Blog · Terbit 23 Oktober 2026

Menerima pembayaran coworking space dan ruang rapat: day pass di meja depan, kopi dan cetak yang ditagih saat pulang, keanggotaan bulanan lewat Langganan, dan virtual office yang lebih murah ditagih per kuartal

Coworking space menagih empat hal yang bentuknya berbeda, dan masing-masing punya jalurnya sendiri. Day pass dibayar lewat satu QR halaman pembayaran di meja depan. Kopi, cetak, dan loker dicatat sepanjang hari lalu digabung ke satu tagihan saat member pulang. Ruang rapat ditagih saat jamnya disepakati. Keanggotaan bulanan dan virtual office ditagih otomatis lewat menu Langganan. Ada satu angka yang mengubah hitungan mulai 26 Oktober 2026: pembayaran di atas Rp 1.000.000 kena 1% atas seluruh nominal, jadi dedicated desk dan virtual office tahunan perlu dihitung ulang.

Day pass: satu QR di meja depan

Buat satu halaman pembayaran dengan pilihan nominal, misalnya Rp 35.000 untuk setengah hari, Rp 50.000 untuk harian, dan Rp 200.000 untuk pass mingguan. Satu halaman bisa memuat sampai delapan tombol. Cetak display meja A5-nya dan letakkan di meja depan. Member memindai, memilih tombol, dan menulis namanya di kolom catatan, yang muncul sebagai Pembayar dan Deskripsi di dashboard. Resepsionis cukup melihat status Dibayar sebelum memberikan kata sandi Wi-Fi. Langkah membuat halamannya ada di panduan link dan halaman pembayaran.

Tarif QRIS Kasera Pay 0,7% (dibulatkan ke atas) ditambah Rp 250 per pembayaran berhasil. Biaya ketiga tombol tadi Rp 495, Rp 600, dan Rp 1.650. Setiap pindaian menerbitkan QRIS untuk satu pembayaran itu saja, jadi dua member yang membayar pada menit yang sama tetap tercatat terpisah, tidak seperti QRIS cetak satu kode yang hanya menunjukkan uang masuk.

Kopi, cetak, dan loker: ditagih sekali saat pulang

Komponen Rp 250 dibayar per tagihan, bukan per rupiah. Member yang membayar setiap gelas kopi dan setiap lembar cetak saat itu juga menghasilkan banyak tagihan kecil. Contoh di bawah ilustrasi untuk satu member dalam sehari; harga coworking sangat berbeda antarkota.

Cara menagih	Tagihan	Total biaya
Day pass Rp 50.000, dua kopi Rp 20.000, cetak Rp 5.000, semua dibayar saat itu	4	Rp 1.665
Day pass saat datang, sisanya Rp 45.000 digabung saat pulang	2	Rp 1.165
Semua Rp 95.000 digabung saat pulang	1	Rp 915

Selisih antara baris pertama dan terakhir Rp 750 per member per hari. Dengan 30 pengunjung harian, itu Rp 22.500 sehari. Cara yang paling praktis biasanya baris kedua: day pass dibayar di depan lewat QR cetak, lalu kopi dan cetak dicatat per nama di buku atau spreadsheet, dan resepsionis membuat satu permintaan pembayaran saat member pamit. Permintaan dari dashboard berlaku 60 menit dan nominalnya terkunci di QR, jadi tidak ada member yang salah mengetik angka. Baris ketiga cocok untuk coworking kecil yang sudah mengenal pengunjungnya.

Ruang rapat per jam dan jam tambahan

Ruang rapat Rp 100.000 per jam yang dipesan tiga jam ditagih Rp 300.000 saat jamnya disepakati, dengan biaya QRIS Rp 2.350. Rapat yang molor satu jam ditagih terpisah saat selesai, Rp 100.000 dengan biaya Rp 950. Tagihan pertama sudah lunas, dan jam tambahan yang punya tagihannya sendiri lebih mudah dicocokkan dengan catatan pemakaian ruang. Cara menahan jadwal selama tagihan masih hidup dan apa yang terjadi kalau pembayaran masuk setelah jadwalnya dilepas sudah dibahas lengkap di artikel pembayaran sewa lapangan olahraga, dan berlaku sama untuk ruang rapat.

