Blog · Terbit 21 Oktober 2026

Menerima pembayaran daycare dan penitipan anak: biaya bulanan lewat Langganan atau Virtual Account, titipan harian lewat halaman pembayaran, dan denda telat jemput yang ditagih sebulan sekali

Daycare menerima empat jenis uang dari orang tua yang sama: biaya bulanan, uang pangkal saat mendaftar, titipan harian untuk anak yang tidak ikut paket bulanan, dan tambahan yang berbeda tiap bulan seperti denda telat jemput atau popok. Masing-masing punya jalur yang paling cocok. Biaya bulanan lewat menu Langganan kalau pengingat otomatis lebih penting, atau lewat Virtual Account kalau selisih biayanya lebih penting. Uang pangkal sebagai tagihan sendiri. Titipan harian lewat halaman pembayaran dengan QR di meja penerimaan. Tambahan dikumpulkan dan ditagih sekali di akhir bulan.

Empat jenis uang, empat jalur

Yang ditagih	Jalur	Alasannya
Biaya bulanan full day atau half day	Langganan (QRIS) atau Virtual Account manual	Nominal sama tiap bulan, orang tua sama
Uang pangkal dan perlengkapan awal	Permintaan pembayaran sekali	Sekali seumur pendaftaran, sering di atas Rp 1 juta
Titipan harian	Halaman pembayaran dengan tombol nominal	Orang tua berganti-ganti, nominal sedikit pilihan
Telat jemput, popok, susu, makan tambahan	Satu permintaan pembayaran di akhir bulan	Setiap pembayaran QRIS kena Rp 250 tetap

Biaya bulanan: Langganan atau Virtual Account

Di menu Langganan, buat satu plan per paket, misalnya “Full day” Rp 2.200.000 dan “Half day” Rp 1.300.000 per bulan (angka ilustrasi; tarif daycare sangat berbeda antarkota). Pelanggannya orang tua, dengan nama anak di nama pelanggan, misalnya “Bu Sari (Kirana)”. Tagihan terbit di awal periode, pengingat berangkat saat itu dan sekali lagi tiga hari kemudian, dan daftar langganan menunjukkan keluarga mana yang sudah lunas tanpa membuka mutasi rekening.

Yang perlu diketahui sebelum memilih: tagihan langganan selalu dibayar lewat QRIS, dengan tarif 0,7% (dibulatkan ke atas) + Rp 250 per pembayaran berhasil. Untuk nominal di atas sekitar Rp 678.600, Virtual Account yang flat Rp 5.000 lebih murah, dan biaya daycare hampir selalu di atas angka itu. Ilustrasi untuk daycare dengan 14 anak full day dan 6 anak half day:

Per bulan	Langganan (QRIS)	Virtual Account manual
14 × Rp 2.200.000	14 × Rp 15.650 = Rp 219.100	14 × Rp 5.000 = Rp 70.000
6 × Rp 1.300.000	6 × Rp 9.350 = Rp 56.100	6 × Rp 5.000 = Rp 30.000
Total biaya dari Rp 38.600.000	Rp 275.200	Rp 100.000

Selisihnya Rp 175.200 per bulan, sekitar Rp 2,1 juta setahun. Yang dibeli dengan selisih itu adalah tagihan yang terbit sendiri, pengingat yang dikirim sendiri, dan status Nunggak yang muncul sendiri tiga hari setelah jatuh tempo. Dengan Virtual Account, admin daycare membuat 20 tagihan setiap tanggal satu, dan setiap tagihan dari dashboard berlaku 60 menit, jadi tagihan dibuat saat orang tua siap membayar, bukan dikirim sekaligus pagi hari. Untuk daycare dengan satu admin yang juga mengasuh, Langganan biasanya sepadan. Untuk daycare dengan staf administrasi khusus dan orang tua yang tertib, Virtual Account menghemat uang nyata. Pertimbangan lengkap keduanya ada di perbandingan menu Langganan dan tagihan manual.

Anak yang masuk di tengah bulan dan kakak-adik dalam satu keluarga diatur sama persis seperti di panduan menagih antar-jemput sekolah: sisa bulan berjalan ditagih terpisah, lalu langganan dimulai tanggal satu bulan berikutnya lewat impor CSV, dan potongan saudara ditulis sebagai plan tersendiri.

Uang pangkal sebagai tagihan sendiri

Uang pangkal Rp 1.500.000 yang mencakup seragam, tas, dan perlengkapan awal ditagih sekali sebagai permintaan pembayaran biasa, dengan deskripsi berpola tetap seperti DC · Bu Sari · Kirana · pangkal 2026. Lewat QRIS biayanya Rp 10.750, lewat Virtual Account Rp 5.000. Daycare yang membuat tagihannya lewat API bisa memasang uang pangkal sebagai setup_amount pada plan, yang ikut di tagihan langganan pertama, tetapi formulir plan di dashboard tidak memuat kolom itu.

Uang jaminan yang dijanjikan kembali saat anak keluar perlu dipikirkan dua kali. Uang itu masuk lewat Kasera Pay, tetapi pengembaliannya adalah transfer dari rekening daycare sendiri, dan biaya transaksinya tidak ikut kembali. Uang pendaftaran untuk tempat yang baru mulai berbulan-bulan kemudian, misalnya kursi untuk tahun ajaran depan, bisa termasuk pembayaran yang diserahkan jauh di kemudian hari, yang di kebijakan penggunaan Kasera Pay memerlukan persetujuan tertulis lebih dulu. Tanyakan ke halo@kasera.id sebelum membuka pendaftaran seperti itu.

