibandingkan utuh di perbandingan QRIS dari bank dan lewat agregator.

Satu pengecualian: kedai yang kasirnya bukan pemilik dan ingin setiap penjualan tercatat per gelas dengan nominal pas, tanpa bergantung pada pembeli yang mengetik angka sendiri. Tagihan yang dibuat dari dashboard memang memberi catatan itu, tetapi butuh beberapa ketukan per pembeli. Pada jam ramai pagi, langkah tambahan itu memperpanjang antrean, jadi coba dulu pada jam sepi sebelum dijadikan aturan.

Pesanan grup kantor: dibayar sebelum diseduh

Pesanan kantor biasanya datang sebagai pesan WhatsApp berisi lima belas nama dan lima belas menu. Masalahnya bukan menyeduhnya, tetapi memastikan uangnya masuk sebelum lima belas gelas itu dibuat. Dengan QRIS statis, pemesan mengetik nominal sendiri lalu mengirim tangkapan layar, dan tangkapan layar bukan bukti; kasusnya dibahas di tulisan tentang bukti transfer palsu.

Susunan yang bekerja:

Barista membalas dengan total dan memastikan semua menu tersedia. Stok diperiksa sebelum tagihan dibuat, karena pembayaran yang sudah masuk tidak bisa dikembalikan sebagian lewat Kasera Pay.
Barista membuat permintaan pembayaran di dashboard dengan nominal pas dan deskripsi yang bisa dicari, misalnya “Kantor lantai 3, 15 gelas, ambil 09.30”. Tautannya dikirim ke chat yang sama.
Penyeduhan dimulai saat transaksinya tampil Dibayar di dashboard, bukan saat pemesan mengirim pesan “sudah”.

Tagihan dari dashboard berlaku 60 menit. Karena itu tautannya dikirim saat pesanan sudah pasti, bukan malam sebelumnya. Tautan yang kedaluwarsa tidak dikenai biaya, dan pemesan yang terlambat cukup dikirimi tagihan baru.

Pre-order, biji kopi, dan kopi literan yang dikirim

Pola yang sama berlaku untuk pre-order ambil di tempat dan untuk penjualan biji kopi atau kopi susu literan lewat chat. Bedanya hanya satu: ongkos kirim dimasukkan ke dalam nominal tagihan, bukan ditagih kurir di depan pintu. Satu kilogram biji kopi Rp 260.000 ditambah ongkir Rp 25.000 menjadi satu tagihan Rp 285.000 dengan biaya Rp 2.245, dan satu baris itu sudah memuat seluruh pesanan saat pembukuan.

Untuk pelanggan kantor yang mengambil kopi setiap hari, satu tagihan rekap per bulan lebih rapi daripada dua puluh tagihan kecil, karena setiap tagihan membawa Rp 250 tetapnya sendiri. Kalau pengiriman biji kopi bulanannya berisi paket yang sama setiap bulan, menu Langganan bisa menerbitkan tagihannya otomatis; tagihan langganan dibayar dengan QRIS dan butuh akun yang sudah diverifikasi.

Coffee cart untuk acara: uang muka, pelunasan, dan Virtual Account

Booth kopi untuk pernikahan, seminar, atau acara kantor dibayar dalam nominal jutaan, dan di sinilah Virtual Account lebih murah. Biayanya tetap Rp 5.000, sedangkan QRIS lebih mahal begitu nominalnya melewati sekitar Rp 678.600. Untuk pelunasan Rp 3.500.000, QRIS berbiaya Rp 24.750 dan Virtual Account Rp 5.000. Pembeli dari bagian keuangan perusahaan juga biasanya lebih nyaman membayar lewat transfer bank daripada memindai QR.

Susunan yang umum adalah uang muka saat tanggal dikunci dan pelunasan beberapa hari sebelum acara, masing-masing sebagai tagihan sendiri. Aturan pembatalan ditulis sebelum uang muka dibayar, karena pengembaliannya dikerjakan manual. Pertimbangan bentuknya ada di perbandingan uang muka dan pembayaran penuh di muka. Nominal per pembayaran paling besar Rp 10.000.000, jadi paket yang lebih mahal dipecah.

Barista, tutup kas, dan hal yang perlu ditanyakan dulu

Barista yang membuat tagihan pesanan kantor diundang sebagai Staf. Staf bisa membuat, melihat, dan membatalkan permintaan pembayaran serta mengunduh CSV, tetapi tidak bisa mencairkan dana atau mengganti rekening pencairan. Pembagian lengkapnya ada di dokumentasi peran tim.

Saat tutup kas, saring transaksi dengan status Dibayar pada tanggal hari itu lalu unduh CSV-nya. Setiap baris memuat nominal kotor, biaya, dan bersihnya, jadi angka yang dicocokkan dengan catatan kasir adalah angka setelah biaya. Penjualan kasir lewat QRIS bank tetap dicocokkan dari mutasi rekening seperti biasa, sehingga satu hari punya dua sumber yang tidak saling tumpang tindih.

Dua hal sebelum mulai. Pertama, selesaikan verifikasi akun: sebelum disetujui, batasnya 10 permintaan pembayaran dengan total Rp 1.000.000 seumur akun, dan satu pesanan kantor besar bisa menghabiskan separuhnya. Kedua, kafe yang juga menjual minuman beralkohol wajib meminta persetujuan tertulis lebih dulu, sesuai daftar di kebijakan usaha yang dilarang dan dibatasi.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah kedai kopi perlu payment gateway kalau sudah punya QRIS dari bank?

Untuk penjualan di kasir, tidak. Pembeli berdiri di depan barista, nominalnya disebutkan saat itu juga, dan sejak 1 Oktober 2026 MDR QRIS untuk transaksi sampai Rp 100.000 adalah 0 persen di semua kategori usaha. Payment gateway baru berguna untuk pesanan yang tidak terjadi di depan kasir: pesanan grup lewat WhatsApp, pre-order, penjualan biji kopi yang dikirim, dan acara. Di sana masalahnya bukan menerima uang, melainkan mengetahui pesanan mana yang sudah dibayar tanpa membaca mutasi satu per satu.

Pesanan kantor sudah dibayar, tetapi satu menu ternyata habis. Bisa dikembalikan sebagian lewat Kasera Pay?

Tidak. Pembayaran QRIS dan Virtual Account yang sudah Dibayar tidak bisa dikembalikan lewat Kasera Pay, baik seluruhnya maupun sebagian. Selisihnya ditransfer balik dari rekening kedai atau dijadikan potongan pada pesanan berikutnya, dan kesepakatannya dicatat di chat. Supaya jarang terjadi, pastikan stok sebelum tautan dikirim, bukan sesudah pembayaran masuk.

Pelanggan kantor ingin membayar di akhir bulan untuk semua pesanan. Bisa?

Bisa, dengan satu tagihan rekap per bulan. Catat pesanan harian di buku atau spreadsheet, lalu buat satu permintaan pembayaran sebesar totalnya di awal bulan berikutnya. Untuk rekap di atas sekitar Rp 678.600, tawarkan Virtual Account karena biayanya tetap Rp 5.000. Nominal per pembayaran paling besar Rp 10.000.000, jadi rekap yang lebih besar dipecah menjadi dua tagihan.