Virtual Account Rp 5.000 flat baru lebih murah dari QRIS mulai sekitar Rp 678.600 dan hanya sampai Rp 1.000.000. Untuk sewa ruang di bawah itu, QRIS lebih murah. Kalau bendahara perusahaan penyewa memang hanya mau transfer, Virtual Account tetap pilihan yang benar; selisih biayanya kecil dibanding tagihan yang tertunda seminggu.

Sewa event space yang dibayar sebulan sebelum acara perlu ditanyakan dulu ke halo@kasera.id. Kebijakan penggunaan menempatkan “hal lain yang dibayar jauh sebelum diserahkan” di daftar yang memerlukan persetujuan tertulis lebih dulu.

Hot desk dan dedicated desk bulanan

Keanggotaan bulanan cocok untuk menu Langganan. Buat satu plan per jenis keanggotaan, masukkan member sebagai pelanggan, dan setiap siklus menerbitkan invoice yang dibayar lewat QRIS, dengan pengingat lewat email, atau lewat WhatsApp bagi member yang menyetujuinya. Invoice yang tetap tidak dibayar dinyatakan tidak tertagih 14 hari setelah jatuh tempo, dan langganannya berhenti. Rinciannya ada di dokumentasi Langganan.

Keanggotaan (ilustrasi)	Langganan, QRIS	Tagihan manual, Virtual Account
Hot desk Rp 750.000 per bulan	Rp 5.500	Rp 5.000
Dedicated desk Rp 1.250.000, sampai 25 Oktober 2026	Rp 9.000	Rp 5.000
Dedicated desk Rp 1.250.000, mulai 26 Oktober 2026	Rp 12.500	Rp 12.500

Untuk hot desk, selisih Rp 500 sebulan bukan alasan menagih manual: Virtual Account tidak punya pengingat otomatis, jadi resepsionis harus membuat dan mengejar 40 tagihan sendiri setiap awal bulan, dan member yang lupa baru ketahuan saat seseorang membuka buku. Untuk dedicated desk, keunggulan Virtual Account hilang mulai 26 Oktober 2026. Menurut Syarat Layanan versi yang berlaku sejak tanggal itu, pembayaran di atas Rp 1.000.000 dikenakan QRIS 1% dan Virtual Account 1% atas seluruh nominal, dan wajib mencantumkan nama dan kontak pembeli, layanan yang dijual, serta tanggal penyerahannya. Private office di atas Rp 10.000.000 per bulan melewati batas nominal per pembayaran: pecah tagihannya, atau minta maksimum Virtual Account untuk akun itu dinaikkan lewat halo@kasera.id, seperti dijelaskan di batas transaksi.

Virtual office: tahunan bukan lagi yang termurah

Virtual office biasanya dijual tahunan. Mulai 26 Oktober 2026, satu tagihan tahunan di atas Rp 1.000.000 kena 1%, sedangkan tagihan yang lebih kecil tetap memakai tarif biasa. Hitungan untuk paket ilustrasi Rp 2.400.000 per tahun:

Cara menagih	Per tagihan	Biaya setahun
Sekali setahun, Rp 2.400.000	Rp 24.000 (1%)	Rp 24.000
Per semester, 2 × Rp 1.200.000	Rp 12.000 (1%)	Rp 24.000
Per kuartal, 4 × Rp 600.000, QRIS	Rp 4.450	Rp 17.800
Per kuartal, 4 × Rp 600.000, Virtual Account	Rp 5.000	Rp 20.000
Per bulan, 12 × Rp 200.000, QRIS	Rp 1.650	Rp 19.800

Per kuartal lewat QRIS paling murah, Rp 6.200 setahun lebih hemat dari tagihan tahunan. Menu Langganan di dashboard menawarkan siklus mingguan, bulanan, dan tahunan; siklus tiga bulan dibuat lewat API dengan interval_unit month dan interval_count 3. Penyewa yang tetap ingin membayar setahun di muka tetap bisa ditagih sekali, dan selisih Rp 6.200 itu kecil dibanding diskon tahunan yang biasa diberikan. Langganan layanan yang diserahkan terus-menerus tidak termasuk daftar persetujuan tertulis, berapa pun periode penagihannya.