Titipan harian di meja penerimaan

Anak yang dititipkan per hari, misalnya saat pengasuh di rumah libur, paling mudah dibayar lewat halaman pembayaran. Pasang tombol nominal untuk setiap pilihan, misalnya Rp 150.000 sehari penuh dan Rp 90.000 setengah hari (maksimal delapan tombol), lalu cetak QR-nya di meja penerimaan. Orang tua memindai, memilih nominal, mengetik nama anak di kolom catatan, lalu membayar. Di dashboard, nama dan catatan itu muncul sebagai Pembayar dan Deskripsi pada transaksinya. Biaya per hari penuh Rp 1.300, setengah hari Rp 880.

Pengasuh yang berjaga di meja penerimaan bisa diundang sebagai Staf dari Pengaturan, Tim, seperti di dokumentasi tim. Staf bisa membuat permintaan pembayaran dan melihat transaksinya Dibayar, tetapi tidak bisa mencairkan saldo dan tidak bisa mengganti rekening pencairan.

Telat jemput dan tambahan: satu tagihan di akhir bulan

Denda telat jemput Rp 25.000 per 30 menit yang ditagih setiap kali terjadi kena Rp 425 per pembayaran, dan orang tua yang sudah terburu-buru di depan pintu masih diminta memindai QR. Lebih rapi kalau pengasuh mencatatnya di buku jemput, lalu semua tambahan ditagih sekali. Empat kali telat jemput Rp 100.000 ditambah popok dan susu tambahan Rp 85.000 menjadi satu tagihan Rp 185.000 dengan biaya Rp 1.545, bukan lima atau enam tagihan kecil.

Tagihan langganan hanya berisi harga plan dikali jumlah, jadi tambahan yang berubah setiap bulan tidak bisa ditempelkan ke dalamnya. Tagih sebagai permintaan pembayaran terpisah dengan rincian di deskripsi, misalnya DC · Bu Sari · Kirana · tambahan Okt: telat 4x, popok, agar orang tua tahu apa yang dibayar dan CSV bisa dibaca setahun kemudian.

Libur, sakit, dan anak yang berhenti

Aturan untuk libur Lebaran dan akhir tahun ditulis di formulir pendaftaran, bukan diputuskan saat orang tua bertanya. Pilihannya dua: biaya penuh tetap ditagih sebagai ongkos menahan tempat, atau tidak ada tagihan selama anak tidak datang. Untuk pilihan kedua, misalnya anak ikut orang tua pindah tugas dua bulan, jangan pakai tombol Jeda: saat langganan dilanjutkan, setiap siklus yang terlewat selama jeda tetap ditagih satu per satu. Pilih Berhentikan di akhir periode, lalu impor kembali keluarga itu dengan external_id baru dan tanggal tagihan berikutnya saat anak kembali, karena baris dengan external_id yang sudah pernah punya langganan dilewati saat impor. Cara yang sama dipakai untuk anak yang keluar: bulan yang sudah dibayar tetap berjalan dan tidak ada tagihan baru sesudahnya.

Sebelum bulan pertama

Pendaftaran gratis, tanpa biaya bulanan, dan daycare perorangan tidak perlu PT. Ada satu hal yang sering terlewat: sebelum verifikasi selesai, akun hanya bisa membuat 10 permintaan pembayaran dengan total Rp 1.000.000, jadi satu biaya bulanan Rp 2.200.000 pun belum bisa ditagih, dan langganan live baru bisa dimulai setelah akun terverifikasi. Selesaikan verifikasi akun seminggu sebelum tanggal tagihan pertama. Pencairan ke rekening kena Rp 3.000 per pencairan, bukan per anak, seperti dirinci di halaman biaya.

Ringkasnya

Biaya bulanan: Langganan untuk pengingat otomatis, Virtual Account untuk biaya terendah.
Uang pangkal: tagihan sendiri, lewat Virtual Account kalau di atas Rp 678.600.
Titipan harian: halaman pembayaran, nama anak di catatan.
Telat jemput dan tambahan: dicatat harian, ditagih sekali sebulan.
Libur panjang: berhentikan di akhir periode, bukan Jeda.

Pertanyaan yang sering muncul

Kantor orang tua mengganti biaya daycare dan meminta kuitansi. Apakah Kasera Pay membuatkannya?

Tidak untuk pembayaran satuan. Kasera Pay mencatat pembayaran dan statusnya, tetapi tidak membuat dokumen kuitansi bernomor. Daycare tetap menerbitkan kuitansinya sendiri, dengan nomor yang juga ditulis di deskripsi tagihan agar keduanya bisa dicocokkan. Kalau email bukti pembayaran dinyalakan di Pengaturan, orang tua yang mengisi email menerima bukti setelah pembayaran live berhasil, tetapi pengaturan itu mati secara bawaan dan emailnya bukan kuitansi resmi.

Anak sakit seminggu. Bisakah sebagian biaya bulanannya dikembalikan lewat Kasera Pay?

Tidak. Pembayaran QRIS dan Virtual Account yang sudah berhasil dikembalikan dengan transfer dari rekening daycare sendiri, dan biaya transaksi pembayaran awalnya tidak kembali. Cara yang lebih rapi adalah menulis aturannya di formulir pendaftaran, misalnya tidak ada potongan untuk ketidakhadiran di bawah dua minggu, lalu memberi potongan pada tagihan bulan berikutnya kalau memang dijanjikan.

Bolehkah satu akun dipakai untuk daycare dan bimbel milik orang yang sama?

Boleh selama keduanya usaha milik pemilik akun yang sama. Bedakan dari awalan deskripsi, misalnya DC untuk daycare dan BB untuk bimbel, agar CSV transaksi bisa dipisah. Kalau salah satunya milik orang lain dan daycare hanya ikut menagihkan, itu menerima pembayaran atas nama pihak lain, yang memerlukan persetujuan tertulis lebih dulu.