Penyewa perusahaan yang meminta invoice

Kasera Pay tidak membuat dokumen invoice untuk pembayaran satu kali. Email bukti pembayaran ke pembeli hanya terkirim kalau pengaturan “Kirim email bukti pembayaran” dinyalakan, dan defaultnya mati. Jadi invoice dan kuitansi untuk bagian keuangan penyewa tetap dibuat coworking sendiri. Tulis nomor invoice di kolom Deskripsi saat membuat permintaan pembayaran, lalu cantumkan tautan pembayarannya di invoice itu. Saat transaksi berstatus Dibayar, nomor invoice yang sama terbaca di dashboard dan di unduhan CSV, dan pencocokan akhir bulan tidak perlu menebak.

Resepsionis sebagai Staf

Resepsionis diundang dari Pengaturan, Tim, dengan peran Staf. Menurut daftar peran tim, Staf bisa membuat, melihat, dan membatalkan permintaan pembayaran serta mengunduh CSV, dan hanya bisa melihat pengaturan halaman pembayaran. Staf tidak bisa menekan Cairkan sekarang dan tidak bisa mengganti rekening pencairan, jadi pergantian shift tidak menyentuh ke mana uangnya pergi.

Sebelum member pertama

Pendaftaran gratis dan tanpa biaya bulanan. Sebelum verifikasi selesai, akun hanya bisa membuat 10 permintaan pembayaran dengan total Rp 1.000.000; satu hot desk Rp 750.000 sudah menghabiskan sebagian besar jatah itu, dan Langganan live memang menunggu verifikasi. Selesaikan verifikasi akun lebih dulu. Pencairan ke rekening kena Rp 3.000 per pencairan dan berjalan saat saldo siap dicairkan mencapai Rp 13.000; dengan jadwal mingguan, biayanya Rp 3.000 seminggu, bukan per member. Rincian tarif ada di halaman biaya.

Ringkasnya

Day pass: satu halaman pembayaran dengan tombol per paket di meja depan.
Kopi, cetak, loker: dicatat per nama, ditagih sekali saat pulang.
Ruang rapat: ditagih saat jam disepakati; jam tambahan tagihan sendiri.
Hot desk bulanan: Langganan QRIS, selisih Rp 500 dari Virtual Account.
Di atas Rp 1.000.000 mulai 26 Oktober 2026: 1% lewat metode mana pun.
Virtual office: per kuartal lewat QRIS lebih murah dari tahunan.

Pertanyaan yang sering muncul

Sebagian member membayar tunai di meja depan. Bisakah dicatat di dashboard Kasera Pay?

Tidak. Dashboard hanya mencatat pembayaran yang masuk lewat Kasera Pay, dan pembayaran tunai tidak bisa ditambahkan ke sana, termasuk ke invoice Langganan. Member yang membayar tunai sebaiknya tidak dimasukkan ke Langganan, karena invoice-nya tetap terbit dan tetap dikirimi pengingat. Catat tunai di buku kas, dan total harian adalah buku kas ditambah transaksi Dibayar di dashboard.

Komunitas yang menyewa ruang ingin menjual tiket workshop-nya lewat akun coworking. Boleh?

Jangan lewat akun coworking. Menerima pembayaran atas nama usaha atau orang lain, termasuk panitia acara yang memegang dana pihak lain, ada di daftar yang memerlukan persetujuan tertulis lebih dulu dalam kebijakan penggunaan. Yang ditagih coworking adalah sewa ruangnya. Tiket workshop ditagih penyelenggaranya lewat akunnya sendiri, dan pendaftaran Kasera Pay gratis untuk mereka juga.

Bisakah biaya transaksi dibebankan ke member?

Bisa, per permintaan pembayaran: centang Terima utuh saat membuat tagihan, dan member melihat totalnya sebelum membayar, sementara coworking menerima utuh angka yang diisi. Untuk day pass Rp 50.000, member membayar Rp 50.605 lewat QRIS. Kebanyakan coworking memilih menanggungnya dan memasukkannya ke harga, karena angka ganjil di meja depan lebih sering ditanyakan daripada dibayar.